Planes de contratación: Cómo aprovechar al máximo esta estrategia de reclutamiento de talento y prepararse para el éxito en el reclutamiento

Acabas de contratar a un nuevo administrador de oficina. Es un excelente comunicador y tiene habilidades sólidas en Microsoft 365.

Sin embargo, a los dos meses, te das cuenta de que en realidad necesitas un asistente administrativo que sea un genio con las herramientas de inteligencia artificial (IA), y no tienes tiempo para capacitar a alguien desde cero.

Vuelves al punto de partida y contratas a otro administrador con esas habilidades específicas.

Pero, con un plan de contratación, siempre tienes una visión clara de quién necesitas, cuándo y qué habilidades deben tener.

En lugar de contratar para solucionar problemas inmediatos, las personas que contratas se alinean con tus objetivos a largo plazo.

Un plan de contratación exhaustivo

• Reduce los costos de reclutamiento

• Evita los errores de contratación

• Ahorra tiempo y reduce el ensayo y error en la selección de personal

En esta guía, te mostramos qué elementos integran el plan perfecto y cómo utilizarlo como una estrategia confiable de reclutamiento de talento.

¿Qué es un plan de contratación?

Un plan de reclutamiento es una previsión detallada de reclutamiento que establece tus necesidades de contratación para el próximo año.

Un plan de reclutamiento para nuevas contrataciones garantiza que reclutes con una intención estratégica y en el momento estratégico, en lugar de hacerlo de manera desesperada tan pronto como se abran nuevas vacantes.

Los planes te indican:

• Cuántas personas necesitas contratar

• Qué habilidades necesitas cubrir y para qué departamentos necesitas contratar

• Con qué rapidez debes cubrir los puestos

• Cuánto presupuesto necesitas asignar a la contratación y al marketing de contratación de personal

Por ello, las empresas utilizan los planes como hojas de ruta en lugar de tomar decisiones de contratación ad hoc.

Algunas empresas utilizan diferentes tipos de planes para apoyar objetivos específicos, como un plan de contratación de diversidad para respaldar iniciativas de diversidad, equidad e inclusión (DE&I) o un plan de contratación diseñado para startups, con el objetivo de impulsar un crecimiento intensivo.

Los planes de contratación también son útiles para adaptarse a las tendencias de reclutamiento de talento, como el uso de la IA en el reclutamiento y la satisfacción de las necesidades de los empleados remotos.

Al explorar cómo crear un plan de contratación, deberías hacerte las siguientes preguntas como empresa:

1. ¿Cuáles son nuestros objetivos para el próximo año?

2. ¿Qué puestos son necesarios para alcanzar estos objetivos?

3. ¿Tenemos suficientes empleados para alcanzar nuestros objetivos?

4. ¿Cuáles son los costos de contratación para alcanzar nuestros objetivos?

5. ¿Cómo planeamos encontrar nuevos candidatos?

6. ¿Cuántas contrataciones podemos hacer por trimestre?

7. ¿Estamos contratando teniendo en cuenta las tendencias del sector, como la tecnología de IA?

Durante la planificación, es importante que todos los líderes empresariales y las partes interesadas den su opinión para llegar a un consenso claro sobre lo que se necesita, cuándo y qué sucederá después. Más adelante en esta guía explicaremos por qué es tan importante que todos participen.

¿Por qué es importante un plan de contratación estratégico?

La elaboración de planes de contratación ayuda a los empresarios y managers a evaluar si cuentan con el talento interno necesario o no para alcanzar sus futuros objetivos.

Cuando se abre un puesto, Recursos Humanos puede consultar el plan y ver qué habilidades necesitan los candidatos, a cuántas personas contratar y con qué presupuesto trabajar.

Sin un plan de contratación, las empresas tienden a contratar solo para resolver problemas temporales y urgentes.

Además, considerando que el plazo medio de contratación es de 44 días, existe la posibilidad de que estos problemas se vuelvan irrelevantes o se agraven antes de que los empleados nuevos se incorporen.

Los planes confiables permiten a las empresas adaptarse más fácilmente a cambios inesperados en el sector o en su personal, sin tener que depender de soluciones improvisadas.

Por ejemplo, los planes de contratación ayudan a enfrentar desafíos inesperados como:

• La salida de empleados senior de la empresa

• Cambios en puestos y en las necesidades de habilidades específicas

• Despidos impulsados por motivos financieros

• Cambios en la industria, como competidores que optan por la IA generativa y la automatización para reducir tiempos y costos de producción

• Recesiones económicas

No descuides a tus candidatos. Aprecian la estructura y la claridad, y los planes son recursos valiosos si estas enfocado en mejorar la experiencia del candidato.

Los planes de contratación muestran a los candidatos que has pensado cuidadosamente en lo que estás buscando y que valoras sus talentos.

Además, al especificar claramente las habilidades necesarias para puestos específicos, resulta más fácil alinear a los candidatos con las vacantes según sus resultados en las pruebas.

De este modo, se reduce aún más el riesgo de que los candidatos se sientan frustrados, desilusionados o desbordados una vez que se incorporen.

Beneficios de crear un plan de contratación

Crear un plan de contratación te permite:

• Reducir costos de contratación

• Ahorrar tiempo

• Reforzar tu fuerza laboral

• Tomar decisiones de contratación más acertadas

Analicemos estos beneficios en detalle.

Reducir costos de contratación

Si no planificas las habilidades que necesitas de un candidato ideal, corres el riesgo de contratar a la persona equivocada, lo que puede aumentar los costos.

Los costos de una mala contratación aumentan debido a:

• Pérdida de productividad

• Formación desperdiciada

• Renuncias silenciosas, que obligan a Recursos Humanos a contratar de nuevo y y pagar indemnizaciones por despido

• Impacto negativo en el ánimo del equipo y en la calidad del trabajo

• Posible pérdida de clientes y daño a la reputación

Los planes de contratación te ayudan a encontrar a las personas indicadas en todo momento, porque le dan a Recursos Humanos una guía clara para trabajar.

Al evitar contrataciones erróneas, te ahorras un promedio de $17.000 por contratación.

Ahorrar tiempo

El tiempo para contratar está aumentando en todo el mundo y los Recursos Humanos están dedicando más tiempo que nunca a la gestión del reclutamiento, lo que aumenta el riesgo de que los mejores talentos se frustren y busquen oportunidades en otro lugar.[1]

Sin embargo, con una estrategia de contratación adecuada, los agentes de selección de personal toman decisiones más rápidas, más seguras y fundamentadas, reduciendo así el tiempo de contratación que usualmente se emplea en largas verificaciones y medidas.

Por ejemplo, con una lista de habilidades necesarias para puestos específicos, podrían realizar pruebas de evaluación y clasificar a los candidatos para las entrevistas en función de sus puntajes.

Además, la planificación ahorra tiempo a los agentes de selección de personal a la hora de encontrar candidatos. Pueden recurrir a canales de reclutamiento en campus o bolsas de trabajo, confiando en su capacidad para atraer talento de primera línea.

Reforzar tu fuerza laboral

Un equipo de trabajo sólido puede enfrentar los cambios en la industria, la demanda de clientes y empleados.

Por ejemplo, el, el 18% de las nuevas empresas fracasan debido a problemas relacionados con su equipo, Recursos Humanos o habilidades. Necesitan planificar sus estrategias de contratación para sobrevivir esos difíciles primeros años en el negocio.

Con un plan que abarque el próximo año, puedes pensar de manera más estratégica en reclutar personas en las que puedas desarrollarte y confiar, así como en quiénes incorporar a programas de aprendizaje y desarrollo.

Construir un equipo sólido de empleados con habilidades relevantes para tus objetivos asegura que tu equipo de Recursos Humanos se recupere rápidamente de la rotación de personal inesperada o de los retos del sector.

Tomar decisiones de contratación más acertadas

Los planes de contratación te permiten seleccionar candidatos en función de sus habilidades, sin depender de su experiencia subjetiva u otros criterios poco confiables.

Por lo tanto, aumentas las posibilidades de contratar a alguien que se adapte perfectamente a los requerimientos del puesto y que esté comprometido a permanecer en tu empresa.

Observa las estadísticas: Al incluir pruebas de habilidades en los planes de contratación, el 89% de las empresas aumentaron la retención de empleados.

Además, el uso de un plan le ayuda a consolidar funciones, no solo para ahorrar dinero, no solo para ahorrar costos, sino también para disminuir el tiempo dedicado al trabajo y minimizar los errores humanos.

Por ejemplo, un plan podría poner en evidencia que no necesitas especialistas individuales en programación en C++ y Python cuando un experto con conocimientos en ambos lenguajes podría manejar todas las tareas.

Además, planificar te ayuda a ver dónde podrías externalizar completamente el trabajo, por ejemplo, a desarrolladores externos.

8 buenas prácticas para sacar el máximo provecho de los planes de contratación y reclutar a los mejores talentos

Ahora que sabes por qué es importante usar un plan de contratación para empleados, exploremos cómo crear un plan de contratación utilizando ocho consejos probados y efectivos.

Prioriza estos tips al crear un plan de contratación

1. Obtén información de otros para establecer objetivos de contratación

En lugar de hacer suposiciones sobre lo que necesitan tus departamentos y vacantes, comunícate con tus managers y empleados para establecer objetivos de contratación en los que todos estén de acuerdo.

Esto implica colaborar con todos los niveles de la empresa: directores, partes interesadas, CEO, managers y supervisores.

Por ejemplo, ¿tienen exceso de personal y están sobrepasando el presupuesto? ¿Podrían beneficiarse de la contratación de personas con habilidades relacionadas con las nuevas tendencias del sector?

Trabajar con otras personas desde el principio del proceso de contratación te facilita obtener la aprobación final de los diferentes niveles de tu empresa una vez que hayas elaborado tu plan.

2. Evalúa las necesidades de contratación y las brechas de habilidades con evaluaciones de talento

Debes detallar las habilidades y responsabilidades necesarias para cada puesto en tu plan. Para comenzar, considera utilizar comentarios de empleados y líderes para garantizar precisión.

Pregunta a los departamentos en qué consiste su trabajo diario. Convierte sus respuestas en habilidades específicas y descríbelas en tu plan estratégico de contratación para evaluar a los candidatos más adelante.

Vale la pena utilizar un software de evaluación de talento para identificar habilidades relevantes para los roles específicos que estás incluyendo en tu plan.

Aquí tienes algunas pruebas de habilidades para una secretaria ejecutivasugeridas por nuestro generador de evaluaciones:

A partir de ahí, considera realizar un análisis de brechas de habilidades, que te muestra cualquier habilidad que falte en tu personal para ayudarte a alcanzar los objetivos de tu empresa.

Después, evalúa de manera objetiva las habilidades necesarias para cada puesto en tu equipo de trabajo actual y anota cualquier brecha. Por ejemplo, ¿tu equipo de SEO tiene falta de conocimientos en IA generativa?

Prioriza estas habilidades faltantes en tu plan de contratación y asegúrate de comunicar claramente tanto a Recursos Humanos como a los candidatos que tienes la intención de evaluarlas.

3. Diseña todo tu proceso de contratación

Simplifica el proceso de contratación para los managers detallando con claridad cada etapa del proceso del candidato, desde encontrar una oferta de trabajo hasta el proceso de incorporación.

Comienza dividiendo los puestos y responsabilidades individuales, por ejemplo, utilizando las listas detalladas de habilidades mencionadas anteriormente.

A continuación, investiga el costo de contratar y emplear a cada candidato, comenzando por el salario base.

A partir de aquí, especifica cómo planeas enfocar tus esfuerzos de reclutamiento. ¿Piensas contratar a través de reclutamiento en redes sociales ferias de empleo o mediante anuncios en portales de empleo?

Es más, ¿tienes intención de utilizar canales de reclutamiento alternativos, como programas de referidos? ¿Qué opciones quieres utilizar más para puestos específicos?

Después, planifica tu presupuesto para cada opción y explica cómo piensas implementarlo. Por ejemplo, decide qué miembros del equipo de contratación enviarás a las ferias de empleo para liderar las campañas de reclutamiento.

Asegúrate de ser claro en cómo planeas evaluar a tus candidatos. Define tu plan de prueba de evaluación de talento y las puntuaciones que deben alcanzar los candidatos para avanzar a la fase de entrevista.

Luego, debes decidir cuándo comenzar el proceso de entrevistas y cómo planeas estructurarlas.

4. Planifica entrevistas estructuradas

Asegúrate de siempre incluir entrevistas estructuradas en tu plan de contratación. De esta manera, las preguntas que hagas estarán directamente relacionadas con las habilidades y competencias esenciales de cada puesto.

Las entrevistas estructuradas incluyen preguntas predefinidas y respuestas que consideras satisfactorias para que los candidatos avancen a la siguiente etapa.

Entrevistar de esta manera deja poco margen para prejuicios de contratación y garantiza que los candidatos sean evaluados de manera justa, lo que crea un proceso de contratación más inclusivo.

Además, las entrevistas estructuradas y la planificación de preguntas te ayudan a evitar potenciales preguntas ilegales de entrevista.

Planifica cuidadosamente las preguntas que tienes la intención de hacer a los candidatos en sus entrevistas y quién será el encargado de realizarlas.

Considera la posibilidad de basarte en preguntas formuladas a través de evaluaciones del talento; utilicemos una pregunta de ejemplo de nuestra prueba de Gestión del Tiempo:

Si un candidato responde: "Establezco mis propios objetivos en el trabajo", podrías pedirle que explique cómo programarían y gestionarían las primeras etapas de un proyecto imaginario.

5. Anticipa y monitorea la oferta y la demanda

Adopta siempre una actitud de cambio cuando se trata de planes de contratación. Con el tiempo, los retos alteran tus objetivos, por lo que necesitas ajustar cuidadosamente los detalles de tu plan para mantenerte en el rumbo correcto.

No puedes esperar que el mismo plan que desarrollaste al inicio del proceso siga satisfaciendo estas necesidades cambiantes

Adoptar un enfoque de contratación respaldado por datos te permite ver qué está sucediendo en tus departamentos en tiempo real.

Esto te ayuda a adaptarte a los retos a corto plazo, como bajas repentinas o necesidades urgentes de proyectos.

Sin embargo, anticipar y monitorear los datos de contratación también ayuda con las necesidades a largo plazo.

Por ejemplo, considera aprovechar los datos de reclutamiento de talento para monitorear cada departamento y rol en tu negocio. Al supervisar la rotación de empleados y los datos de contratación para puestos específicos, podrás ver qué áreas necesitan más atención en la planificación.

Podrías descubrir que a lo largo de un año, estás contratando constantemente para cubrir puestos en el equipo directivo, con personas que apenas permanecen más de dos o tres meses cada una.

A continuación, utilizando análisis de reclutamiento de talento, registra las demandas de contratación para cada puesto trimestre a trimestre. ¿Cuántas personas necesitabas contratar para el segundo trimestre, por ejemplo, y cuántas reclutaste? ¿Hubo un aumento en la rotación?

Utiliza estos precedentes para ayudar a dar forma a las previsiones para el próximo año, garantizando que cuentes con un grupo de personas en las que puedas confiar en caso de que ocurran bajas repentinas.

6. Crea descripciones de puestos más precisas

Intenta crear descripciones de puestos basadas en las responsabilidades, no en la experiencia: esto ayuda a mostrar a los candidatos cómo aplican sus habilidades a puestos específicos.

A partir de ahí, es más fácil para Recursos Humanos determinar si dichos candidatos son adecuados o no para los puestos.

Puedes utilizar los datos de tu plan de contratación para que sean más precisos. Por ejemplo, utiliza la información de los análisis de las las brechas de habilidades y de los feedback.

A continuación, pide información a tus equipos. ¿Cómo es un día normal en un puesto en concreto y cuáles son sus responsabilidades?

Utiliza esta información junto con los análisis de habilidades anteriores para elaborar mejor tus descripciones.

Como resultado, obtendrás candidatos de alta calidad que probablemente permanezcan más tiempo en la empresa. Es un beneficio positivo para tu la marca de empleador porque el personal le recomendará por tu precisión y confiabilidad.

Luego, considera la posibilidad de utilizar descripciones detalladas para orientar las preguntas que realices durante las entrevistas.

Por ejemplo, puedes incluir la "optimización de palabras clave" como responsabilidad clave para un puesto de redactor SEO. En una entrevista, podrías preguntar a un candidato los pasos que daría para mejorar una entrada de blog con mala posición en los motores de búsqueda.

7. Crea una plantilla de contratación estratégica para Recursos Humanos

Los agentes de selección de personal se benefician de las plantillas u hojas de cálculo alcanzar tus objetivos de contratación; así evitan contratar a ciegas.

Una plantilla típica de plan de contratación de empleados podría incluir:

1. Salarios por puesto

2. Número de empleados actuales por puesto

3. Cuántas personas contratar por puesto y periodo, por ejemplo, por trimestre

4. Puestos futuros a cubrir

5. Canales de reclutamiento

Aquí tienes un ejemplo rápido de una plantilla simple de plan de contratación que Recursos Humanos puede usar para cubrir puestos de marketing en el primer trimestre:

Utilizando los datos que has utilizado para construir tu plan, esta plantilla muestra a los agentes de selección de personal cuánto gastar por contratación, cuántas personas reclutar y cuándo deben incorporarse.

Puedes ampliarla y ajustarla como quieras. Por ejemplo, puedes incluir otra columna en la que se indiquen las habilidades que deseas evaluar en los candidatos.

8. Construye un pipeline de talento

Los pipelines de talento son ideales para cubrir los puestos previstos en los planes de contratación, ya que se trata de grupos de candidatos que ya has considerado o con los que ya te has puesto en contacto.

Estos pipelines te proporcionan un acceso rápido a los candidatos adecuados que se alinean con tu plan de contratación, siempre y cuando los construyas de acuerdo con los objetivos específicos de tu plan.

Por lo tanto, construye un pipeline en torno a tu plan estratégico de contratación al evaluar a los candidatos en habilidades que respalden los puestos para los que estás contratando, luego guarda sus detalles en archivo. Por ejemplo, accede a los candidatos anteriores que has evaluado a través de la base de datos de candidatos de TG.

Luego, organiza las puntuaciones del talento y consulta tu pipeline cuando se reanude el reclutamiento en el futuro.

Es una buena oportunidad para el reclutamiento pasivo: ponte en contacto con personas de tu red que aún no han solicitado trabajar contigo. Estas personas pueden estar en su reserva de talento más amplia, pero no en tu pipeline de talentos, y un plan de contratación establece cuándo Recursos Humanos debe ponerse en contacto con ellos.

Los pipelines de talentos también respaldan el reclutamiento interno. Evalúa a tu personal y organiza sus puntuaciones en pruebas de habilidades para priorizarlos en el reclutamiento.

Por último, utiliza los pipelines para gestionar a los empleados boomerang que dejaron la empresa y desean volver.

3 ejemplos de empresas que triunfan con planes de contratación estratégicos como estrategia de reclutamiento de talento

Incluso las grandes empresas realizan cambios frecuentes en sus planes de reclutamiento, y aquí tienes tres para tomar inspiración..

Empresas que mantienen flexibles los planes de contratación

Southwest Airlines

Southwest Airlines redujo sus esfuerzos de contratación porque no necesitaba empleados adicionales[2].

La empresa tenía planeado contratar a 7.000 personas durante el 2023, pero ajustó esta previsión debido a imprevistos fuera de su control.

Esta estrategia surgió principalmente porque Boeing retrasó la entrega de nuevos aviones que la aerolínea esperaba incorporar a su flota.

Contratar nuevos pilotos habría generado un gasto innecesario si no había nuevos aviones en camino.

Esta decisión ayudó a la empresa a seguir operando dentro de los parámetros de costos sin el riesgo de contratar en exceso y gastar más de la cuenta.

Ford Automotive

Ford Automotive trabaja con un ejemplo de plan de contratación detallado basado en el modelo "CRISP" (por sus siglas en inglés). Se trata de un proceso de cinco pasos que se divide en las etapas de Aclarar, Revisar, Entrevistar, Seleccionar y Preparar:[3]

Estas cinco etapas ayudan a la empresa a optimizar su proceso de contratación al garantizar que todos los managers y agentes de selección de personal participen en cada punto de toma de decisiones.

Además, la empresa se basa en gran medida en el análisis de datos para medir el rendimiento de su equipo de Recursos Humanos y de los candidatos de acuerdo con el proceso CRISP.

Por ejemplo, la empresa mide el tiempo que tardan en cubrirse las vacantes y los volúmenes de contratación para determinar si está utilizando los mejores canales de reclutamiento y si Recursos Humanos necesita apoyo adicional.

El gigante automotriz refuerza aún más sus estrategias de contratación utilizando softwares de reclutamiento como Oracle, su sistema de seguimiento de candidatos.

Oracle ayuda a calificar los procesos de contratación de la empresa mediante un sistema de "semáforo", teniendo en cuenta las puntuaciones netas de los promotores y feedback escrito de los agentes de selección de personal y los candidatos.

La empresa luego marca como referencia las experiencias de contratación "verdes" o "buenas" para medir y mejorar las experiencias "amarillas" y "rojas".

McDonald's

El gigante de la comida rápida McDonald's utiliza un sistema de análisis de tendencias en dos puntos para planificar el reclutamiento, concretamente en su filial de Pakistán.

La empresa consulta a la dirección sobre las necesidades de personal basándose en las necesidades pasadas y la demanda futura.

A continuación, la empresa analiza cuánto tardan determinados empleados en realizar tareas específicas y cumplir los objetivos de ventas.

Considera el número de empleados necesarios para cada equipo y calcula las horas de trabajo necesarias para alcanzar los objetivos de ventas.

Este sistema garantiza que la empresa siga cumpliendo los objetivos de eficiencia en el servicio y mantenga las contrataciones al mínimo absoluto.

Crea un plan de contratación y prepárate para futuras iniciativas de reclutamiento

Con un plan de contratación sólido, siempre cuentas con acceso al talento para ayudarte a alcanzar tus metas, e incluso superarlas.

Empiece a pensar detenidamente en dentro de un año. Piensa en el próximo año. ¿A quién necesitas en tu equipo y qué habilidades deben aportar?

Al planificar con suficiente anticipación, podrás:

• Preparar tu empresa para enfrentar desafíos repentinos

• Dar más confianza a tu equipo de Recursos Humanos

• Atraer a personas con las habilidades necesarias para los puestos que deseas cubrir

• Ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo cada vez que contrates personal

Además de crear un plan, te recomendamos aprender sobre la planificación estratégica de la fuerza laboral para asegurarse de tener siempre acceso al mejor talento para alcanzar tus objetivos.

Ahorra aún más tiempo y esfuerzo aprendiendo sobre la IA en el reclutamiento de talento.

Para asegurarte de tener acceso a pruebas de habilidades objetivas que fortalezcan tu plan de contratación, visita el catálogo de pruebas TestGorilla para inspiración.

Fuentes

1. Chamberlain, Andrew. (9 de agosto de 2017). "How Long Does it Take to Hire? Interview Duration in 25 Countries" [Cuánto tiempo toma contratar: Duración de las entrevistas en 25 países]. Glassdoor. Tomado el el 22 de octubre de 2023. https://www.glassdoor.com/research/time-to-hire-in-25-countries

2. Josephs, Leslie. (27 de abril de 2023). ''Southwest scales back 2023 hiring because of Boeing aircraft delays" [Southwest reduce las contrataciones para 2023 por los retrasos de los aviones Boeing]. CNBC. Tomado el 22 de octubre de 2023. https://www.cnbc.com/2023/04/27/southwest-airlines-scales-back-hiring-because-of-boeing-delays.html

3. Thompson, Melissa. (marzo de 2023). ''Recruiting at Ford: Driving Talent Acquisition Through Operational Excellence'' [Reclutamiento en Ford: Impulsando la captación de talentos mediante la excelencia operativa]. Recruitment.com. Tomado el 23 de octubre de 2023. https://recruitment.com/employer-branding/ford-talent-acquisition-transformation