Comment sélectionner les candidat·e·s pour un entretien

Recruter et conserver les employé·e·s talentueux·ses est un excellent moyen de créer un avantage concurrentiel pour votre entreprise. C’est la raison pour laquelle les services des RH cherchent constamment à affiner leur processus de recrutement pour assurer leur efficacité maximale. L’optimisation de votre méthode de présélection des candidat·e·s est un bon moyen d’atteindre cet objectif.

Il est peut être ardu de repérer le·la candidat·e idéal·e, à la fois doté·e des compétences dont vous avez besoin et compatible avec la culture de l’entreprise. Par ailleurs, la plupart des offres d’emploi attirent un grand nombre de candidat·e·s, ce qui complique davantage la présélection. Toutefois, la plupart des difficultés de recrutement peuvent être résolues à l’aide des bons outils.

Avec des moyens plus simples et plus rapides de présélectionner les candidat·e·s les plus qualifié·e·s, vous pouvez :

• Réduire les délais de recrutement, ce qui signifie que les meilleur·e·s candidat·e·s auront moins de possibilités d’avoir accepté un autre poste avant de recevoir votre offre

• Consacrer plus de temps aux candidat·e·s qualifié·e·s, car vous passerez moins de temps à filtrer les CV

• Dépenser moins de ressources sur des candidat·e·s non qualifié·e·s pendant le processus d’entretien

Pour réaliser ces économies, l’un des principales méthodes consiste à utiliser des outils de sélection ou des logiciels d’évaluation des compétences en ligne pendant le processus de sélection des candidat·e·s afin de repérer les meilleur·e·s plus facilement.

Dans cet article, nous aborderons la manière dont présélectionner les candidat·e·s pour les entretiens, la raison pour laquelle vous devez automatiser ce processus et les meilleurs outils à utiliser.

Qu’est-ce qu’une présélection ?

Pour faire simple, la présélection implique la création d’une « shortlist » de candidat·e·s que vous souhaitez inviter à la prochaine étape de votre processus de recrutement (dans la plupart des cas, il s’agit d’un entretien). Cette liste repose normalement sur les critères spécifiques que vous définissez avant de publier l’offre d’emploi. Ensuite, selon le niveau de compatibilité de chaque candidat·e avec ces critères, vous déterminerez qui est sélectionné·e pour l’étape suivante.

Présélectionner les candidat·e·s devient un processus plus facilement réalisable en éliminant dès le début les candidat·e·s non qualifié·e·s. Au lieu d’étudier des centaines de candidatures pour arriver à en sélectionner quelques-unes qui pourraient être appropriées, vous pouvez vous concentrer dès le début sur les meilleurs talents disponibles.

Comment bien présélectionner

Bien entendu, la présélection des candidat·e·s peut être bien ou mal faite. La mauvaise méthode pourrait se traduire par une erreur de recrutement et peut vous exposer à des poursuites judiciaires. La bonne méthode rendra votre processus de recrutement plus efficace et vous aidera à trouver la personne la plus adaptée au poste.

Étape 1 : Développer les critères de présélection (avant la publication de l’offre d’emploi)

Pour choisir les candidat·e·s qui pourraient être inclus·es dans votre présélection, vous devez développer un ensemble de critères qui vous sont essentiels. Ces critères définiront les qualifications ou traits nécessaires, et les « plus » pour le poste.

Il est important de déterminer les critères que vous recherchez à l’avance. Il existe plusieurs raisons à cela. Tout d’abord, vous devrez les indiquer dans la description du poste. De cette manière, les candidat·e·s pourront mettre en valeur leurs qualifications, ce qui au final facilitera votre travail.

Ensuite, en développant des critères à l’avance, vous veillez à ne pas perdre de vue vos besoins initiaux pour le poste vacant. Parfois, il est possible d’être séduit·e par un·e candidat·e et de commencer à surévaluer les qualifications qu’il·elle ne possède pas. Ou, si vous avez des difficultés à trouver le·la bon·ne candidat·e, vous pourriez vous convaincre d’embaucher une personne qui en réalité ne répond pas aux attentes du poste.

Pour finir, déterminer vos critères de présélection avant la publication de l’offre d’emploi réduira la probabilité qu’un parti pris ou une discrimination s’immisce dans votre processus de recrutement. En utilisant des critères qui correspondent aux performances et aux besoins du poste à pourvoir, vous réduisez vos chances d’être accusé·e de discrimination à l’encontre d’un individu qualifié en raison de facteurs interdits par la loi. Si vous découvrez que votre entreprise est la cible d’une action en justice, vous pourrez vous référer au processus que vous avez mis en place pour vous protéger contre tout type de discrimination.

Exemples de facteurs à prendre en considération lors de la définition de vos critères :

• Niveau d’études

• Compétences et connaissances

• Expérience professionnelle

Un dernier élément à garder à l’esprit : il est important de trouver un juste milieu. Ne définissez pas des critères trop stricts qui pourraient dissuader les candidat·e·s de qualité de postuler, et ne définissez pas non plus de critères trop ouverts qui pourraient attirer trop de personnes non qualifiées pour le poste.

Soyez également réaliste quant à vos attentes. Il serait intéressant de trouver un·e candidat·e qui corresponde en tous points aux critères établis, mais en fonction de la rémunération, du lieu, et d’autres facteurs, ce sera peut-être impossible.

Par exemple, si vous proposez un salaire de niveau débutant, il est peu probable que vous arriviez à convaincre un·e candidat·e possédant une expérience de cadre d’accepter votre offre. Si vous ne tenez pas compte de cette considération, vous vous rendrez compte que vous avez refusé beaucoup de candidat·e·s adéquat·e·s qui auraient été ravi·e·s d’accepter le poste. SDe ce fait, si votre candidat·e idéal·e rejette votre offre, vous vous retrouverez dans une situation difficile.

Quelle est la différence entre des critères essentiels et des critères souhaitables ?

En définissant les critères du·de la candidat·e idéal·e, les traits de caractère, les compétences ou l’expérience seront divisés en deux catégories : essentiels et souhaitables. On les appelle également les critères « requis » et « préférés », mais quel que soit le nom que vous leur donnez, il est important de savoir à quelle catégorie appartiennent vos critères de présélection.

Critères essentiels

Ces critères sont des « incontournables » pour qu’un·e candidat·e soit éligible au poste. Par exemple, un critère essentiel pourrait être l’autorisation légale de travailler dans le pays. Ou, si vous recrutez un·e administrateur·rice Salesforce, une certification Salesforce.

Lors du processus de recrutement, il est possible de déterminer si un·e candidat·e répond à ces exigences à l’aide de questions éliminatoires. Si le·la candidat·e correspond à ces critères, il·elle continue dans le processus ; dans le cas contraire, il·elle est « éliminé·e ».

Critères souhaitables

Il s’agit d’exigences secondaires ou « appréciables » qui pourraient donner à un·e candidat·e un avantage sur les autres. Si vous avez une quantité importante de candidat·e·s qualifié·e·s, et que vous recherchez à réduire la liste de ceux·celles à conserver pour l’étape suivante, ces critères peuvent vous aider.

Par exemple, vous pouvez avoir un grand nombre d’excellent·e·s candidat·e·s certifié·e·s Salesforce, dont seulement quelques un·e·s ont une certification pour Maketo également. S vous avez défini la certification Marketo comme un critère souhaitable, cela peut vous aider à sélectionner des candidat·e·s pour l’étape suivante.

Il est important de mentionner que les critères souhaitables peuvent parfois devenir des critères essentiels de facto. Par exemple, si un·e recruteur·euse a indiqué un minimum de cinq ans d’expérience pour un poste spécifique comme critère souhaitable, et que la plupart des candidat·e·s répondent à ce critère, il·elle peut alors décider d’en faire un critère essentiel. Cela signifie que tous·tes les autres candidat·e·s n’ayant pas au moins cinq ans d’expérience seront éliminés.

Étape 2 : Créer une fiche d’évaluation

Pour faciliter le classement des candidat·e·s, vous pouvez créer une fiche d’évaluation. Elle vous permettra d’attribuer une note à chaque candidat·e.

Cette fiche d’évaluation a deux principaux objectifs.

1. Elle vous permet d’appliquer chaque critère de manière constante et équitable à l’ensemble des candidat·e·s.

2. Elle vous permet de classer les candidat·e·s du plus faible au plus fort. De cette manière, il est plus facile de définir les candidat·e·s à qualifier pour la deuxième partie du processus.

Si vos critères reposent principalement sur des compétences, certaines plateformes d’évaluation des compétences en ligne réfuteront le besoin d’une fiche d’évaluation. Par exemple, sur TestGorilla, chaque candidat·e est automatiquement évalué·e sur la plateforme. Ainsi, il vous suffit de les trier en fonction des résultats de leur test.

Étape 3 : Déterminer le nombre maximal de candidat·e·s dans votre shortlist

Une shortlist doit être courte. Concernant le nombre maximum de candidat·e·s à sélectionner, la plupart des managers du recrutement ont un nombre prédéterminé. Par exemple, s’ils·elles doivent recruter un·e seul·e candidat·e, dans la plupart des cas, uniquement quatre ou cinq postulant·e·s se verront proposer un entretien.

Pour un recrutement en grand nombre, vous pourriez présélectionner tous·tes les candidat·e·s qui répondent aux critères essentiels.

Si les data sont disponibles, la meilleure manière de déterminer le nombre de candidat·e·s à ajouter à votre shortlist consiste à analyser les taux de conversion de votre recrutement précédent pour le poste.

Si vous n’avez pas de data, voici certaines des références de recrutement :

• Conversion entretien-offre : 17 %

• Conversion offres acceptées : 89 %

Ainsi, si vous prévoyez de recruter une personne pour le poste, il faudrait faire passer un entretien à au moins 12 candidat·e·s qualifié·e·s et faire une offre à au moins deux d’entre eux·elles. Naturellement, il s’agit simplement de références. Tant que vous n’avez pas plus de data, faites preuve de prudence et proposez des entretiens à plus de candidat·e·s.

Étape 4 : Comment présélectionner les candidat·e·s plus efficacement

Selon les références du secteur, 75 % des personnes qui postulent à un poste donné ne sont pas qualifiées pour ce poste. Cela donne beaucoup de travail aux managers du recrutement pour identifier le faible pourcentage de postulant·e·s qualifié·e·s. Cela explique la raison pour laquelle la présélection est souvent la partie la plus longue du processus de recrutement.

Auparavant, les managers du recrutement utilisaient des méthodes manuelles pour sélectionner et présélectionner les candidat·e·s. Cette méthode est aujourd’hui impossible en raison du nombre beaucoup plus élevé de candidat·e·s.

De nos jours, toute nouvelle offre d’emploi attire en moyenne 250 CV. En présumant que près de 75 % des candidat·e·s ne sont pas qualifié·e·s, l’analyse manuelle de chaque CV et l’évaluation du·de la candidat·e à l’aide d’une fiche d’évaluation est presque impossible.

C’est la raison pour laquelle les recruteur·euse·s se sont tourné·e·s vers la technologie pour automatiser autant que possible le processus de sélection des candidat·e·s. C’est le moment où un système de suivi des candidat·e·s (ATS) entre en jeu. Le système ATS approprié permet d’améliorer le processus de recrutement de différentes manières, notamment les suivantes :

• Classer toutes les candidatures reçues dans un format facile à lire

• Suivre les indicateurs de recrutement tels que le rapport candidature/entretien

• Utiliser des questions éliminatoires pour automatiser une partie du processus de sélection des CV

• Classer les candidat·e·s avec des mots-clés

• Autoriser les recruteur·euse·s à rechercher des candidat·e·s dans la base de data de CV de leur entreprise à l’aide de mots-clés

En dépit des avantages, la sélection de CV via le système ATS a ses défauts. Et pas des moindres : les candidat·e·s ont à présent échafaudé des manières de manipuler les logiciels de sélection des CV en mettant de nombreux mots-clés dans leurs CV.

Cela signifie que si l’analyse de CV est le principal outil que vous utilisez pour présélectionner les candidat·e·s, des candidat·e·s non qualifié·e·s seront souvent sélectionné·e·s pour la seconde étape du processus, simplement parce que leur CV contient suffisamment de mots-clés pertinents. En outre, vous pourriez rejeter des candidat·e·s compétent·e·s, pour la simple raison que leur CV ne contient pas les mots-clés recherchés.

Afin d’éviter ce problème, vous pouvez compléter votre ATS avec des outils de sélection plus fiables. Il existe deux options à envisager : les plateformes d’évaluation des compétences en ligne et les outils d’intelligence artificielle (IA).

Plateformes de sélection des candidat·e·s reposant sur l’IA

Les outils de sélection reposant sur l’intelligence artificielle (IA) recherchent les compétences et l’expérience dont vous avez besoin sans qu’aucun membre de l’équipe de recrutement n’ait à examiner un seul CV. Selon Tammy Cohen, fondatrice et chief visionary officer de InfoMart, « les systèmes automatisés reposant sur l’intelligence artificielle peuvent étudier les CV plus rapidement que l’œil humain et sélectionner ceux qui pourraient être intéressants. »

Ces plateformes peuvent vous faire gagner du temps, améliorer la qualité du recrutement et parfois même faciliter la communication avec les candidat·e·s. D’un autre côté, il existe certains inconvénients potentiels.

Tout d’abord, même si l’on pourrait croire que faire appel à une machine réduirait le risque de discrimination dans le cadre du recrutement, cela n’est pas nécessairement le cas. Par exemple, l’équipe travaillant sur le logiciel de recrutement reposant sur l’IA d’Amazon a découvert que le système avait « appris » à avoir des biais envers les femmes. Le logiciel a été formé sur des data de CV d’une dizaine d’années, et en conséquence le système d’IA a été poussé à « créer des modèles basés sur des biais passés. »

« Le résultat obtenu est un système d’IA de premier ordre ayant appris par lui-même que les candidats masculins étaient plus appropriés, » nous a expliqué R Krish, manager marketing numérique chez Lynx Analytics.

Les sociétés travaillant sur les logiciels de sélection des candidat·e·s reposant sur l’IA essaient d’éviter ce problème, mais d’autres pourraient survenir. Par exemple, comme l’a expliqué Mireille Hildebrandt, enseignante-chercheuse dans le domaine du « lien entre le droit et la technologie » à la Vrije Universiteit Brussels et co-présidente générale de ACM-FAT*2020 Conference, « les personnes d’un certain âge se comportent différemment de celle d’un autre groupe d’âge. Si vous éliminez l’âge des data, cela signifie que le système utilisera simplement d’autres data en corrélation avec ces data proscrites afin d’être efficace. Au final, vous obtiendrez le même résultat. »

Mireille Hildebrandt remarque que depuis l’avènement des nombreux outils de protection de l’information (par exemple, pour les secrets industriels), les chercheur·se·s indépendant·e·s ne peuvent pas les tester.

En outre, le jury est encore indécis sur l’exactitude ou la fiabilité de ces outils. « Étant donné que ces systèmes présélectionnent les CV en fonction d’un scénario OUI/NON reposant sur des facteurs prédéfinis tels que des mots-clés, des formats, etc., la fiabilité des outils d’IA pour la sélection de candidat·e·s est encore problématique », explique Krish.

Les outils de sélection basés sur l’IA sont encore à un stade très précoce de leur développement, et comportent donc probablement de nombreux défauts à améliorer.

Plateformes d’évaluation des compétences en ligne

Les tests d’évaluation des compétences en ligne peuvent aider les recruteur·se·s à s’assurer que les candidat·e·s possèdent les compétences requises pour le poste proposé avant de démarrer les entretiens des candidat·e·s sélectionné·e·s. Et, contrairement aux outils de sélection reposant sur l’IA, les tests d’évaluation des compétences ont fait l’objet de recherches sur plusieurs décennies.

L’une des études les plus marquantes dans ce domaine est la méta-analyse de Frank Schmidt sur les data de productivité dans le monde du travail, sur un siècle. Le tableau ci-après contient les résultats de cette étude :

Selon cette recherche, vous devriez inclure des tests qui évaluent la performance des candidat·e·s dans plusieurs domaines afin de produire les résultats les plus prédictifs. Cela signifie que vous devrez rechercher une plateforme d’évaluation des compétences en ligne qui propose différents types de test. Dans ce but, TestGorilla offre une bibliothèque de plus de 155 tests en constante évolution qui vous permettra d’évaluer différentes compétences.

Ces tests d’évaluation des compétences proposent une méthode formelle, scientifique et normalisée pour l’évaluation des compétences des candidat·e·s par rapport à un poste. Vous pouvez ainsi, de manière objective, définir, mesurer et évaluer les capacités et les qualifications des candidat·e·s, puis les classer en fonction de leurs résultats.

Une meilleure présélection vous fera gagner du temps et vous aidera à recruter de meilleur·e·s candidat·e·s

En améliorant votre méthode de présélection des candidat·e·s, vous améliorerez votre performance globale de recrutement. Après avoir optimisé votre approche, vous devriez constater une amélioration de la qualité et de la rapidité de vos recrutements, ainsi qu’une grande fluidité !

Et grâce aux derniers outils d’évaluation des compétences en ligne, vous pouvez facilement identifier les candidat·e·s les plus qualifié·e·s à inviter en entretien en l’espace de quelques minutes. Vous pouvez donc terminer le processus de recrutement avant que le·la candidat·e que vous choisissez n’accepte une offre d’un concurrent.