Cv-screeningtools: de voors, de tegens en tips uit de praktijk

Het creëren van een robuuste en betrouwbare toevoer van talent is een cruciale stap op weg naar het opbouwen van een succesvol team. Als het goed wordt uitgevoerd, is het sollicitatieproces snel, pijnloos en hopelijk zelfs plezierig voor de kandidaat en de medewerkers van het bedrijf. Maar voordat je zover bent, gaat er veel werk zitten in het zoeken en screenen van kandidaten. Cv-screeningtools kunnen helpen om dit proces gemakkelijker te maken.

Bij grotere bedrijven kunnen wervingsteams bestaan uit meerdere recruiters en wervingscoördinatoren die het werk onder elkaar kunnen verdelen. Er zit kracht in aantallen en grotere teams zijn beter uitgerust om probleemgebieden op te merken en er het juiste toptalent bij te zoeken.

Aan de andere kant zijn er kleinere teams met slechts één of twee recruiters die elk meerdere verschillende petten dragen. Maar of je organisatie nu groot of klein is, als je er tegenop ziet om door een enorme stapel cv’s te werken, dan is er software beschikbaar die je daarbij kan helpen.

Wat is cv-screening software?

Software voor cv-screening (ook wel kandidaat-screening software genoemd) helpt afdelingen voor werving en talentacquisitie om de efficiëntie te verhogen. Het doet dat door alle cv’s te ordenen die voor een functie zijn ontvangen, en daar de kandidaten uit te kiezen die ze voor het sollicitatieproces willen uitnodigen. Een cv-screeningtool bepaalt wie de beste kandidaten voor een functie zijn op basis van specifieke zoekopdrachten, of antwoorden op specifieke vragen.

Meestal maakt een tool voor het screenen van cv’s deel uit van je volgsysteem voor sollicitanten (applicant tracking system – ATS).

“Volgens data verzameld door Jobscan gebruikt meer dan 95 procent van de Fortune 500-bedrijven een ATS om het wervingsproces te stroomlijnen en de duizenden sollicitaties die ze wekelijks ontvangen bij te houden, maar ook veel kleinere werkgevers hebben de tool omarmd,” aldus de CNBC.

Maar dat betekent niet dat software voor cv-screening de beste optie is voor alle bedrijven.

De voor- en nadelen

Zoals met elke software, zijn er veel voor- en nadelen waarmee je rekening moet houden voordat je deze wervingstool gebruikt. Hier is een infographic die enkele van de voor- en nadelen illustreert.

De voordelen van het gebruik van cv-screening software

Het bespaart tijd. Tijd is kostbaar voor een recruiter. Naar verluidt besteden zegemiddeld zes seconden aan het scannen van een cv voordat ze het afwijzen of besluiten het van dichterbij te bekijken. Als de gemiddelde vacature 250 sollicitanten oplevert, zou een recruiter duizenden cv’s moeten doorzoeken, afhankelijk van het aantal vacatures dat het bedrijf heeft.

Dat kan al snel oplopen tot enkele dagen die je alleen al kwijt bent aan het screenen van cv’s. En dat is nog maar het begin van het sollicitatieproces. Recruiters en wervingsteams besteden uiteindelijk gemiddeld 42 dagen aan een enkele vacature, zo niet langer. Gezien onderzoek waaruit blijkt dat 88% van de sollicitanten ongekwalificeerd is voor de functie, kan het voor een recruiter nogel uitputtend en contraproductief zijn om specifieke aandacht te schenken aan elk cv dat in hun postvak belandt.

Zoals Hire Right het uitlegt: “Elementen zoals cv-screening, online vacatures en het plannen van sollicitatiegesprekken kunnen helpen om veel van het handmatige werk over te nemen dat met het vinden van ideale kandidaten gepaard gaat, waardoor je meer tijd kunt besteden aan andere relevante wervingsactiviteiten.”

Het maakt het je gemakkelijker om een groot aantal kandidaten te managen. Zoals we al zeiden trekt de gemiddelde vacature ongeveer 250 sollicitanten aan. Dit kan leiden tot een verhoogd risico op menselijke fouten en onzorgvuldigheid. Een recruiter kan belangrijke kwalificaties over het hoofd zien bij het scannen van cv’s vanwege het hoge volume en de beperkte tijd die je hebt om iemand aan te nemen. Dit alles kan ertoe leiden dat je grote talenten misloopt.

Zoals eerder vermeld, maken veel cv-screeningprogramma’s deel uit van ATS-software, die als een soort one-stop-shop fungeert waarin je alle bronnen, informatie en materialen vindt die je nodig hebt met betrekking tot het wervingsteam en de talentpijplijn.

Het systeem kan helpen bepalen of een kandidaat goed bij je past, en hun cv en contactgegevens bewaren. Het wervingsteam bespaart dan tijd op het handmatig scannen van cv’s, het opslaan van aantekeningen en contactgegevens en het bijhouden van taken met betrekking tot het wervingsproces.

De nadelen van het gebruik van cv-screening software

Valse positieven en valse negatieven. Natuurlijk, net als alles wat met technologie te maken heeft, zijn cv-screeningtools slim, maar ze zijn niet perfect.

Hoewel het systeem ongeschikte kandidaten kan elimineren, kunnen sommige sollicitanten weten hoe ze het algoritme moeten manipuleren. Dit kan ertoe leiden dat er toch een ongeschikte kandidaat door het net glipt en op het bureau van een drukke recruiter belandt.

Als je op Google op het trefwoord “cv-scanners” zoekt, zijn de meeste topresultaten die je te zien krijgt specifiek geschreven om uit te leggen hoe je het systeem kunt bedriegen.

Je tijd verspillen aan ongeschikte kandidaten is niet het enige probleem dat je kunt tegenkomen. Sommige systemen hebben er moeite mee om bepaalde lettertypen, kleuren of onconventionele opmaak te lezen en kunnen zodoende iemand ‘uit het proces schoppen’ die perfect voor de functie zou kunnen zijn.

Niet 100% aanpasbaar of flexibel. Hoewel de meeste ATS-oplossingen voortdurend worden bijgewerkt, is een volledige aanpassing vaak lastig. In het Lever-programma kunnen recruiters bijvoorbeeld de status van hun talent aanmerken met tags zoals ‘heeft contact opgenomen’, ‘heeft gereageerd’, ’telefonisch interview’ en ‘persoonlijk sollicitatiegesprek’. Maar als je bedrijf een andere sollicitatieprocedure met meer stappen heeft, kan het moeilijk zijn om de software aan jouw unieke aanpak aan te passen.

Hoe je optimaal gebruik kunt maken van je cv-screening software

Doe je onderzoek. Je zult snel merken dat er talloze opties zijn als het gaat om screeningtools voor cv’s. Een paar vertrouwde en veelgebruikte bedrijven zijn Lever, Greenhouse, SmartRecruiters en LinkedIn Recruiting. Leer meer over hun functies en beslis of een van hen past bij de huidige en toekomstige behoeften van je bedrijf.

Al deze bedrijven leveren een grote ATS met een ingebouwde cv-screeningtool. Je moet er dus voor zorgen dat je alle, of de meeste, elementen die ze in deze ATS bieden ook echt gebruikt, anders betaal je mogelijk te veel voor extra functies die je niet nodig hebt.

Vraag om een proefperiode. Veel cv-screening- en ATS-bedrijven willen dolgraag nieuwe bedrijven als klant verwelkomen en zijn bereid om met verschillende budgetten, tijdlijnen en bedrijfsbehoeften te werken. Het kan nooit kwaad om een proefperiode van 90 dagen te vragen tegen gereduceerd tarief. Veel leveranciers bieden zelfs een gratis proefperiode aan.

Werk nauw samen met de leverancier. Omdat complexe tools overweldigend kunnen zijn voor nieuwe gebruikers, stellen de meeste ATS-bedrijven in samenwerking met de klant een implementatieplan op en geven ze het personeel een gedegen trainingsprogramma. Houd rekening met je team en de leercurve die de introductie van een nieuwe tool onvermijdelijk met zich meebrengt.

Verkopers kunnen vaak handleidingen en best practices bieden om de klanttevredenheid te garanderen. Vraag naar het onboardingproces en de beschikbaarheid van een klantensuccesteam.

Doe navraag bij je HR-team. Om het meeste uit de software te halen, moet je je team overtuigen van de voordelen ervan. Er is tijd nodig om de tools aan te leren, dus je wil ervoor zorgen dat je mensen enthousiast (of op zijn minst bereid) zijn om een nieuw systeem te implementeren.

Doe navraag bij je HR- en talentacquisitieteams voor feedback. Sta open voor nieuwe ideeën en stel deze bij in een richting die het beste is voor het team.

Bekijk de cijfers. Bekijk de voortgang die je maakt met de cv-screeningtool waarvoor je hebt gekozen. Kost het bijvoorbeeld minder tijd om mensen aan te nemen of gaat alles juist langzamer?

Hoe bepaal je wat het beste is voor je bedrijf

Twijfel je nog of een tool voor het screenen van cv’s geschikt is voor je bedrijf? Houd rekening met het proces en de huidige hiaten die je ervaart in het sollicitatieproces en de kandidaatervaring. Je moet in staat zijn om het probleem te identificeren dat je wil oplossen.

Is het tijd, geld, middelen of de kwaliteit van de kandidaat? (Misschien al het bovenstaande!) Door de belangrijkste problemen vast te stellen waarvoor je een oplossing zoekt, kun je alle functies die je nodig hebt in een ATS op een rijtje zetten en daaruit wellicht concluderen dat een tool voor het screenen van cv’s niet goed bij jouw proces past.

Alternatieve oplossingen voor het automatisch screenen van kandidaten

Als je snel honderden cv’s wil terugbrengen tot een beheersbaar aantal bekwame sollicitanten, overweeg dan om je cv-screening software aan te vullen met (of geheel te vervangen door) online vaardigheids-assessments.

Stel dat je momenteel veel sollicitanten over het hoofd ziet in het wervingsproces gewoon omdat ze op het verkeerde moment hun cv hebben opgestuurd (omdat je zo overbelast bent dat je alleen cv’s kunt bekijken die na een bepaalde periode zijn ingediend). Of dat je, na het implementeren van een tool, nog steeds goede kandidaten misloopt omdat ze worden uitgefilterd ten gunste van sollicitanten die weten hoe ze je cv-scansoftware moeten manipuleren.

Dan kan een online vaardigheids-assessment een goede manier zijn om erachter te komen welke kandidaten de vaardigheden hebben waarnaar je op zoek bent, zonder maar één enkel cv te hoeven bekijken. Met TestGorilla kun je bijvoorbeeld een assessment maken met maximaal vijf van de meer dan 90 wetenschappelijk gevalideerde testen in ons testaanbod en kandidaten vragen om dit assessment te maken in plaats van een cv op te sturen.

Dan besteed je je tijd alleen aan het opvolgen van de beste kandidaten in plaats van cv’s en sollicitatiebrieven van jan en alleman te bestuderen.

Zoek de oplossing die bij je past

Of het nu gaat om een tool voor het screenen van cv’s, een online platform voor het beoordelen van vaardigheden of iets heel anders, het vinden van de beste tools voor je wervingsproces is een belangrijke stap voor elk bedrijf.

Het is essentieel om te begrijpen welke systemen en tools je team het meeste succes zullen opleveren. Bereid jezelf en het team voor op succes door alle opties zorgvuldig te overwegen en de kosten van zowel je huidige als je toekomstige wervingsproces te onderzoeken. Zo weet je zeker dat je de juiste beslissing neemt voor jouw organisatie.