Les formalités administratives pour les nouvelles recrues : Guide et liste de contrôle à l'attention des employeurs

Après des mois de recherche de talents, de tests de compétences et d'entretiens, vous venez de recruter la personne idéale.

Le processus d'embauche n'est malheureusement que le début. C'est maintenant le moment de remplir les documents relatifs à la nouvelle recrue, un processus long et déroutant.

Non seulement vous devez remplir tous les formulaires fédéraux et nationaux, mais vous devez également remplir les documents internes de votre entreprise et gérer les documents relatifs aux avantages sociaux.

Les documents relatifs à un nouveau recrutement peuvent être difficiles à gérer, mais ne vous inquiétez pas, nous avons tout prévu.

Dans ce guide, nous vous présentons les différents types de documents à remplir pour toute nouvelle embauche. Nous vous présentons les meilleures pratiques pour remplir lesdits formulaires et vous fournissons une liste de contrôle pour vous aider à rester au fait de vos obligations.

Clause de non-responsabilité : Les informations contenues sur ce site sont fournies à titre informatif uniquement et ne doivent pas être considérées comme des conseils juridiques sur quelque sujet que ce soit. Si vous avez des questions sur les formalités administratives relatives aux nouveaux embauchés dans votre région, veuillez consulter un avocat.

Qu'est-ce que les documents relatifs à un nouveau recrutement ?

Les documents relatifs aux nouvelles embauches sont un terme fourre-tout désignant les documents qu'une entreprise doit remplir et archiver lors de l'embauche d'un nouvel employé.

Vous pouvez également entendre ces documents appelés formulaires de nouvelle embauche ou documents de nouvelle recrue.

Ces documents sont utilisés pour démarrer un nouvel emploi, le déclarer légalement et établir des accords sur le salaire, les avantages sociaux et les responsabilités du poste.

Pris dans leur ensemble, les documents relatifs aux nouvelles embauches permettent au personnel des ressources humaines de constituer un dossier complet des conditions d'emploi d'un travailleur.

Formalités administratives pour les nouvelles recrues : quels formulaires devez-vous remplir ?

Les formalités administratives pour les nouvelles recrues sont généralement divisées en quatre catégories :

1. Formulaires des gouvernements de l’État et fédéraux

2. Documents internes relatifs aux nouvelles embauches

3. Formulaires et documents relatifs aux avantages sociaux des employés

4. Informations sur les employés

Dans cette section, nous couvrons chaque catégorie de formulaire de nouvelle embauche que vous devez remplir.

N'oubliez pas que, même si les formulaires du gouvernement fédéral ont tendance à être cohérents dans tous les domaines, les autres formulaires d'embauche d'employés peuvent varier en fonction de l'emplacement et de la taille de votre entreprise. Il est donc important de vérifier vos exigences locales avec un expert juridique.

Formulaires du gouvernement fédéral

Quel que soit l'État dans lequel votre entreprise est basée, vous devez connaître vos obligations en ce qui concerne ces formulaires fédéraux de nouvelle embauche. Ces derniers sont constitués de :

• E-Verify

• Formulaire I-9

• Formulaire W-2

• Formulaires W-4 et W-9

• Notice of Coverage Options (Avis d'options de couverture)

• Reporting obligations under PRWORA 1996 (Obligations de déclaration en vertu de PRWORA 1996)

• Equal Opportunity Data Forms (Formulaires de données sur l'égalité des chances)

E-Verify

E-Verify est un système fédéral utilisé pour vérifier les informations d'un nouvel employé. identité et éligibilité à l’emploi. Il est administré par les services américains de citoyenneté et d'immigration (USCIS) et la sécurité sociale.

Les employeurs des États suivants sont tenus d'utiliser E-Verify avant d'embaucher un nouvel employé :

• Alabama

• Arizona

• Géorgie

• Mississippi

• Caroline du Nord

• Caroline du Sud

• Tennessee

• Utah

Les employeurs publics et les sous-traitants du gouvernement des États doivent utiliser E-Verify en Floride, dans l'Indiana, au Missouri, au Nebraska, en Oklahoma, en Pennsylvanie et au Texas.

Les employeurs publics (mais pas les sous-traitants de l’État) doivent utiliser ce formulaire de vérification d'éligibilité à l'emploi dans l'Idaho et la Virginie, et les sous-traitants de l'État (mais pas les employeurs publics) doivent l'utiliser dans le Colorado, la Louisiane et le Minnesota.

Formulaire I-9

Le formulaire I-9 est un autre formulaire utilisé pour vérifier l’éligibilité à l’emploi aux États-Unis. Même si votre entreprise utilise également E-Verify, vous devez remplir le formulaire I-9 pour chaque nouvelle recrue.

Ceux-ci doivent vous fournir une preuve de leur identité et une autorisation de travail aux États-Unis. Ils doivent présenter soit un document de la liste A ou un document de la liste B et un de la liste C.

En tant qu'employeur, vous devez remplir la section 1 de ce formulaire avant la fin du premier jour de travail de votre nouvel employé. Votre employé doit ensuite remplir la section 2 dans un délai de trois jours ouvrables.

Vous devez conserver le formulaire I-9 dans vos dossiers jusqu'à au moins trois ans après la date d'embauche, ou (si votre employé part avant cette date) au moins un an après son départ de l'entreprise.

Formulaire W-2

Vous devez déposer le Formulaire W-2 auprès de l'IRS pour chacun de vos employés. Il indique combien vous avez payé vos employés au cours d'une période annuelle, ainsi que le montant que vous avez retenu en impôts.

Pour remplir ce formulaire, vous avez besoin du numéro de sécurité sociale (SSN) de votre employé.

Formulaire W-4

Tous les nouveaux employés doivent remplir un Formulaire W-4 lorsqu'ils commencent à travailler pour vous. Il indique le montant d’impôt fédéral que vous devez retenir sur leur salaire.

Chaque fois que le montant de l'impôt que vous devez retenir change, votre employé doit remplir à nouveau le formulaire.

Une fois que vous avez rempli un W-4, vous devez le conserver dans vos dossiers pendant au moins 4 ans. Si votre nouvel employé ne renvoie pas ce formulaire, vous devez retenir l'impôt sur le revenu à un taux unique sans abattement.

Formulaire W-9

Le formulaire W-9 est à peu près équivalent au formulaire W-4 : il est réservé aux travailleurs contractuels, pas aux employés directs.

Comme les employeurs ne retiennent pas d'impôt au nom des travailleurs contractuels, le formulaire W-9 est principalement utilisé à des fins de déclaration. Gardez à l'esprit que les entrepreneurs indépendants étrangers, y compris les employés en distanciel doivent plutôt utiliser le formulaire W-8.

Notice of Coverage Options (Avis d'options de couverture)

Les employeurs qui sont soumis au Fair Labor Standards Act (FLSA) doivent indiquer les options en matière de couverture sociale à tous les nouveaux employés en vertu du Affordable Care Act (ACA ).

Même s'il ne s'agit pas d'un formulaire à signer, il s'agit néanmoins d'informations requises pour les nouvelles recrues. Cet avis doit les informer de :

• Comment accéder au marché de l'assurance maladie (HIM)

• L'impact potentiel de l'achat d'un plan via le HIM sur les impôts ou la couverture des soins de santé de l'employeur

• la marche à suivre pour demander une couverture des soins de santé via le HIM

L'avis d’information doit être donné par écrit mais peut être transmis par voie électronique.

Reporting obligations under PRWORA 1996 (Obligations de déclaration en vertu de PRWORA 1996)

Le Personal Responsibility and Work Opportunity Reconciliation Act of 1996 (Loi de 1996 sur la réconciliation des responsabilités personnelles et des opportunités de travail) ( ou PRWORA 1996 ) est une législation de réforme de l'aide sociale conçue pour réduire la fraude à l'aide sociale et imposer le paiement des pensions alimentaires pour enfants, principalement par la saisie sur salaire.

Cela s'applique à toutes les entreprises qui paient des salaires, y compris les agences fédérales, les organisations syndicales et les agences d'intérim.

Dans le cadre du PRWORA, les entreprises doivent fournir toutes les informations suivantes sur chacun de leurs nouveaux employés aux gouvernements fédéral et étatique dans les 20 jours suivant leur date d'embauche :

• Nom

• Adresse

• SSN

• Nom de l'entreprise

• Adresse professionnelle

• Numéro d'identification de l'employeur (EIN)

• Date d'embauche de l'employé

Lorsque vous déclarez au gouvernement fédéral dans le cadre du PRWORA, vous devez uniquement fournir des informations sur les travailleurs W-4. Dans les États et territoires suivants, vous devez également déclarer les entrepreneurs indépendants :

• Arizona

• Californie

• Colorado

• Connecticut

• Delaware

• Floride

• Guam

• Iowa

• Maine

• Massachusetts

• Minnesota

• Nebraska

• New Hampshire

• New Jersey

• Ohio

• Texas

• Utah

• Virginie

• Virginie-Occidentale

Equal Opportunity Data Forms (Formulaires de données sur l'égalité des chances) (EEO)

Le formulaire de données EEO est requis pour les organisations comptant au moins 100 employés. Les entrepreneurs fédéraux comptant au moins 50 employés doivent également remplir ce formulaire.

Il collecte des informations sur les catégories d'emploi, l'origine ethnique, la race et le genre des employés. De nombreux employeurs choisissent de recueillir ces informations auprès des candidats par voie numérique lorsqu'ils postulent à un emploi.

Formulaires du gouvernement de l'État

En tant qu'employeur, vous avez également l'obligation de communiquer des informations sur vos nouveaux employés à l'État concerné. C'est à cause de PRWORA 1996, dont nous avons déjà parlé dans la section précédente.

Presque tous les États exigent que vous fournissiez les informations suivantes sur une nouvelle embauche :

• Nom

• Adresse

• SSN

• Nom de l'entreprise

• Adresse professionnelle

• Numéro d'identification de l'employeur (EIN)

• Date d'embauche de l'employé

Certains États vous permettent de déposer ces informations par voie électronique ou sur papier, tandis que d'autres exigent une méthode spécifique.

Votre état peut également demander un formulaire de retenue d'impôt pour chaque nouvel employé. Dans un premier temps, vous devriez consulter le site des impôts de votre État pour en savoir plus sur les exigences administrative en la matière.

Si vous avez des employés dans plusieurs États, inscrivez-vous auprès du Child Support Portal pour choisir un état unique dans lequel déclarer toutes vos nouvelles embauches.

Résumé par État des méthodes de déclaration des nouvelles embauches

Résumé par État des exigences administratives en matière de nouveaux employés

Documents internes pour les nouveaux employés

Les documents internes des nouvelles embauches ne sont pas légalement requis.

Cependant, d'un point de vue juridique et commercial, ils clarifient les attentes entre l'employé et l'employeur et garantissent que votre entreprise dispose de la documentation pour chaque nouvelle embauche.

Voici les formulaires pour les nouveaux employés que nous vous recommandons d'utiliser.

Lettre d'offre

Vous devez envoyer une lettre d'offre formelle à vos nouvelles recrues après qu'elles ont accepté votre offre d'emploi. Au minimum, elle doit inclure :

• Titre du poste de l'employé

• Date de début

• Détails de la rémunération, même si vous les avez annoncés lors de l'embauche

• Informations sur son éligibilité aux avantages sociaux

Votre nouvel employé doit signer et vous retourner la lettre d'offre. Conservez cette copie signée dans vos dossiers afin d'avoir une confirmation écrite que vous avez tous deux accepté des conditions d'emploi spécifiques.

Contrat ou accord de travail

Préparez un contrat de travail ou accord pour votre nouvelle embauche, selon l'État ou le territoire dans lequel vous résidez.

Dans les États avec des lois Right-to-work , les contrats de travail ne sont pas requis (bien que vous puissiez les utiliser pour un emploi à durée limitée).

Au total, 28 États, plus le territoire de Guam, ont actuellement mis en place des lois sur le droit au travail. Dans ces domaines, envisagez d’utiliser un accord de travail plutôt qu’un contrat. Dans tous les autres domaines, utilisez plutôt un contrat.

Si vous n'êtes pas sûr de vos obligations en matière de formalités administratives pour les nouveaux employés dans ces domaines, nous vous recommandons de demander un avis juridique.

Quel que soit le document que vous utilisez, il doit inclure les informations suivantes :

• Nature du rôle

• Horaire de travail

• Obligations, droits et responsabilités de l'employé et de l'employeur

• Toutes les exigences finales d'embauche , comme un dépistage de drogue ou une vérification d'antécédents

• La rémunération et les avantages sociaux du poste

• Toute technologie ou équipement à remettre à l'employé

• Le conditions qui pourraient conduire à la cessation d'emploi

Reconnaissance du manuel de l'employé

Votre entreprise peut disposer d'un manuel de l'employé contenant des informations sur le fonctionnement de l'entreprise. Un bon manuel de l'employé doit présenter :

• Politiques et procédures opérationnelles

• Informations juridiques

• Politiques RH

• Réglementations commerciales

• Avantages et programmes offerts aux employés

• Informations sur les procédures disciplinaires

Parce qu'il s'agit d'un document très important, cela vaut la peine de prendre le temps de confirmer que vos nouvelles recrues l'ont lu et compris. Demandez aux nouveaux employés de signer une reconnaissance attestant qu'ils ont lu ce dernier, idéalement le jour ou peu après leur premier jour de travail.

Formulaire de dépôt direct

Un formulaire de dépôt direct permet aux employés de déposer leur paie directement sur leur compte bancaire. L’inscription au dépôt direct n’est pas obligatoire, mais elle permet aux employés de gagner du temps.

L'employeur et l'employé doivent remplir et signer cette autorisation de dépôt direct.

Informations sur la vérification des antécédents

Si vous effectuez une vérification des antécédents d'une nouvelle recrue, nous vous recommandons de conserver le rapport résultant de cette vérification dans vos dossiers.

Ils ne contiennent généralement pas d'informations détaillées : les résultats de la vérification des antécédents indiquent généralement uniquement si un candidat a réussi ou échoué.

Accord de non-divulgation

Selon la nature de votre entreprise, vous pouvez exiger que vos employés signent un accord de non-divulgation, généralement abrégé en NDA (Nondisclosure Agreement).

Il s'agit d'un accord de confidentialité destiné à protéger la propriété intellectuelle et d'autres données commerciales exclusives. Il peut couvrir des informations sur les clients, les contacts des employés, les plans d'affaires, etc.

En vertu d'un accord de non-divulgation, votre employé s'engage à garder les détails spécifiés secrets, même après avoir quitté votre organisation.

Accord de non-concurrence

Un accord de non-concurrence limite la capacité de votre nouvel employé à travailler pour un concurrent direct lorsqu'il quitte votre entreprise.

Cela pourrait les empêcher de prendre position dans une autre entreprise de votre secteur dans un certain délai ou dans une certaine zone géographique.

Les accords de non-concurrence ne sont pas toujours nécessaires, mais vous pouvez choisir d'en demander un à votre nouvel employé.

Documents relatifs aux avantages sociaux des employés

Ces documents doivent définir formellement les termes et conditions de tous les avantages que vous offrez à vos employés. Cela pourrait inclure :

• Soins de santé

• Plans de retraite ou 401(k)

• Assurance vie

• Options d'achat d'actions

• Congés payés ou autres formes de congé, y compris Politiques de congés payés illimités

• Avantages bien-être , y compris les soins de santé mentale ou l'adhésion à un centre de remise en forme

• Options de remboursement pour la formation et l'éducation

• Autres avantages sociaux non traditionnels

Demandez à vos nouvelles recrues de signer pour indiquer qu'elles acceptent ces conditions.

Apprenez-en davantage sur les lois entourant les contrats de travail dans notre Guide du responsable RH sur le droit des contrats de travail .

Informations sur les employés

Un formulaire d'informations sur les employés est un moyen de recueillir des informations sur votre nouvel employé, y compris des informations de contact en cas d'urgence. Cela peut ressembler à ceci :

Idéalement, il devrait contenir l'adresse et les coordonnées personnelles de votre employé, ainsi que le nom et les coordonnées d'au moins une personne à contacter en cas d’urgence.

N'oubliez pas d'éviter de collecter et de stocker des informations dont vous n'aurez probablement pas besoin. En cas de violation de données, détenir des informations inutiles met en danger les données confidentielles de vos collaborateurs.

6 bonnes pratiques pour les documents de nouvelle embauche

Nous avons couvert les bases sur la façon de remplir les documents de nouvelle embauche, mais ça n’est là que le début.

Vous devez vous assurer que vos processus concernant les documents de nouvelle embauche sont aussi efficaces et responsables que possible.

Vous risquez sinon de ne pas remplir les documents relatifs au nouvel employé, ou de les perdre une fois remplis, ces deux situations étant des infractions à la loi.

Suivez ces 6 bonnes pratiques pour vous assurer de rassembler et de conserver soigneusement les documents de votre nouvelle recrue.

Meilleures pratiques administratives pour les nouveaux employés en un coup d’œil

1. Remplir les documents avant le premier jour

Comme nous l'avons expliqué, les formulaires fédéraux de nouvelle embauche et ceux de l’État sont souvent assortis de délais.

Le formulaire I-9 doit être rempli dans les 3 jours suivant la date de début de votre nouvelle embauche, par exemple. Et la déclaration en vertu du PRWORA 1996 doit être effectuée dans les vingt jours suivant ladite date.

Pour éviter de manquer ces délais, remplissez autant de documents de nouvelle embauche que possible avant le premier jour de votre employé.

Envoyez à l'avance une lettre d'offre, un contrat de travail, un formulaire d'informations sur l'employé et autant d'autres formulaires que possible.

Intégrez-les au processus de pré-intégration pour que votre nouvel employé ait quelqu'un à contacter s’il a besoin d'aide pour remplir les documents.

Certains formulaires, comme le I-9, doivent être remplis lorsqu'un employé a officiellement commencé à travailler. Pour de tels formulaires, nous recommandons de les remplir le premier jour de travail de l'employé.

2. Intégrer les documents relatifs aux nouvelles recrues dans votre processus d'intégration

Suivre Les meilleures pratiques d'intégration ne permet pas seulement à votre nouvel employé de se sentir accueilli et ancré dans son nouvel environnement de travail. Cela permet aussi de compléter des processus logistiques importants entourant leur arrivée, y compris les formalités administratives liées aux nouvelles embauches.

Si vous intégrez les formulaires de nouvelle embauche nécessaires dans votre processus d'intégration standard, vous limitez le risque que les membres clés du personnel les oublient. Cela devient une question de routine et, par conséquent, a plus de chances d’être réalisé.

De plus, lorsque vous utilisez une liste de contrôle d'intégration pour suivre le parcours de chaque employé lors de l'intégration, vous êtes dans une excellente position pour vérifier en un coup d'œil si lesdits documents ont été remplis.

Enfin, s'asseoir pour remplir les documents d'embauche le premier jour fait bonne impression sur les nouvelles recrues. Cela montre que votre entreprise est organisée et responsable, fixant ainsi les attentes en matière d’efficacité.

3. Passer au zéro papier

Cet article vous évoque des images de dossiers en carton empilés et de classeurs débordants de paperasse, n'est-ce pas ?

En fait, les documents de votre nouvel employé n'ont pas du tout besoin d'être imprimés sur papier. Dans la plupart des cas, il est simple de conserver vos formulaires de nouvelle embauche sans papier.

Il existe de bonnes raisons de le faire :

1. Il est plus difficile d'égarer des données numériques que des papiers physiques, surtout si vous gérez efficacement votre stockage numérique (comme nous y reviendrons dans la section suivante).

2. Les formulaires fédéraux et étatiques que vous devez remplir sont faciles à déposer numériquement. Par exemple, la plupart des autorités de l'État vous permettent d'enregistrer facilement les nouvelles recrues dans le cadre du PRWORA 1996 par voie électronique, et certaines vous obligent même à le faire.

3. C'est plus respectueux de l'environnement, ce qui est un grand atout pour votre Stratégie RSE et votre identité d'entreprise .

Toutes les mêmes lois concernant la conservation des documents des nouveaux employés s'appliquent également aux documents numériques. Ne faites pas l'erreur de supprimer un fichier trop tôt.

4. Maintenir un système de stockage numérique sûr et organisé

Un système de classement numérique doit être organisé et sécurisé, tout comme un système de classement papier. Après tout, vous stockez toutes les mêmes informations ; la seule chose qui a changé, c'est le format.

Garder votre système de classement sûr et organisé limite le risque de violation de données ou de perte de documents. Cela facilite également le suivi des documents relatifs aux nouvelles recrues que vous avez dans votre dossier et la collecte de tout ce dont vous avez besoin le plus rapidement possible.

Voici quelques étapes à suivre pour assurer la sécurité de votre système de stockage numérique :

1. Sauvegardez tous vos documents et conservez ces sauvegardes avec le même soin que vos originaux

2. Conservez une trace de toutes les révisions apportées à vos documents

3. Limitez l'accès aux documents aux personnes qui en ont besoin, telles que Personnel RH ou financier, au cas par cas

4. Investissez dans vos équipes informatiques et la cybersécurité pour votre organisation

5. Établissez une procédure pour détruire les documents dont vous n'avez plus besoin

5. Effectuer un examen annuel des documents

Ce dernier point est l'une des principales raisons d’effectuer régulièrement des contrôles administratifs, que votre système soit zéro papier ou non.

Un examen annuel des documents vous donne un délai déterminé pour vérifier l'intégralité des documents de votre nouvelle embauche. Cela signifie qu'il est plus facile de repérer rapidement les lacunes et de rechercher les informations dont vous avez besoin pour les combler.

Cela signifie également que vous ne conservez pas d'anciennes données dont vous n'avez plus besoin, ce qui pourrait mettre vos anciens employés en danger en cas de violation de données. Un examen annuel des documents est le moment idéal pour éliminer les anciens documents que vous n’êtes plus tenu de conserver.

Tout cela contribue à un système de stockage plus ordonné et organisé pour vos documents vitaux de nouvelle embauche.

6. Appliquer également ces pratiques aux évaluations de performances en cours

Si vous utilisez des tests d'évaluation des talents dans le cadre du recrutement basé sur les compétences, c'est une excellente idée de conserver les notes initiales des travailleurs ainsi que les documents relatifs à leur nouvelle embauche. Utilisez ces scores comme référence pour suivre l’évolution de chaque membre du personnel dans son rôle.

C'est plus qu'un simple moyen de mettre à contribution les données du bilan de compétences sur le long terme. C'est un avantage majeur pour élaborer des stratégies de gestion des performances pour chacun employé.

Continuez à utiliser des tests de compétences au fil du temps pour évaluer l'évolution des capacités des employés et continuez à stocker leurs scores pour mesurer leurs performances.

Utilisez ensuite ces données pour éclairer votre approche de l'apprentissage et du développement. Les employés accordent une grande importance aux opportunités d'apprentissage : 94 % des travailleurs déclarent qu'ils resteraient à leur poste plus longtemps si leur employeur investissait dans leur carrière. [1]

Cette approche s'intègre directement dans vos stratégies de fidélisation des employés , faisant du recrutement basé sur les compétences bien plus qu’un simple outil de sélection.

Liste de contrôle des documents relatifs aux nouveaux employés : 6 étapes à suivre

Maintenant que vous savez comment gérer efficacement les documents liés à vos nouveaux employés, il est temps de définir le processus de collecte.

Suivez cette liste de contrôle simple pour vous assurer de couvrir toutes les bases lorsque vous traitez des formulaires de nouvelle embauche.

Liste de contrôle des documents de nouvelle embauche en un coup d’oeil

1. Vérifier vos réglementations du travail nationales, étatiques et locales

Comme nous l'avons vu, les exigences en matière de formalités administratives pour les nouveaux employés varient en fonction de l'endroit où vous vivez. Avant d'embaucher un nouvel employé, assurez-vous d'être au courant de :

• La loi fédérale

• La loi de l'État

• Législation locale. Certaines villes et municipalités ont leurs propres exigences en matière de formalités administratives pour les nouveaux employés

C'est votre responsabilité et non celle de votre employé. Si vous avez des questions sur les exigences en vigueur dans votre région, demandez un avis juridique pour éviter de vous retrouver en infraction avec la loi.

2. Préparer un contrat de travail et le faire signer

Selon que votre État ou territoire bénéficie ou non d’une loi Right-to-work, vous devez préparez un contrat de travail ou un accord pour votre nouvel employé.

C'est une bonne idée d'envoyer ce document à votre employé avant sa date d'entrée en fonction afin qu'il puisse le signer et le retourner à l'avance.

3. Remplir les formulaires d'emploi requis par la loi

Les formulaires exacts que vous devez remplir peuvent varier en fonction de votre région. Cependant, dans la plupart des cas, vous devez remplir les éléments suivants :

• Formulaire I-9

• Formulaire W-4 (ou Formulaire W-9 pour les sous-traitants)

• Formulaires de déclaration PRWORA 1996 fédéraux et étatiques

• Formulaires de retenue d'impôt de l'État, le cas échéant

• E-Verify, le cas échéant

Certains de ces formulaires ont des délais dans lesquels vous pourriez enfreindre la loi si vous ne les respectez pas. Assurez-vous de prévoir de les terminer en temps opportun.

4. Préparer les formulaires internes et obtenir les signatures

Pour vous assurer que toutes les parties sont d'accord sur leurs attentes les unes envers les autres, il est recommandé de préparer ces documents internes pour que vos nouveaux employés les signent. Gardez à l’esprit que certains d’entre eux peuvent ne pas s’appliquer à votre entreprise.

• Formulaires de paie

• Formulaires d'accusé de réception du manuel de l'employé

• Formulaires d'analyse de poste (définissant les responsabilités, objectifs et critères d'évaluation des performances)

• Accords de confidentialité et de sécurité (tels que les accords de non-divulgation)

• Accords de non-concurrence

• Listes d'inventaire des équipements délivrés

• Accords de consentement aux tests de dépistage de drogues et d'alcool

5. Préparer les documents sur les avantages sociaux des employés et obtenir les signatures

Les formulaires d'avantages sociaux définissent les termes et conditions de tous les avantages que vous offrez à votre personnel et donnent aux employés la possibilité d'y adhérer (ou de les refuser). Ils devraient couvrir des avantages majeurs comme les soins de santé et l’assurance-vie, ainsi que des avantages non traditionnels comme l’abonnement à une salle de sport.

6. Recevoir les formulaires remplis documentant les données personnelles des employés en cas d'urgence

Un formulaire d'informations sur les employés collecte les informations dont vous pourriez avoir besoin en cas d'urgence. Il doit demander l'adresse du domicile et les coordonnées de votre employé, ainsi que les coordonnées d'au moins un contact en cas d'urgence.

Collectez ces données rapidement, car vous ne savez jamais quand une urgence pourrait survenir.

Économisez du temps et des efforts en remplissant correctement les formalités administratives pour les nouvelles recrues

De nombreuses formalités administratives pour les nouvelles recrues sont légalement nécessaires, mais elles représentent bien plus qu'une simple exigence légale.

C'est un moyen pour vous de définir et de convenir des attentes avec vos nouvelles recrues dès le début de votre relation. C'est un moyen de collecter des données qui pourraient assurer la sécurité de votre personnel en cas d'urgence. Et c'est une étape importante pour instaurer la confiance avec les nouveaux employés.

En partenariat avec une approche du recrutement basée sur les compétences , elle vous aide même à cibler plus efficacement vos initiatives d'apprentissage et de développement.

Bien faites, les formalités administratives de nouvelle embauche constituent une étape cruciale dans tout processus de pré-intégration ou d'intégration.

Découvrez ensuite comment utiliser la technologie RH pour améliorer vos systèmes de stockage des formulaires de nouvelles embauches.

Et, avant de commencer les formalités administratives de votre nouvelle embauche, utilisez notre test de motivation pour éclairer vos décisions d'embauche et augmentez la probabilité que vous et votre nouvel employé partagiez les mêmes attentes pour le poste.

FAQ sur les documents relatifs aux nouveaux employés

Vous avez encore des questions sur les documents relatifs aux nouveaux employés ? Consultez ces réponses aux requêtes les plus courantes concernant les documents de nouvelle embauche.

Les employeurs sont-ils tenus de signaler les nouvelles embauches ?

En vertu de la PRWORA 1996, les employeurs sont tenus de signaler les nouvelles embauches aux autorités gouvernementales fédérales et étatiques.

Les citoyens américains doivent-ils remplir un formulaire I-9 ?

Que votre nouvel employé soit citoyen américain ou non, vous devez remplir un formulaire I-9 pour chaque nouvel employé que vous recrutez dans votre entreprise.

Quels formulaires les entrepreneurs indépendants remplissent-ils – W-2 ou W-9 ?

Les entrepreneurs indépendants n'ont pas besoin de remplir le formulaire W-2 car ils ne sont pas des employés directs d'une entreprise. Au lieu de cela, ils doivent remplir le formulaire W-9.

Les entrepreneurs indépendants basés à l'étranger doivent plutôt remplir le formulaire W-8.

Quels sont les types de documents à remplir pour les nouveaux employés pendant le processus d'intégration ?

Vous devez remplir tous les documents suivants pendant le processus d'intégration :

1. Lettre d'offre et contrat de travail

2. Documents sur les avantages sociaux

3. Formulaires fiscaux (fédéraux et étatiques)

4. Formulaires de paie

5. Accusé de réception du manuel de l'employé

6. Formulaire I-9

Que se passe-t-il si vous ne remplissez pas un formulaire de nouvelle embauche ?

Si vous ne remplissez pas les documents relatifs au nouvel employé, vous risquez des amendes. Vous risquez également de retenir les impôts des employés à un taux incorrect ou de ne pas inscrire les employés aux avantages auxquels ils ont droit, ce qui pourrait nuire à votre relation avec votre nouvel employé.

Source

1. “94% of workers say they would stay in their roles longer if their employees invested in their careers”. (94 % des travailleurs déclarent qu'ils resteraient dans leur poste plus longtemps si leur employeur investissait dans leur carrière). LinkedIn Learning . Consulté le 9 août 2023. https://learning.linkedin.com/resources/career-development/develop-employees