Cómo mejorar el proceso de selección de candidatos en 7 simples pasos

La selección de candidatos es clave para encontrar a los mejores talentos para tu organización, pero puede tornarse un proceso largo y costoso.

Un proceso de selección eficiente te ayudará a que los costos de contratación sean bajos y predecibles, y hará que todo sea más fácil para las partes involucradas: la gerencia, RR. HH. y los candidatos. Además, podrás proyectar la imagen empresarial correcta ante los candidatos, los empleados e incluso tus clientes.

En este artículo, te explicaremos la importancia del proceso de selección de candidatos, te contaremos cómo es y te daremos consejos útiles para mejorarlo.

¿En qué consiste el proceso de selección de candidatos y por qué es importante?

La selección de candidatos es el proceso de hallar a la persona adecuada para ocupar un puesto determinado en tu empresa. Abarca todos los pasos, desde seleccionar currículums hasta tomar la decisión final de contratación y presentar una oferta laboral. Puede incluir evaluaciones de habilidades, entrevistas y verificación de antecedentes.

Es el elemento más importante para atraer a los mejores talentos, es decir, personas que estén muy capacitadas y compartan los valores fundamentales de tu organización.

El proceso de selección de candidatos debe estar perfectamente alineado con los objetivos estratégicos de tu empresa. Si no es así, tendrás más contrataciones fallidas, y esos errores son costosos.

Por eso, el proceso de selección de personal es fundamental para el éxito de tu empresa: de hecho, tener una estrategia de reclutamiento sólida es clave para el crecimiento de cualquier organización, según Zuraida Curtis, editora de derecho laboral en XpertHR.

¿Qué elementos componen el proceso de selección de candidatos?

La selección de candidatos es un proceso de varios pasos, que incluye:

1. Aplicación

Tal vez parezca que tú no tienes mucho que hacer en esta etapa, pero en realidad es un elemento fundamental para contratar al talento correcto.

Por ejemplo, debes asegurarte de haber pensado las preguntas eliminatorias adecuadas. También es de utilidad probar tus formularios de solicitud primero, ya que el 73 % de los candidatos tienden a abandonar las solicitudes de empleo que duran más de 15 minutos.

2. Revisión de currículum

El siguiente paso es el proceso de selección. En esta etapa, puedes revisar los currículums de manera manual o usar un software de selección de currículums para filtrar a los candidatos cualificados.

3. Pruebas de evaluación de competencias

Las pruebas de evaluación de habilidades tienen dos beneficios: sirven para evitar la incompatibilidad de habilidades y te ayudan a no caer en prejuicios inconscientes. Además, ahorras tiempo al descartar a los candidatos que no tienen las habilidades básicas necesarias.

Estos son algunos ejemplos de pruebas de evaluación de habilidades:

• Pruebas de capacidad cognitiva

• Pruebas de idiomas

• Pruebas de personalidad y cultura

• Pruebas de conocimientos de programación

• Pruebas de competencias específicas

• Pruebas de juicio situacional

• Pruebas de conocimientos de software

4. Filtrado de llamadas

Las convocatorias de selección sirven para evaluar mejor las habilidades y las cualidades de los potenciales empleados. Te permiten hacer preguntas específicas y poner sobre la mesa las condiciones de empleo y los beneficios. En algunos casos, las convocatorias de selección y las pruebas de habilidades pueden intercambiarse.

5. Entrevistas

Una vez que seleccionaste a los candidatos y evaluaste sus habilidades, es hora de entrevistarlos. Las entrevistas pueden ser presenciales o a distancia. Esta es la parte más intensa y costosa del proceso de selección. Realizar entrevistas en video puede ayudarte a mantener bajos los costos y mejorar la eficacia.

Si bien el objetivo de las entrevistas es encontrar a los mejores candidatos, también debes pensar en brindarles una buena experiencia. Descubre cómo Bain & Company mejoró la experiencia de los candidatos con TestGorilla.

6. Verificación de antecedentes

Luego de elegir a los candidatos más prometedores, llega el momento de realizar la verificación de antecedentes de preselección.

Al hacerlo, asegúrate de tener en cuenta los aspectos legales e interpretar los resultados cuidadosamente. En algunos países, debes informarles a los candidatos que realizarás una verificación de antecedentes de preselección.

7. Comprobación de referencias

Estamos llegando al final del proceso de selección; el próximo paso es conocer sobre la ética de trabajo y el desempeño de los candidatos de la mano de excolegas, clientes o managers. Puedes pedirles a los candidatos que te faciliten los datos de sus referencias.

Durante la verificación de referencias, es recomendable enviar un correo electrónico con antelación, presentarte y explicar el motivo de tu llamada.

8.  Decisión

Decidir quiénes son los mejores candidatos no se trata simplemente de contratar a las personas con las mejores habilidades. Es necesario considerar otros factores, como la compatibilidad con tu cultura laboral, la predisposición para aprender y las probabilidades de que se queden en la organización a largo plazo. El catálogo de pruebas de TestGorilla tiene 150 pruebas validadas científicamente que te ayudan a evaluar las habilidades, la personalidad y la compatibilidad de los candidatos con tu empresa.

Cuando hayas tomado una decisión, puedes pasar a la etapa final del proceso.

9.  Oferta de empleo

Luego de la selección, las entrevistas, las revisiones de antecedentes y la verificación de referencias, has encontrado a la persona correcta para el puesto. Es momento de que te pongas en contacto con ella y le hagas la oferta laboral. El proceso de selección culmina cuando la persona acepta la oferta y firma el contrato de empleo.

¿Cuáles son los errores más comunes durante el proceso de selección de candidatos y sus consecuencias?

Los errores que se cometen durante el proceso de selección de candidatos se dividen en tres categorías principales:

Falta de eficacia

Esto significa que ambas partes (la empresa y los candidatos) están malgastando recursos. Si contratar a alguien te demanda demasiado tiempo, es menos probable que tu empresa pueda conseguir a los mejores candidatos. Si el proceso es demasiado lento, puede que los mejores se terminen yendo a otra empresa y tú pierdas tiempo, energía y dinero.

No evaluar adecuadamente las competencias del candidato

No evaluar adecuadamente las habilidades de los candidatos puede terminar en una mala contratación, algo que es extremadamente costoso. Esto se puede dar por no usar las herramientas adecuadas para hacerlo, no tener suficiente información o no analizarla correctamente. Con evaluaciones de habilidades bien preparadas, puedes evitar estos errores. Por ejemplo, puedes crear pruebas que sean relevantes para el puesto que buscas cubrir (o usar pruebas ya existentes) y enviarlas a los candidatos para evaluar cuán preparados están para el puesto.

No tener en cuenta la experiencia del candidato

Este error puede generar una impresión negativa de tu empresa entre los posibles empleados y tener un impacto negativo a la hora de atraer a los mejores talentos, según un estudio de Simon Knox y Cheryl Freeman para la escuela de negocios Cranfield School of Management. Además, Liz Ryan, excolaboradora de Forbes y fundadora y CEO de Human Workplace, dice que un proceso de contratación fallido puede ser un desastre para tu imagen de marca. Los clientes y los empleados potenciales a menudo proceden de la misma comunidad, por lo que no tratar bien a los candidatos puede dar como resultado una mala imagen de marca que, a su vez, puede perjudicar tus ventas.

7 pasos para mejorar el proceso de selección de candidatos

Puedes mejorar el proceso de selección de candidatos de la siguiente manera:

1. Crear un proceso de solicitud eficaz

La primera impresión es importante, y puede suceder que muchos candidatos conozcan tu empresa por primera vez en el proceso de postulación.

Debes saber muy bien lo que quieres y comunicarlo de manera clara en el anuncio laboral. Identifica los elementos clave para el buen desempeño en el puesto y descríbelos con claridad.

En caso de que los candidatos deban completar un formulario, las preguntas eliminatorias deben ir al comienzo, no al final. Imagina que tienen que llenar un formulario largo y recién al final se dan cuenta de que no reúnen los requisitos para el puesto: eso no les dejará una buena impresión de la empresa.

Lo ideal siempre es evitar hacer un proceso de postulación muy largo y complicado.

2. Aprovechar al máximo las llamadas de preselección

Las convocatorias de selección son una gran oportunidad de conocer mejor a los candidatos y evaluar su motivación. También puedes verificar su disponibilidad real. Por ejemplo, si buscas a alguien para que comience a trabajar en dos semanas, pero la persona a la que entrevistas no está disponible hasta dentro de dos meses, esto podría ser un problema.

También es un buen momento para comenzar a conversar sobre las condiciones laborales: salario, bonos, beneficios, horarios, etc. Evaluar las expectativas de los candidatos y comentarles lo que la empresa puede ofrecer te ayudará a saber quiénes pueden ser una buena opción.

Prepárate bien para cada llamada y asegúrate de leer los currículums de los candidatos a los que llamas. Es una buena idea tener tus requisitos por escrito antes de llamar, junto con las posibles preguntas, (o incluso tener una plantilla para tomar notas). Seguir una estructura clara te ayudará a ser coherente y te permitirá poder comparar luego a los candidatos.

3. Utilizar evaluaciones de competencias para reducir la lista de candidatos

Las evaluaciones de habilidades te permiten evaluar a los candidatos a partir de habilidades específicas, tanto blandas como técnicas.

Por ejemplo, el catálogo de pruebas de TestGorilla ofrece una evaluación para cada habilidad que los candidatos deben tener. Así, puedes asegurarte de estar entrevistando a los mejores candidatos.

Además, las evaluaciones de habilidades te ayudan a tomar decisiones empíricas y objetivas durante el proceso de selección. Las pruebas “evitan que los entrevistadores acepten o rechacen candidatos a partir de prejuicios conscientes o inconscientes”, según Tomas Chamorro-Premuzic, de Harvard Business Review.

Las evaluaciones de habilidades técnicas pueden ayudarte a decidir si los candidatos tienen las habilidades duras correctas. Por ejemplo, puedes evaluar el dominio en Angular o en depuración de JavaScript, o la capacidad para usar de manera eficaz el CRM de Hubspot. Te permite tanto descartar candidatos como medir el nivel exacto de competencia de un candidato en un área específica.

También puedes medir las habilidades blandas, la capacidad cognitiva y las características de la personalidad. Pruebas como la prueba de las 16 personalidades o las de pensamiento crítico de TestGorilla te dan información importante sobre la inteligencia emocional, la autoconciencia y las capacidades cognitivas de los candidatos.

4. Optimizar tu proceso de entrevistas

Las entrevistas son la parte del proceso de selección que más recursos consume. Es necesario hacer una selección previa y realizar solo algunas. Puedes ahorrar tiempo y dinero haciendo entrevistas en video, cosa que, por la pandemia, se ha vuelto costumbre.

Optimiza el proceso de entrevistas y hazlo más objetivo con entrevistas estructuradas o semiestructuradas. Para ello, prepara una lista de preguntas y cíñete a ella en todas las entrevistas.

Por supuesto, puedes permitir cierta libertad para ahondar en temas específicos, según la experiencia y las respuestas de los candidatos. Al fin y al cabo, cada candidato requerirá un enfoque ligeramente distinto. Sin embargo, no te olvides de que las conversaciones triviales o la falta de estructura pueden llevarte a tomar decisiones sesgadas.

Brinda toda la información básica para que los candidatos tengan la posibilidad de estar preparados y sé transparente sobre lo que pueden esperar. Los detalles importantes incluyen:

• El alcance y la duración de la entrevista

• Los nombres y cargos de las personas que estarán presentes

• La hora y la fecha: ten en cuenta las zonas horarias y ofrece algunas alternativas para llegar a un acuerdo pronto

• La dirección (si la entrevista será en persona) o el enlace correcto si se trata de una entrevista en vídeo

• Qué deben llevar los candidatos

Asegúrate de que todos los candidatos tengan una experiencia positiva, incluso los que no serán contratados.

5. La comunicación es clave: mantén a los candidatos informados y sé transparente

Mantener un nivel alto en la comunicación con los candidatos transmitirá la imagen correcta de la empresa. También demostrará que valoras su tiempo y su esfuerzo.

Explica las etapas del proceso de selección a los candidatos y diles lo que deben esperar de cada una de ellas. Mantenlos informados del estado de su solicitud.

La imagen de la empresa es fundamental para el éxito del negocio. Incluso un pequeño percance puede tener consecuencias a largo plazo; sobre todo en determinadas industrias, como la venta minorista, ya que los candidatos que entrevistas hoy pueden ser clientes mañana. Cada aspecto de la comunicación debe ir en línea con la imagen de marca que quieres transmitir.

Las personas investigan mucho antes de comprometerse con algo, en especial con una empresa.

Según un estudio de 2017 de Glassdoor y Aptitude Research Partners, el 83 % de los candidatos investiga detenidamente las valoraciones y las opiniones de las empresas antes de postularse. Es probable que un candidato satisfecho no se tome la molestia de contar su experiencia en línea, pero es mucho más probable que un candidato descontento lo haga; y los posibles candidatos futuros y clientes lo tendrán en cuenta.

Revertir el daño de una simple opinión negativa puede requerir mucho esfuerzo, o unas 40 experiencias positivas de clientes. No puedes controlar directamente las opiniones y los comentarios, así que asegúrate de que todas las personas que pasen por tu empresa se lleven una buena impresión.

6. Automatizar y simplificar tareas

Algunos pasos del proceso de contratación pueden automatizarse o simplificarse. Así, reduces costos, mejoras la eficiencia y aceleras el proceso de selección. A su vez, esto ayuda a que los candidatos tengan una experiencia positiva y tú puedas seguir atrayendo a los mejores talentos.

Seleccionar currículums, realizar pruebas de habilidades, evaluar el desempeño y calificar a los candidatos se puede hacer de manera automática fácilmente. Tampoco es necesario programar las entrevistas de manera manual, ya que solo hay que enviar el mismo correo electrónico a algunos candidatos.

De todas formas, ten en cuenta el impacto que las respuestas automáticas y las plantillas pueden tener en tu imagen de marca. Son muy útiles, pero es necesario que los candidatos puedan contactar con una persona cuando lo necesiten, sobre todo en las últimas etapas del proceso de selección.

7. Analizar lo que funciona bien y lo que no

Si algunas cosas no salieron tan bien durante el proceso de selección, analiza las razones y planifica en consecuencia para la próxima vez.

Registra el costo y el tiempo invertido para contratar para asegurarte de que el proceso de selección es eficiente. Con el tiempo, podrás comparar los resultados de diferentes contrataciones. El reclutamiento es costoso y cuando el presupuesto es reducido, puede agotar los recursos. El costo promedio por contratación en EE. UU. es de $4000, según Bersin by Deloitte.

Por eso, poder medir el éxito es una parte tan importante del proceso de optimización de la selección de candidatos. Llevar un registro de las contrataciones exitosas es algo que solo 1/3 de las empresas en EE. UU hacen actualmente, ¡así que puedes llevarle la delantera a la mayoría de tu competencia!

La optimización del proceso de selección de candidatos dará lugar a contrataciones más satisfactorias

Hallar a los mejores talentos está lejos de ser un trabajo simple, pero, con un proceso de selección optimizado, reducirás el riesgo de equivocarte en la elección, reducirás los costos e invertirás menos tiempo en contratar.

Así, podrás utilizar mejor tus recursos y transmitir una imagen de marca más positiva a los empleados potenciales. Esto es fundamental para atraer a los candidatos adecuados en el futuro.

Si aún no usas TestGorilla, regístrate para una prueba gratis para ver cómo podemos ayudarte a mejorar el proceso de selección de candidatos y contratar a las personas indicadas más rápido, más fácil y sin prejuicios.