8 dicas para lidar com os erros dos funcionários

Se você tem funcionários que se reportam a você, terá de lidar com erros de funcionários em algum momento. Provavelmente, você terá de lidar com muitos deles: o funcionário americano médio comete 118 erros por ano.

As melhores empresas não têm funcionários perfeitos que nunca cometem erros que possam prejudicar a organização. Em vez disso, elas têm maneiras eficazes de lidar com os erros dos mesmos. Como líder, a maneira como você aborda e lida com os erros é a diferença entre funcionários assustados e amargurados e aqueles bem treinados e entusiasmados.

Os erros são oportunidades valiosas para empresas e funcionários. Ao adotar a abordagem correta e afastar-se da frustração ou da raiva, você pode criar experiências de aprendizado. É uma chance de se aprofundar e construir uma empresa e uma força de trabalho mais fortes.

Aqui estão algumas das principais dicas para lidar com erros de funcionários que ajudarão a criar uma força de trabalho melhor e mais bem informada.

#Nº 1: Revise o método dos 5 porquês

Antes de repreender um funcionário por um erro, é importante dar um passo atrás e considerar o quadro geral. Trata-se realmente de um lapso único de julgamento ou há algo mais acontecendo que só levará a mais problemas no futuro?

O método dos 5 porquês foi desenvolvido na Toyota como uma forma de explorar os motivos mais profundos pelos quais erros e falhas acontecem em uma empresa. Embora possa ser mais fácil lidar com o erro ou problema em nível superficial, o método dos 5 Porquês ajuda a criar uma solução permanente. Ao encontrar e corrigir a causa raiz, você pode evitar que o problema apareça novamente.

Uma regra básica dos 5 Porquês é que uma pessoa nunca é a causa raiz. Em vez disso, ela deve apontar para um processo que está faltando ou que não está funcionando bem.

Por exemplo, você pode ter um funcionário que não conseguiu fazer uma entrega no prazo. Dedique algum tempo para chegar à raiz do problema, perguntando o porquê de cada causa:

• O motorista se atrasou. Por quê?

• Ele se atrasou porque teve um pneu furado. Por quê?

• O pneu estava furado porque estava gasto. Por quê?

• O pneu estava gasto porque não havia sido trocado quando deveria. Por quê?

• O pneu não foi trocado porque o veículo não foi inspecionado. Por quê?

• O veículo não foi inspecionado porque os funcionários não receberam treinamento sobre inspeções de veículos.

A causa principal, portanto, não é o fato de o funcionário ter se atrasado. Em vez disso, foi a falta de treinamento em inspeções que causou o furo no pneu em primeiro lugar. Esse método é chamado de 5 Porquês porque, normalmente, são necessárias cinco causas para se chegar à causa raiz.

Dedique algum tempo para garantir que nada esteja contribuindo para o erro, para que você não tenha que enfrentar o mesmo problema novamente no futuro.

#Nº 2: Considere os vieses

Outro fator a ser considerado é a observação de qualquer possível viés antes de responder a um erro. Às vezes, vieses inconscientes nos levam a reagir de forma diferente do que faríamos de outra forma. Vieses baseados em gênero, raça, nacionalidade ou qualquer outro fator podem criar uma situação injusta para seus funcionários, em que os erros de um são julgados com mais severidade do que os de outros.

A melhor maneira de combater o viés inconsciente é dar um passo atrás e verificar se você pode ter expectativas exageradas com base em algo que não seja o trabalho de um funcionário e que afete sua reação.

#Nº 3: Pense com antecedência sobre o que dizer

Pode ser frustrante corrigir os erros dos outros e enfrentar as consequências de erros que não são culpa sua. A raiva é uma reação natural que pode ser desencadeada na liderança. Entretanto, ela também pode causar uma resposta que desmoraliza o funcionário e da qual você acaba se arrependendo.

Sempre que possível, tente não responder no momento e, em vez disso, pense no que você dirá com antecedência. Respire fundo ou caminhe antes de falar com alguém para se acalmar.

Além disso, decida se é necessário sentar-se e conversar com o funcionário primeiro. Considere o histórico da pessoa: esse é um problema novo e pontual ou um padrão recorrente? A boa liderança é um equilíbrio delicado: você não quer criticar, mas também é importante que os problemas não se acumulem até prejudicar a empresa.

Se for algo que precisa ser abordado, pense em algo positivo para dizer com antecedência. Se você for excessivamente negativo, seu funcionário pode ficar preocupado com a possibilidade de ser demitido. Isso o colocará automaticamente em modo de luta ou fuga, e ele provavelmente não ouvirá nada do que você está dizendo.

Escolha suas palavras com sabedoria. As palavras certas podem fortalecer o funcionário em vez de deixá-lo na defensiva. Você quer que o funcionário ouça o que você tem a dizer e resolva o problema em vez de prejudicar (ou até mesmo destruir) o relacionamento entre vocês.

#Nº 4: Comece com apreciação

Comece a conversa com uma nota positiva. Reconheça o trabalho árduo de seus funcionários e o que eles estão fazendo de certo. Eles trazem uma vibração positiva e animada para o espaço de trabalho? Eles estão realizando alguma parte de seu trabalho com perfeição? Os clientes os adoram? Mencione isso durante esse período.

Corrigir o erro de um funcionário é um assunto delicado. Ao reconhecer o trabalho dele primeiro, você pode discutir o erro sem desmoralizá-lo completamente. Uma observação positiva o ajudará a se abrir para ouvir o que você tem a dizer.

Fonte: https://www.quantumworkplace.com/2020-employee-engagement-trends

Além disso, é importante não terminar seu elogio com a frase "mas". O reconhecimento do que eles estão fazendo bem não é condicional e, portanto, precisa se manter por si só. Quando você diz "mas", "no entanto" ou outra frase de transição negativa, isso anula instantaneamente o seu elogio e desfaz o progresso que você fez.

Como gerente, o elogio e o reconhecimento de seus funcionários devem ser fundamentais para seu estilo de liderança. Em uma pesquisa, 53% dos funcionários afirmaram que precisavam de mais reconhecimento por parte de seus gerentes. A correção de um erro é um momento vital para isso.

#Nº 5: Lidere com curiosidade

Os erros são um momento vital para aprender lições. Em vez de acusações ou perguntas retóricas, como "o que você estava pensando?!", faça perguntas gentis que os levem a se abrir com você. Por exemplo, perguntar: "Ajude-me a entender por que..." pode ajudar a romper a defensiva natural para explicar o lado dele.

Seu funcionário não deve se sentir atacado durante a conversa. Ele também deve sentir que foi capaz de explicar seu lado completamente. Liderar com curiosidade ajuda você a explorar o lado dele da situação para que ambos possam resolver o erro juntos de forma eficaz.

#Nº 6: Considere a motivação

Assumir riscos é a essência de toda empresa. Isso também é fundamental para um funcionário bem-sucedido e promove o tipo de iniciativa que ajuda a empresa. Como gerente, você não quer que os funcionários interrompam seu trabalho para fazer perguntas e pedir aprovação antes de executar cada tarefa. Por causa da importância que isso pode ter, você não quer desencorajar seus funcionários a assumir riscos mensuráveis.

Incentive a tomada prudente de riscos reconhecendo a iniciativa que o funcionário teve em seu erro. Em seguida, dedique algum tempo para explicar ao funcionário como foi o julgamento ou a execução dele nesse caso. Discuta onde as coisas deram errado e por que esse tipo de tomada de risco é inadequado para o cargo dele.

#Nº 7: Solucione problemas em conjunto

Ao corrigir um erro, é importante concentrar-se no futuro. As perguntas focadas no passado são carregadas de emoção. A fixação excessiva no problema fará com que o funcionário sinta que você está o perseguindo, o que desencadeia uma atitude defensiva.

Em vez disso, trabalhem juntos para desenvolver um plano para evitar que o erro seja cometido novamente no futuro. Faça perguntas com foco no futuro, como: "Como você responderá de forma diferente da próxima vez?" Em vez de dar um sermão sobre o que eles fizeram de errado, trabalhe com eles para pensar em soluções eficazes. Esse é um momento de ensino em que eles podem refletir e solucionar problemas com você, e não sentir que é uma punição.

#8: Evite erros em primeiro lugar

Todo funcionário está sujeito a cometer um erro de vez em quando. Entretanto, há uma diferença entre cometer um erro e ser inadequado para um cargo ou posição. Práticas inadequadas de recrutamento podem levar a erros e a uma má adequação à sua empresa.

Reservar um tempo para avaliar o nível de habilidade do candidato durante a seleção pode ajudar a evitar erros. Por exemplo, testes de matemática no processo seletivo ou testes de atenção aos detalhes podem ajudar a evitar erros descuidados. Isso também pode ajudá-lo a evitar uma cultura de empresa que não tenha uma quantidade adequada de atenção e cautela no trabalho.

Evite que os erros dos funcionários arruinem sua empresa

Os erros nunca são algo empolgante para a gerência ou para os funcionários. No entanto, podem ser um momento importante de ensino e aprendizado. Sem a devida cautela e contenção, os gerentes correm o risco de desmoralizar seus funcionários. Quando feito da maneira correta, os funcionários podem aprender a desempenhar melhor suas funções na empresa.

Entretanto, a melhor maneira de lidar com um erro é evitá-lo por completo. Aplicar o conceito dos 5 Porquês e práticas inteligentes de recrutamento significa que os erros se tornarão menos comuns na empresa.

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