30 preguntas interesantes para entrevistar a personal administrativo

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El personal administrativo desempeña un papel fundamental en el buen funcionamiento de los procesos empresariales, la interacción con los clientes y la preparación de calendarios para sus supervisores. Para desempeñar estas tareas exitosamente, necesitan una serie de habilidades interpersonales y técnicas. A la hora de contratar a un asistente administrativo, comprueba su conocimiento y sus habilidades mediante una prueba de Asistente Administrativo y preguntas de entrevista eficaces para personal administrativo.

Pero, ¿qué preguntas debes hacerles a los candidatos de tu reserva de talentos? Tenemos la respuesta que necesitas.

Aquí tienes nuestra lista de 30 preguntas interesantes de entrevista para entrevistar a personal administrativo y conocer mejor su experiencia.

10 preguntas de entrevista generales y culturales para personal administrativo

Hazles a los candidatos estas 10 preguntas de entrevista generales y culturales para personal administrativo con el fin de conocer su conocimiento y sus valores.

1. ¿Qué le atrae de nuestra empresa?

2. ¿Por qué ha decidido solicitar este puesto?

3. ¿De qué manera puede contribuir a nuestra organización como asistente administrativo?

4. Describa su experiencia como asistente administrativo.

5. ¿Cuál es su mejor habilidad como asistente administrativo?

6. ¿Qué habilidad de asistente administrativo necesita mejorar?

7. Por favor, describa el tipo de entorno de oficina en el que es más productivo.

8. Por favor, explique por qué quiere dejar su puesto actual.

9. Mencione un rasgo o cualidad que le ayude a desempeñar sus funciones de asistente administrativo.

10. ¿Qué valores le ayudan a desempeñar sus funciones de asistente administrativo?

5 ejemplos de respuestas y preguntas de entrevista generales y culturales para personal administrativo

Cuando revises las respuestas de tu candidato, consulta los ejemplos de respuestas a estas importantes preguntas de entrevista generales y culturales para personal administrativo.

1. ¿Cuál es su mejor habilidad como asistente administrativo?

Los candidatos deben tener varias habilidades como asistente administrativo, como la gestión de bases de datos o habilidades de informática, que les ayuden a completar sus tareas.

Algunos candidatos mencionarán habilidades interpersonales, como la capacidad de resolución de problemas, que pueden ayudarles a gestionar conflictos laborales. Otros hablarán de sus habilidades de gestión del tiempo y de cómo se aseguran de cumplir los plazos.

Dos maneras de evaluar las respuestas a esta pregunta son:

  • Comprobar si la mejor habilidad del candidato coincide con algo que hayas mencionado en la descripción del puesto o en las especificaciones de la solicitud de empleo

  • Utilizar evaluaciones de habilidades cuando los candidatos responden a tu vacante de asistente administrativo

Por ejemplo, si necesitas a alguien con buenas habilidades de resolución de problemas, puedes utilizar una prueba de Resolución de Problemas como parte de tu evaluación de candidatos.

2. ¿Qué habilidades de asistente administrativo necesita mejorar?

Los candidatos deben querer seguir mejorando sus habilidades de asistente administrativo para garantizar su productividad y deben entender por qué es importante.

Cuando respondan a esta pregunta, deben mencionar una habilidad que deseen mejorar, como el dominio de Microsoft Outlook o Microsoft Excel. Puedes evaluar estas habilidades con una prueba de Microsoft Outlook o una prueba de Microsoft Excel.

La forma en que pretenden mejorar sus habilidades es crucial porque puede indicar cómo aprenden mejor, lo que te ayudará a planificar su capacitación. Por ejemplo, si sabes que los candidatos aprenden mejor estudiando en un curso, podrías planificar sesiones de capacitación durante la incorporación que se enfoquen en las habilidades que les faltan.

Si los candidatos aprenden mejor con el apoyo del personal superior, puedes planificar entrenarlos o asignarles un mentor una vez que los hayas contratado.

3. Mencione un rasgo o cualidad que le ayude a desempeñar las funciones de asistente administrativo.

Desde el profesionalismo y la adaptabilidad hasta la diligencia y la capacidad de influencia, muchos rasgos pueden ayudar a los candidatos a desempeñar las funciones administrativas.

El profesionalismo puede mejorar la reputación de una empresa, mientras que la adaptabilidad ayudará a los candidatos a manejar situaciones únicas y complejas. La diligencia ayuda a los candidatos a cumplir sus objetivos, y la capacidad de influencia garantiza que el personal administrativo pueda apoyar y guiar a los miembros del equipo y a las partes interesadas durante sus proyectos.

Las investigaciones sugieren que una mezcla de tipos de personalidad repercute en la eficacia del equipo. Por lo tanto, ayuda contratar para añadir a la cultura de tu empresa.

En otras palabras, debes encontrar candidatos que añadan diversidad e inclusión a tu equipo, teniendo en cuenta cómo los rasgos de tus candidatos impulsarán la dinámica del equipo. Para ello, utiliza una prueba de Afinidad Cultural o una prueba de personalidad de Modelo de los Cinco Grandes (Big 5) para evaluar sus rasgos.

4. Describa su experiencia como asistente administrativo.

La experiencia específica como asistente administrativo que posean y describan los candidatos será única, y no habrá dos candidatos con historiales laborales idénticos.

Algunos pueden tener experiencia en administración jurídica que requiera el conocimiento de terminología jurídica e investigación. Otros pueden tener experiencia como asistentes administrativos médicos, lo que requiere la capacidad de preparar informes médicos.

Contratar a un asistente administrativo médico para un puesto jurídico puede no ser lo ideal porque su experiencia puede no coincidir con tus requisitos. Cuando evalúes la experiencia de tus candidatos como cazatalentos o profesional de Recursos Humanos, deberías buscar candidatos con historiales laborales similares a los de tu puesto.

5. ¿Qué valores le ayudan a completar sus tareas de asistente administrativo?

Valores como la fiabilidad y la honestidad son cruciales para las tareas de los asistentes administrativos. La fiabilidad es fundamental porque el personal administrativo suele tener acceso a archivos y datos confidenciales y debe utilizar la información con discreción: los supervisores deben poder confiar en que su personal no compartirá los datos con otras personas.

Cuando examines los valores de tus candidatos, considera si coinciden con los valores de tu empresa y los requisitos del puesto de asistente administrativo. Por ejemplo, si los valores de tu empresa incluyen ser proactivo, debes buscar candidatos que pasen a la acción en lugar de quedarse de brazos cruzados, y que tengan la experiencia verificable para demostrarlo.

No olvides que puedes realizar una verificación de antecedentes para comprobar los valores y la ética profesional de tus candidatos después de la entrevista. Este método garantiza que son adecuados para tu vacante.

10 preguntas de entrevista para personal administrativo sobre habilidades específicas

Hazles a los candidatos algunas de estas 10 preguntas de entrevista para candidatos administrativos para conocer sus habilidades específicas, incluyendo las habilidades interpersonales y las técnicas.

1. ¿Cómo calificaría su jefe su conocimiento de Microsoft Excel?

2. ¿Por qué deben tener los asistentes administrativos buenas habilidades de gestión del tiempo?

3. ¿Qué importancia tiene el conocimiento de Microsoft Word para los asistentes administrativos?

4. Explique por qué son cruciales las habilidades de comunicación para los asistentes administrativos.

5. ¿Qué dominio tiene de las herramientas de comunicación?

6. ¿Qué dominio tiene de Microsoft Outlook?

7. Explique por qué la atención al detalle es importante para los asistentes administrativos.

8. ¿Qué importancia tienen las habilidades de resolución de problemas para los asistentes administrativos?

9. ¿Por qué son vitales las habilidades de comunicación escrita para los asistentes administrativos?

10. Explique por qué son importantes para este puesto las habilidades de Microsoft PowerPoint.

5 ejemplos de respuestas a preguntas de entrevista para personal administrativo sobre habilidades

Aquí tienes ejemplos de respuestas a cinco de las preguntas de entrevista para personal administrativo sobre habilidades. Evalúa las respuestas y el conocimiento de tus candidatos utilizando estas respuestas.

1. Explique por qué es importante la atención al detalle para los asistentes administrativos.

Las tareas de introducción de datos son un buen ejemplo de una tarea que requiere atención al detalle: esto es crucial para garantizar que un asistentes administrativo envíe información precisa. Además, otras tareas administrativas también requieren atención al detalle, y entre ellas se incluyen:

  • Revisar y responder a la correspondencia con una gramática correcta

  • Crear y presentar informes precisos al personal directivo y a las partes interesadas

  • Organizar eventos para todo el equipo y planificar itinerarios

Los candidatos deben haber perfeccionado sus habilidades de atención al detalle para ayudarles a realizar estas tareas con eficacia. La manera más sencilla de evaluar su atención al detalle es con una prueba de Atención al Detalle, que puedes añadir a la evaluación de habilidades de tus candidatos.

2. Explique por qué las habilidades de comunicación son cruciales para los asistentes administrativos.

Los asistentes administrativos necesitan excelentes habilidades de comunicación porque suelen ser el vínculo entre los equipos y departamentos de tu empresa. Los candidatos deben saber que el personal administrativo también se relaciona con los clientes en nombre de la empresa: son la cara y la voz de la empresa, por lo que una buena comunicación es esencial.

Dado que tienen que hablar por teléfono o cara a cara con las partes interesadas, los asistentes administrativos deben adaptar su voz y utilizar la etiqueta adecuada para representar a la empresa correctamente.

Parte de la buena comunicación del personal administrativo también implica escuchar activamente para recibir las consultas o comentarios de los clientes. Por lo tanto, deberías preguntarles a tus candidatos si tienen experiencia en estas tareas y pedirles ejemplos de cuándo han utilizado estas habilidades.

¿Quieres evaluar las habilidades de comunicación de tus candidatos administrativos? Entonces, no busques más: nuestra prueba de habilidades de Comunicación basada en datos te ayudará a encontrar al candidato perfecto.

3. ¿Qué dominio tiene de las herramientas de comunicación?

Como ya se ha mencionado, el personal administrativo necesita excelentes habilidades de comunicación, y las herramientas de comunicación adecuadas son cruciales para ayudar al personal a llevar a cabo sus tareas. Las investigaciones sugieren que las tecnologías sociales pueden mejorar la productividad hasta en un 25%, que es una de las razones por las que deberías asegurarte de que los candidatos dominan las herramientas de comunicación adecuadas.

El personal administrativo que utiliza herramientas como Slack, Zoom, Asana, Trello, Toggl Track y Gmail puede compartir actualizaciones de la empresa, gestionar proyectos y recibir información de sus equipos. También pueden compartir archivos, utilizar el tono correcto con funciones sofisticadas de comunicación como las sugerencias automáticas y reunirse virtualmente con los miembros del equipo.

Comprueba si tus candidatos tienen experiencia en el uso de estas herramientas y software preguntándoles cómo las han utilizado en proyectos recientes. Sus respuestas revelarán si tienen la experiencia adecuada para tu puesto.

4. ¿Por qué deben tener los asistentes administrativos buenas habilidades de gestión del tiempo?

Gestionar el tiempo y organizar las tareas es otra habilidad esencial para el personal administrativo. Las personas con buenas habilidades de gestión del tiempo aumentarán su productividad, pero esta habilidad tiene varias ventajas más.

Los expertos destacan que los candidatos pueden mitigar el estrés utilizando el tiempo sabiamente y evitando el agotamiento con técnicas de gestión del tiempo y software de seguimiento del tiempo. También pueden mejorar su toma de decisiones dentro de los plazos establecidos examinando las posibilidades y los resultados potenciales sin pensar demasiado una decisión.

Con habilidades avanzadas de gestión del tiempo, los candidatos aumentarán su satisfacción laboral cumpliendo objetivos y terminando sus tareas dentro de un tiempo establecido en lugar de trabajar en exceso, lo que beneficia tanto a la empresa como a la salud y el bienestar del individuo.

Si necesitas evaluar las habilidades de gestión del tiempo de tus candidatos, utiliza nuestra prueba de habilidades de Gestión del Tiempo en tu evaluación de candidatos.

5. ¿Qué importancia tienen las habilidades de Microsoft Word para los asistentes administrativos?

Las habilidades de Microsoft Word son cruciales para el personal administrativo, ya que les ayudan a redactar informes y registrar actas de reuniones. Los candidatos con experiencia administrativa también pueden redactar documentos o escribir cartas a los clientes, y pueden utilizar Microsoft Word para dar formato y editar su correspondencia.

Evaluar las habilidades de Microsoft Word de tus candidatos es fácil: solo tienes que utilizar nuestra prueba de habilidades de Microsoft Word antes de contratar a alguien.

10 preguntas de entrevista situacionales para personal administrativo y preguntas sobre estilos de trabajo

Hazles a los entrevistados estas 10 preguntas para personal administrativo para conocer sus estilos de trabajo y cómo manejan las situaciones difíciles.

1. ¿Alguna vez ha tenido que ser discreto para mantener una buena relación con un cliente?

2. Cuéntenos alguna ocasión en la que haya tenido que gestionar un proyecto difícil. ¿Cómo lo abordó?

3. Mencione una ocasión en la que tuvo que rendir cuentas a varios supervisores. ¿Cómo gestionó sus exigencias?

4. Háblenos del proyecto más interesante que haya realizado como asistente administrativo.

5. Describa una ocasión en la que tuvo que gestionar un proyecto grande. ¿Qué métodos utilizó para mantenerse organizado?

6. Por favor, díganos cómo trataría a un compañero con el que no se lleva bien en la oficina.

7. Mencione una ocasión en la que haya tenido que lidiar con un cliente frustrado. ¿Qué estrategias utilizó para manejarlo profesionalmente?

8. Describa un día típico en su puesto de asistente administrativo. ¿Cuáles son sus tareas principales?

9. ¿Sustituiría alguna herramienta de su puesto? Explique qué cambios aplicaría y por qué.

10. ¿Ha resuelto un conflicto en el trabajo alguna vez? Explique cómo gestionó la situación.

5 ejemplos de respuestas a preguntas de entrevista situacionales y relacionadas con el trabajo para personal administrativo

Utiliza estos cinco ejemplos de respuestas cuando evalúes las respuestas de tus candidatos a las preguntas de entrevista situacionales y relacionadas con el estilo de trabajo para personal administrativo.

1. Cuéntenos alguna ocasión en la que haya tenido que gestionar un proyecto difícil. ¿Cómo lo abordó?

Desde la organización de conferencias internacionales hasta la recopilación de materiales de capacitación de equipos, hay muchos proyectos desafiantes que tus candidatos pueden haber llevado a cabo. Los candidatos deben utilizar ejemplos concretos y comentar los pasos que dieron para completar las tareas.

Por ejemplo, si recopilaron materiales de capacitación de equipos, podrían haber tenido que:

  • Comprobar los objetivos de aprendizaje

  • Buscar materiales de apoyo

  • Crear un formato utilizando software y herramientas para presentar el material

  • Proporcionarles a los equipos los materiales de capacitación

Para evaluar los enfoques de tus candidatos, no olvides preguntarles por los resultados de su trabajo.

Si mencionan algunos resultados infructuosos, pregúntales cómo mejorarían sus esfuerzos para mejorar los proyectos: un resultado infructuoso no es automáticamente malo y te dará una idea de cómo maneja el candidato los retos y contratiempos.

2. Describa un día típico en su puesto de asistente administrativo. ¿Cuáles son sus tareas principales?

El personal administrativo tiene una rutina variada, y todos los candidatos que trabajen en este puesto deberían poder mencionar sus tareas principales. Por ejemplo, la Oficina de Estadísticas Laborales de EE.UU. explica que las tareas principales de los asistentes administrativos incluyen:

  • Preparar documentos detallados

  • Programar citas para las partes interesadas

  • Apoyar a los miembros del equipo y al personal directivo

Los candidatos también pueden mencionar otras responsabilidades, como contestar el teléfono y transferir llamadas, actualizar calendarios y organizar eventos, y realizar tareas básicas de contabilidad y mantenimiento de bases de datos.

Comprueba si tus candidatos tienen la experiencia adecuada para desempeñar las funciones del puesto vacante en tu empresa.

3. ¿Ha resuelto un conflicto en el trabajo alguna vez? Explique cómo resolvió la situación.

A veces, surgen conflictos en el lugar de trabajo, como desacuerdos sobre los requisitos de una tarea, malentendidos sobre un proyecto o problemas personales. El personal administrativo debe saber cómo resolver estos conflictos y disponer de algunos métodos que le ayuden.

Algunas de las medidas que pueden tomar para resolver conflictos son:

  • Identificar por qué se ha producido el conflicto

  • Fomentar la comunicación tranquila y comunicarse con los involucrados

  • Negociar y encontrar métodos mutuamente aceptables que satisfagan los intereses de ambas partes

  • Pedir apoyo de mediación si es necesario

Dado que una parte importante de la resolución de conflictos implica la negociación, vale la pena evaluar las habilidades de negociación de tus candidatos, lo cual es fácil de lograr con nuestra prueba de habilidades de Negociación.

Recuerda siempre pedir ejemplos concretos a los candidatos: ¿Cuál era el conflicto? ¿Cuál era su papel? ¿Cómo gestionaron el conflicto? ¿Cuál fue el resultado? Las respuestas a estas preguntas te darán una idea más clara y profunda de sus habilidades.

4. Por favor, díganos cómo trataría a un compañero con el que no se lleva bien en la oficina.

Los candidatos adecuados deben llevarse bien con sus compañeros en su entorno de trabajo, y puede ser una señal de alarma si parece que están constantemente en desacuerdo con los demás. Sin embargo, los candidatos deben tener los enfoques correctos para resolver los conflictos cuando surjan.

Los candidatos deben mantener la atención en los requisitos de la empresa, y también deben tratar de ser sociables y comunicarse eficazmente en estas circunstancias.

Al enfocarse en las necesidades de la empresa, los desacuerdos personales suelen disiparse. Asegúrate de buscar candidatos que antepongan los requisitos de la empresa a los asuntos personales y que puedan seguir siendo siempre profesionales.

5. Mencione alguna ocasión en la que haya tenido que lidiar con un cliente frustrado. ¿Qué estrategia utilizó para manejarlo profesionalmente?

Dado que los miembros del personal administrativo son la cara de la empresa, deben lidiar con todos los clientes, tanto si están frustrados como si quieren dar su opinión. Buscas candidatos que sepan utilizar la empatía, comunicarse con el cliente y aceptar sus comentarios para mejorar los servicios de la empresa.

Las habilidades de resolución de problemas y atención al cliente son esenciales para resolver este tipo de problemas. Si los candidatos pueden disculparse en nombre de la empresa y ofrecer algunos métodos para resolver un problema, pueden ser la opción ideal para tu organización.

Utiliza una prueba de habilidades de Servicio de Atención al Cliente para evaluar la capacidad de los candidatos para ayudar a los clientes y utilizar su profesionalismo para mejorar la relación entre la empresa y el cliente.

¿Cuándo debe utilizar preguntas de entrevista para personal administrativo en el proceso de contratación?

Las evaluaciones de habilidades pueden trabajar junto con las preguntas de entrevista para personal administrativo, y comenzar con evaluaciones de habilidades te proporciona información valiosa que puedes utilizar en una entrevista. Este enfoque facilita la selección de los candidatos más capacitados y adecuados para las entrevistas.

Las evaluaciones de habilidades también te permiten mejorar la experiencia del candidato y darles a los solicitantes la oportunidad de demostrar su conocimiento, por lo que es importante incluirlas al principio del proceso de contratación.

Utilizar las evaluaciones de habilidades a la hora de buscar candidatos también es lo mejor para evitar la evaluación de currículums. Puedes comprobar los resultados de la evaluación de cada candidato para considerar si sus habilidades se ajustan a los requisitos de tu empresa y seleccionar a los candidatos adecuados.

Contrata a profesionales utilizando preguntas de entrevista para personal administrativo y evaluaciones de habilidades

Si eres un manager de Recursos Humanos y quieres contratar a personal administrativo para tu empresa, no hay mejor método de reclutamiento que combinar las evaluaciones de habilidades con preguntas de entrevista interesantes para personal administrativo.

Con nuestra prueba de Asistente Administrativo, puedes saber si los candidatos tienen habilidades administrativas específicas que ayudarán a tu empresa a alcanzar sus objetivos. Después, puedes hacerles algunas de las preguntas de entrevista de este artículo para conocer sus rasgos.

Si sientes curiosidad por las evaluaciones de habilidades, descubre más con TestGorilla. Descubrirás la ciencia que demuestra que las pruebas de habilidades funcionan y aprenderás a utilizar estas pruebas en una demostración gratuita.

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