Die meisten Lebensläufe, die Personalverantwortliche erhalten, enthalten eine Liste mit Microsoft-Office-Kenntnissen: Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Die Wahrheit ist jedoch, dass sich die meisten dieser Kenntnisse auf rudimentäre Funktionen in den Office-Tools beschränken, wie Kopieren/Einfügen, E-Mail senden oder eine neue Präsentation erstellen.
Eine aktuelle Studie der National Skills Coalition hat ergeben, dass fast jeder dritte Arbeitnehmer in den USA nur über sehr schwache oder fast keine Computerkenntnisse verfügt. Noch erschreckender ist die Tatsache, dass etwa 40 % dieser Arbeitnehmer:innen einen Beruf ausüben, der eine komplexe Computernutzung erfordert.
Nur weil MS-Office-Kenntnisse im Lebenslauf aufgeführt sind, heißt das nicht, dass die Person über die notwendigen Fähigkeiten verfügt, diese Tools effektiv einzusetzen. Vielleicht hat sie grundlegende Office-Kenntnisse, aber die reichen für komplexe geschäftliche Zwecke nicht aus. Dieser Artikel hilft dir bei folgenden Themen:
- Für welchen Tätigkeiten Microsoft-Office-Tools am meisten gebraucht werden
- Die Nachteile, wenn du jemanden einstellst, der keine Microsoft-Office-Kenntnisse hat
- Die Vorteile des Einsatzes von Einstellungstests zur Bewertung der MS-Office-Kenntnisse
- Die Arten von Tests, die du zur Beurteilung von Microsoft-Office-Kenntnissen verwenden solltest
Welche Stellen erfordern Microsoft-Office-Tests?
Computerkenntnisse sind nicht auf einige wenige Berufe in der Geschäftswelt beschränkt. Heutzutage sind für die meisten Berufe Computerkenntnisse erforderlich. Es gibt jedoch bestimmte Berufe, in denen Microsoft Office wichtiger ist als in anderen:
- Stellen in der Verwaltung: Verwaltungsaufgaben erfordern, dass die Mitarbeiter:innen mehrere Büro-Tools verwenden, denn Verwaltungsmitarbeiter:innen müssen sich mit Speichersystemen, der Eingabe von Daten, der Verwaltung von Büromaterial und der Planung von Terminen auskennen.
- Bürojobs: Wer heute im Büro arbeitet, muss technisch versiert sein und die Technologie zu seinem Vorteil nutzen können. MS Office muss ein Teil der Fähigkeiten eines aller Büroangestellten sein.
- Führungsaufgaben: Eine Führungskraft verfügt über zahlreiche Aufgaben und Verantwortlichkeiten am Arbeitsplatz, und fast alle davon erfordern den Einsatz von MS-Tools und -Technologie. Zu diesen Aufgaben gehören u. a. das Schreiben von Memos und Arbeitsanweisungen, das Planen von Anrufen und Besprechungen sowie die Überwachung von Belohnungs- und Anerkennungssystemen.
- Kundenbetreuung: In der heutigen Arbeitswelt ist es erforderlich, dass die Mitarbeiter:innen mit den Kund:innen am Telefon sprechen, während sie am PC nach einer Lösung suchen. Daher benötigen Kundenbetreuer:innen MS-Office-Kenntnisse, um Lösungen zu finden und Kund:innen zu diesen Lösungen zu führen.
- Vertrieb und Marketing: An der Geschäftskorrespondenz teilnehmen, professionelle E-Mails schreiben, Präsentationen erstellen und halten, eine Excel-Tabelle als Tracker oder CRM-Tool nutzen – all das und noch viel mehr sind MS-Office-Kenntnisse, die jeder Werbetreibende oder Vertriebsmitarbeiter braucht.
- Finanzen: Fortgeschrittene Excel-Kenntnisse sind für einen Buchhalter oder eine Person, die im Finanzbereich arbeitet, erforderlich.
Die Vorteile eines Online-Tests für Microsoft-Office-Kenntnisse
Die oben genannten Aufgaben sind nur ein paar, für die MS Office eine Voraussetzung ist, um gute Arbeit zu leisten. Aber auch in vielen anderen Berufen sind MS-Office-Kenntnisse entweder eine Voraussetzung oder nützlich, um die Produktivität der Beschäftigten zu verbessern, die für Aufgaben benötigte Zeit zu verkürzen und die Kommunikation zu optimieren.
Aus diesem Grund sollte ein Personalverantwortlicher alle Kandidat:innen auf ihre Microsoft-Office-Kenntnisse überprüfen.
Viele Kandidat:innen geben in ihren Lebensläufen an, über MS-Office-Kenntnisse zu verfügen. Wie bewertest du, ob diese Behauptungen wahr sind?
Der beste Weg dazu sind Einstellungstests. Dafür gibt es ein paar Gründe:
- Telefoninterviews und persönliche Gespräche sind nicht geeignet, um die MS-Office-Kenntnisse von Kandidat:innen zu beurteilen
- Pre-employment tests are easy to administer, and they scale and provide objective and unbiased results for all candidates
- Du kannst die Ergebnisse von Kandidat:innen leicht vergleichen, wenn du ihnen Einstellungstests gibst
Hier sind die drei wichtigsten Vorteile eines Einstellungstests zur Bewertung von Microsoft-Office-Kenntnissen:
Unqualifizierte Kandidat:innen aussortieren
Es spielt keine Rolle, ob du 15, 100 oder 2.000 Bewerber:innen für eine Stelle hast. Du verwaltest den MS-Office-Test-Einstellungstest einfach mit einem Klick und schickst den Test an alle deine Kandidat:innen.
Das Beste an Einstellungstests ist, dass du keine Zeit verlierst – weder die der Kandidat:innen noch deine eigen. Mit einem Einstellungstest siehst du sofort, welche Kandidat:innen die nötigen Fähigkeiten haben, um im Einstellungsverfahren weiterzukommen, und für welche das Verfahren zu dem Zeitpunkt endet.
Betrachte den folgenden Datenpunkt: Auf eine offene Stelle kommen durchschnittlich 118 Bewerbungen. Das durchschnittliche Vorstellungsgespräch dauert zwischen 45 und 60 Minuten. Wenn du alle diese Kandidat:innen interviewen würdest, bräuchtest du drei volle Wochen mit 8-Stunden-Schichten für die Beurteilung.
Mit einem Einstellungstest kannst du alle Kandidat:innen ausschließen, die nicht gut passen. Bei denjenigen, die gut geeignet sind, hast du nur die MS-Office-Kenntnisse aus ihrem Lebenslauf überprüft.
Nutzung als Teil deines Einstellungstests
Du wirst nicht nur einen Microsoft-Office-Kenntnistest verwenden – du wirst ihn zusammen mit anderen Tests als Teil deines Testpakets für den Einstellungsprozess einsetzen.
Nehmen wir an, du stellst einen Buchhalter/eine Buchhalterin ein. Es wäre sinnvoll, einen Microsoft-Office Excel-Einstellungstest zu machen – sowohl den Basistest als auch den Test für Fortgeschrittene. Darüber hinaus solltest du aber auch einige andere Fähigkeiten im Rahmen deines Einstellungstests bewerten:
- Prüfung Finanzbuchhaltung (USA: GAAP): Dieser Test hilft dir, die Fähigkeiten von Buchhalter:innen zu bewerten, damit du sicher sein kannst, dass sie die Gesetze, Regeln und Vorschriften kennen, die ihren Beruf ausmachen.
- Mathe-Test für Fortgeschrittene: Dieser Test hilft Ihnen, die mathematischen Fähigkeiten des Bewerbers zu bewerten – jeder gute Buchhalter muss sich in fortgeschrittener Mathematik auskennen.
- Test zum Zahlenverständnis: Bei einem Test zum Zahlenverständnis handelt es sich nicht um einen Mathe-Test, sondern um einen Test zum logischen Denken, bei dem die Fähigkeit der Bewerberinnen und Bewerber bewertet wird, aus Zahlen zu schließen, indem sie Zahlen, Prozentsätze, Tabellen, Diagramme und Schaubilder interpretieren müssen.
- Detailgenauigkeitstest (Text): Du möchtest, dass deine Buchhalterin oder dein Buchhalter detailorientiert ist, damit sie oder er nichts Wichtiges übersieht. Menschen in diesem Beruf haben mit Finanzen, Gesetzen und Vorschriften zu tun, also dürfen sie nicht nachlässig sein.
Beurteilung des Kenntnisstands deiner bestehenden Belegschaft
Du kannst sogar deine Mitarbeiter:innen einen Microsoft-Office-Kenntnistest durchführen lassen. Anhand der Ergebnisse kannst du die aktuellen Lücken in deiner Belegschaft analysieren und einen Schulungsplan erstellen, um diese Lücken zu schließen.
Es ist immer besser zu wissen, wo deinen Mitarbeiter:innen bestimmte Fähigkeiten fehlen, denn dann kannst du einen Plan erstellen, um sie in diesen schwächeren Bereichen zu schulen. Eine Bewertung der Microsoft-Office-Fähigkeiten kann dir dabei helfen.
Arten von Microsoft-Office-Bewertungstests
Wenn es um die Bewertung von Microsoft Office geht, sind ein paar Tests ein Muss, um die Computerkenntnisse zu beurteilen.
Microsoft Excel
Es gibt zwei verschiedene Microsoft-Excel-Tests, die du an deine Kandidat:innen schicken kannst:
- Allgemeiner Microsoft-Excel-Test
- Microsoft-Excel-Test für Fortgeschrittene
Der allgemeine Microsoft-Excel-Test prüft die Fähigkeit des Kandidat:innen, Tabellen zu lesen, allgemeine Berechnungen durchzuführen und Tabellen zu verwenden. Der Test wird verwendet, wenn du folgende Stellen zu besetzen hast:
- Assistent:innen der Geschäftsführung
- Assistent:innen der Geschäftsleitung
Test für deine Kandidat:innen: allgemeiner Microsoft Excel-Test
Der Microsoft Excel-Test für Fortgeschrittene bewertet die Beherrschung von Excel-Tools wie erweiterte Formeln, Berichte und Visualisierungen sowie die Organisation von Daten. Der Test wird verwendet, wenn du folgende Stellen zu besetzen hast:
- Finanzfachleute
- Marketing- und Sales-Fachleute
- C-Level-Personal
- Datenwissenschaftler:innen
- Buchhalter:innen
Test für deine Kandidat:innen: Microsoft Excel-Test für Fortgeschrittene
Microsoft PowerPoint
Der Microsoft-PowerPoint-Test bewertet die kreativen Fähigkeiten der Kandidat:innen und die Fähigkeit, Konzepte zu erstellen und diese in anschauliche Präsentationen umzusetzen. Außerdem werden die technischen Fähigkeiten der Kandidat:innen bewertet, um festzustellen, ob sie effektive Folien oder überzeugende Foliendateien erstellen können und wie gut sie Objekte verwenden.
Du kannst den Test verwenden, wenn du die folgenden Stellen zu besetzen hast:
- Manager:innen für Unternehmensentwicklung
- Berater:innen
- Marketing-Stellen
- Designer:in
Test für deine Kandidat:innen: Microsoft-PowerPoint-Test
Microsoft Outlook (E-Mail-Kenntnisse)
Der Microsoft-Outlook-Test bewertet die Fähigkeiten der Kandidat:innen im Umgang mit Microsoft Office Outlook, der Nutzung von E-Mail-Funktionen in einer Geschäftsumgebung, der Planung von Besprechungen und Terminen sowie der allgemeinen E-Mail-Etikette.
Du kannst den Test verwenden, wenn du die folgenden Stellen zu besetzen hast:
- Persönliche Assistent:innen
- Assistent:innen der Geschäftsleitung
- Rezeptionist:innen
- Kundenbetreuer:innen
- Verkäufer:innen
Test für deine Kandidat:innen: Test der E-Mail-Kenntnisse (Microsoft Outlook)
Microsoft Windows
Der Microsoft-Windows-Test bewertet die Anwendung grundlegender Windows-Konzepte und -Bedienungen, den Umgang mit Dateien im Windows Datei-Explorer und die grundlegende Terminologie von Windows.
Du kannst den Test verwenden, wenn du die folgenden Stellen zu besetzen hast:
- Verwaltungsassistent:innen
- Assistent:innen der Geschäftsleitung
- Rezeptionist:innen
- Manager:innen
Test für deine Kandidat:innen: Microsoft-Windows-Test
Microsoft Word
Der Microsoft-Word-Test bewertet die Fähigkeiten der Kandidat:innen im Umgang mit Microsoft-Word-Funktionen wie Speichern, Sichern, Schließen, Drucken eines Dokuments, Formatieren von Seiten, Verwenden von Bearbeitungswerkzeugen und Fußnoten.
Du kannst den Test verwenden, wenn du die folgenden Stellen zu besetzen hast:
- Persönliche Assistent:innen
- Assistent:innen der Geschäftsleitung
- Werbetexter:innen, Autor:innen und Redakteur:innen
- Werbetreibende
- HR-Manager:innen
Test für deine Kandidat:innen: Microsoft-Word-Test
Finde starke Kandidat:innen mit einem Microsoft-Office-Bewertungstest
Computerkenntnisse sind kein Luxus mehr, sondern ein Muss in der heutigen Geschäftswelt. Und Computerkenntnisse fangen bei den Kenntnissen und Fähigkeiten an, die man braucht, um mit Microsoft Office zu arbeiten.
Einstellungstests helfen dir, die MS-Kenntnisse der Kandidat:innen zu bewerten und unqualifizierte Kandidat:innen aus dem Einstellungsverfahren auszuschließen. Wenn du dir noch unsicher bist, wie du diese Fähigkeiten testen sollst, empfehlen wir dir, unseren Artikel über Tests zu Computerfähigkeiten zu lesen, in dem du mehr erfährst.
