Si alguna vez viste a un gran entrevistador en acción, puedes tener la impresión de que es más fácil de lo que realmente es. No dejes que esa suposición errónea limite tu preparación. Puede ser muy difícil hacer las preguntas adecuadas de la manera correcta así obtienes las respuestas que necesitas para evaluar a los candidatos. Si quieres asegurarte de tener una buena preparación, en esta guía se explicará cómo hacer una entrevista.
Cómo prepararse para una entrevista
La mitad de lo que representa una gran entrevista laboral sucede antes de la entrevista. A continuación, se presentan siete cosas que puedes hacer para estar preparado.
1. Define los requisitos del puesto y escribe una descripción clara del trabajo
Este punto puede parecer obvio, pero no deben pasarse por alto los matices. Con suerte, lo hiciste antes de publicar la descripción del trabajo. Si, de alguna manera, llegaste a este punto sin escribir una buena descripción del trabajo, entonces ahora es momento de responder algunas preguntas importantes, como las siguientes:
- ¿Qué cualidades estás buscando en un candidato?
- ¿Qué habilidades blandas o duras posee el personal con mejor desempeño de la organización?
- ¿Qué brechas existen en tu equipo actualmente?
- ¿Cuáles son tus factores no negociables?
Cuanto más defines explícitamente el puesto y las cualidades que buscas en un candidato, más fácil es saber qué preguntar durante la entrevista.
2. Prepara con anticipación preguntas específicas sobre el puesto
Es fácil dejarse llevar por conversaciones durante una entrevista. Si preparas las preguntas de la entrevista con anticipación, puedes asegurarte de cubrir todas las bases que querías.
La mayoría de las empresas tiene un conjunto base de preguntas que le realizan a cada candidato, y luego preguntas específicas sobre cada puesto. Si le presentas las mismas preguntas base a cada candidato, podrás compararlos entre sí de manera más directa.
Para asegurarte de obtener respuestas que te ayuden a tomar decisiones, usa una mezcla de tipos de preguntas. Emplea una variedad de preguntas cerradas, preguntas abiertas, preguntas hipotéticas y preguntas conductuales.
Por ejemplo, si haces una pregunta conductual, como “cuéntame sobre una situación en la que tuviste que tratar con un manager desafiante”, tendrás más probabilidades de indagar en cómo el candidato lidia con los conflictos en lugar de directamente preguntarle cómo lidia con ellos.
Y, aunque es bueno estar preparado, debes dejar espacio para hacer preguntas orgánicas que surjan de forma natural. Si hay algún aspecto en particular que sobresale (sea positivo o negativo), no tengas miedo de hacer preguntas de seguimiento.
3. Selecciona a todos los candidatos con evaluaciones de preselección
La forma más fácil de tener buenas entrevistas laborales es contar con candidatos extraordinarios en frente de ti. Pero es difícil identificar los mejores candidatos a partir de su currículum únicamente. Además, dedicarás mucho tiempo a la revisión de currículums si no empleas un enfoque más eficiente.
En especial, si tienes un gran volumen de postulaciones, lo que dificulta darle a cada currículum la atención que se merece. En un estudio de seguimiento ocular, se mostró que los reclutadores solo dedican siete segundos en promedio a echarles un vistazo a los currículums. Sin embargo, esa no es una estrategia óptima para identificar a los mejores candidatos.
Incluso si tuvieras todo el tiempo del mundo para leer cada currículum de arriba abajo, los currículums no cuentan toda la historia. Las personas pueden embellecer sus habilidades o también mentir descaradamente en los currículums. Las evaluaciones de preselección ayudan a resolver este problema, ya que brindan una alternativa más eficiente para evaluar currículums.
La evaluación de preselección es una colección de pruebas que se administran a los candidatos como parte de la postulación. Puedes evaluar a los candidatos en cuanto a lo siguiente:
- Personalidad y cultura
- Capacidad cognitiva
- Idioma
- Juicio situacional
- Habilidades específicas para el puesto
- Habilidades de programación
- Habilidades de software
Si administras estas evaluaciones a cada candidato, disminuirás los prejuicios en el proceso de contratación porque estas te brindarán una perspectiva de cada candidato que no depende de la lectura rápida de miles de currículums por parte del reclutador. Esto se debe a que los currículums incluyen información de identificación que puede desencadenar un prejuicio subconsciente.
4. Lleva a cabo una selección por teléfono o una entrevista por video antes de la entrevista presencial
Se aconseja realizar con anticipación una llamada telefónica de selección para filtrar a los candidatos no calificados que pasaron la fase de preselección. Puedes hacerles preguntas sobre factores no negociables en relación con el puesto y verificar los hechos en sus currículums para evaluar si merecen una entrevista completa.
Como alternativa, muchas empresas también usan preguntas de selección por video como reemplazo o complemento de la llamada telefónica de selección.
5. Programa el tiempo suficiente para la entrevista
Una vez quepreseleccionaste a los mejores candidatos, es momento de programar una entrevista.
Según el puesto, tendrás que decidir entre una entrevista presencial, por teléfono o por videollamada. También deberás decidir cuánto tiempo se le dedicará a la entrevista. Las entrevistas para puestos de nivel principiante pueden durar solo 30 minutos, mientras que las que son para puestos de nivel sénior pueden durar más de una hora.
Es mejor contar con más de una persona para entrevistar al candidato, por lo que deberías asegurarte de invitar también a un colega.
Consejo: Prográmate un lapso suficiente en el cronograma antes y después de cada entrevista. Es aconsejable que tengas el estado mental adecuado para prestarle atención a la entrevista, y es conveniente que no llegues tarde. Recuerda, también estás tratando de impresionar al candidato.
6. Sé transparente con el candidato antes de la entrevista
Entrevistar para un trabajo es estresante. Si te aseguras de que el candidato llega a la entrevista lo más relajado posible, tendrás más probabilidades de conocer su verdadero yo.
Elimina todos los puntos de estrés haciéndole saber todos los detalles que sea posible sobre la entrevista. Indícale el código de vestimenta de la empresa, quiénes estarán presentas en la entrevista y una descripción básica del proceso de la entrevista laboral.
7. Estudia sobre el candidato antes de la entrevista
Este es el último paso, pero el fundamental, para prepararse para una entrevista. Planifica dedicar al menos media hora a revisar la información del candidato con anticipación.
Solo cuentas con un margen limitado para conocer a cada candidato. No es conveniente que dediques demasiado tiempo en la entrevista a que repita lo que está en su currículum. Por lo tanto, es aconsejable revisar la información del candidato con anticipación. Conoce sus antecedentes laborales, verifica su perfil de LinkedIn, revisa los resultados de la evaluación y comprueba todos los demás materiales que pueda haber proporcionado antes de la entrevista.
Si en el currículum faltan datos o hay puntos confusos, puedes agregarlos a la lista de preguntas que le harás al candidato.
Cómo llevar a cabo la entrevista
Ahora que estás completamente preparado, ya puedes realizar una entrevista eficaz. A continuación, se presenta el procedimiento de la entrevista en sí.
8. Elimina todas las distracciones
Debes estar completamente enfocado en el proceso de la entrevista y debes prestarle toda tu atención al candidato. Antes de la entrevista, apaga tu celular y toda notificación de correo electrónico o chat.
9. Presenta a tus colegas y preséntate a ti correctamente
Ya sea si la entrevista es presencial o por videollamada, comienza la entrevista presentando a todas las personas presentes. Relaja al candidato explicándole quién eres, cuál es tu función y algunos aspectos de la empresa.
También deberías comentar cómo será el proceso de la entrevista. Si muestras que tienes un plan, esto afectará de forma positiva la imagen de la organización y mantendrá relajada a la persona entrevistada.
10. Haz las preguntas escritas previamente
Para comenzar con la sección de preguntas, empieza con preguntas generales para darles la oportunidad a los candidatos de presentarse y debatir cuánto valor le aportarán al puesto.
Aunque deseas darle al candidato la capacidad de responder libremente y de forma natural, puede que sea necesario moderar el ritmo de la entrevista para que tengas tiempo de hacer todas tus preguntas. Si el candidato le dedica demasiado tiempo a una pregunta, puedes sugerir con amabilidad continuar con la siguiente.
11. Escucha de manera activa e intencional
Aunque conviene que la conversación de cierto modo fluya naturalmente, las entrevistas no suelen ser conversaciones de ida y vuelta. Tu labor principal en la entrevista es escuchar.
Si hablas demasiado, corres el riesgo de orientar a los candidatos a que te den las respuestas que quieres oír. Por la misma razón, también deberías evitar dar respuestas explícitamente positivas o negativas a todo lo que diga el candidato. En la mayoría de los casos, agradecerles por su respuesta es la mejor respuesta.
Un punto de referencia razonable para el entrevistador es tener como objetivo la regla de 80/20: 80 % de escucha y 20 % de habla.
Escucha activamente las cualidades y habilidades específicas que identificaste como fundamentales para el puesto con anticipación. Y escucha para detectar potencial: puedes descubrir motivaciones o perlas escondidas que no aparecieron en los currículums.
12. Toma notas
Si entrevistarás a muchos candidatos, la clave será tomar notas. Si deseas tomar notas durante la entrevista, considera tomarlas a mano en lugar de tomarlas en tu computadora portátil. De esta forma, el candidato sabe que tiene toda tu atención. O bien, si puedes hacerlo, cuenta con una persona en la sala para que solo tome notas.
La mayoría de los sistemas de seguimiento de candidatos de RR. HH. cuentan con un espacio para dejar notas después de una entrevista, por lo que debes asegurarte de registrar tus notas junto con la postulación del candidato.
13. Deja tiempo para que el candidato haga preguntas
Los candidatos que están genuinamente interesados en el puesto seguro tendrán una lista interminable de preguntas para hacer al final de la entrevista. Dale al candidato al menos 10 o 15 minutos para que haga sus propias preguntas, ya que es su posibilidad de mostrar qué tan preparado está y cuánto le importa el puesto.
14. Véndele el puesto al candidato
Los buenos candidatos te entrevistarán a ti tanto como tú los entrevistas a ellos. Si estás comprometido con la entrevista y el candidato parece ser una opción adecuada, es recomendable que descartes algunas de las preguntas para usar en la última sección de la entrevista con el fin de venderle al candidato el puesto y la empresa.
15. Indícale al candidato lo que viene después
Aunque no deberías darles ninguna valoración de inmediato a los candidatos, deberías indicarles lo que viene después si la entrevista se considera exitosa. Al final de la entrevista, hazles saber a los candidatos cómo serán los próximos pasos del proceso, incluso cuándo se los contactará nuevamente.
Por ejemplo, si hay posibilidades de una segunda entrevista, hazles saber aproximadamente cuándo tendrá lugar para que puedan adaptar su cronograma de ser necesario.
Luego, agradéceles por su tiempo y deséales un hermoso día.
Qué hacer después de una entrevista
16. De inmediato toma cualquier nota adicional
Antes de hacer algo más, anota todo lo que no tuviste tiempo de escribir durante la entrevista. También debes reflexionar sobre la totalidad de la entrevista y tomar notas de tu impresión general del candidato. Valorarás estas notas más adelante cuando hayas entrevistado a media docena de otros candidatos.
17. Haz un análisis con el entrevistador colega
También deberías dedicar unos pocos minutos a debatir sobre el candidato con el entrevistador colega. Esto les permitirá ponerse de acuerdo y presentar lo más destacado y lo menos destacado.
18. Revisa la evaluación de preselección del candidato
A esta altura, es tentador cerrar las cortinas y considerar solo la entrevista del candidato. Sin embargo, hay mucha más información disponible en su evaluación de preselección que puede ayudarte a evaluarlo. Usa toda la información a tu disposición para tomar una decisión fundamentada.
19. Realiza entrevistas de seguimiento (de ser necesario)
Muchas organizaciones llevan a cabo entrevistas de seguimiento, ya sea para indagar aún más en cada candidato o para que diferentes miembros del equipo lo entrevisten para obtener una imagen más completa.
Además, algunas organizaciones les piden a los candidatos que hagan una presentación sobre lo que aportarían al puesto.
20. Haz una oferta
Luego, lo único que queda es hacer una oferta y negociar con el candidato que seleccionaste.
Realizar una entrevista eficiente y sin prejuicios solo requiere planificación
Si te preparas para el proceso de la entrevista, estarás listo para obtener respuestas más significativas en comparación con las que puedes obtener de un currículum o una carta de presentación. Simplemente, sigue el proceso que delineamos aquí, y serás capaz de realizar una entrevista eficiente y sin prejuicios. De esta forma contratarás a personas más adecuadas y le ahorrarás dinero a tu organización en contrataciones inadecuadas.
