Hoe u goede functiebeschrijvingen schrijft (inclusief sjabloon)

Als recruiter is het uw doel om topkandidaten te vinden, aan te nemen en in te werken. Door de enorme concurrentie tussen verschillende bedrijven is het niet altijd eenvoudig om het beste toptalent te vinden. In dit artikel leest u tips die u kunnen helpen bij het schrijven van betere functiebeschrijvingen - en zorg ervoor dat u tot het einde blijft hangen voor een sjabloon voor functiebeschrijvingen!

Het belang van een goede functieomschrijving

U hebt maar een bepaalde hoeveelheid tijd om de aandacht van kandidaten te trekken met uw functieomschrijving. Wist u dat kandidaten 25,9 seconden besteden aan het lezen van een functieomschrijving en dat ze de neiging hebben om 'de functiebeschrijving snel te lezenin plaats van hem aandachtig te lezen'?

Nu de concurrentie om toptalent steeds heviger wordt, is het belang van een goed geschreven, overtuigende functieomschrijving groter dan ooit. Om hen hierbij te helpen, vertrouwen veel bedrijven op sjablonen of voorbeelden van functiebeschrijvingen om hen te helpen de perfecte functiebeschrijving te schrijven. Hier geven we u meer informatie over hoe u met sjablonen gemakkelijk een overtuigende functiebeschrijving kunt schrijven.

Wat is een sjabloon voor functiebeschrijvingen en waarom hebt u er een nodig?

Laten we beginnen met te definiëren wat een 'functiebeschrijving' is. Functiebeschrijvingen definiëren volledig de reikwijdte van een functie en de vereisten ervan. Functiebeschrijvingen kunnen worden samengevat als onderdeel van een vacaturetekst. Een functiebeschrijving omvat normaal gesproken

• De verantwoordelijkheden van de functie

• De taken die van de werknemer worden verwacht

• De vaardigheden die nodig zijn om de functie efficiënt uit te voeren

Sjablonen voor functiebeschrijvingen nemen een deel van de moeite weg die het structureren en opstellen van een functiebeschrijving met zich meebrengt. Hier zijn slechts enkele van de vele voordelen van het gebruik van een sjabloon voor functiebeschrijvingen:

• Ze helpen u om geschikte kandidaten aan te trekken

• Ze maken precisie en nauwkeurigheid mogelijk bij het beschrijven van de functie

• Sjablonen kunnen worden gebruikt als basis voor het sollicitatiegesprek

• Ze helpen vooroordelen te verminderen

Drie best practices voor het maken van uw sjabloon voor functiebeschrijvingen

Bekijk deze drie beste benaderingen voor het maken van uw sjabloon voor functiebeschrijvingen, die het proces hopelijk gemakkelijker zullen maken:

Voer een functieanalyse uit

Een functieanalyse is een grondig proces waarbij informatie wordt verzameld over de aard van een functie. Dit omvat de verantwoordelijkheden en taken van de kandidaat en de omgeving waarin de werknemer zal werken. Er wordt ook gekeken naar de vaardigheden of competenties die nodig zijn om de functie uit te voeren. Een HR-professional voert dit proces meestal uit en het vormt de basis van uw sjabloon voor functiebeschrijvingen. Lees meer in onze gids over functieanalyses vs. functiebeschrijvingen.

Een HR-functionaris voert meestal een functieanalyse uit door een 'Werknemersgerichte benaderingDit omvat het onderzoeken en analyseren van de eigenschappen die nodig zijn om de functie met succes uit te oefenen. Er zijn een paar categorieën om te onderzoeken:

• Benodigde vaardigheden en bekwaamheden

• Vereiste vaardigheden

• Persoonlijkheidskenmerken die nodig zijn voor de rol

Maak gebruik van een competentiebibliotheek

Een competentiebibliotheek wordt meestal gebruikt om functiebeschrijvingen op basis van competenties op te stellen. Het bevat de kennisgebieden die vereist zijn voor de bedrijfstak van uw bedrijf. Het bevat ook de vereiste rolafhankelijke vaardigheden, de gewenste leiderschapsvaardigheden en het gedrag dat belangrijk is voor de rol.

Competenties in kaart brengen is belangrijk. Het heeft vele voordelen, waaronder het feit dat het helpt bij de aanwervingsbeslissingen van uw bedrijf. Het is nuttig voor opleidingsmogelijkheden en de loopbaanontwikkeling van uw werknemers. En, hoewel veel bedrijven er niet in slagencompetenties volledig in kaart te brengenis in de beste bedrijven elke werknemer volledig op de hoogte van zijn competentielijst. Het biedt een duidelijk concurrentievoordeel bij werving en selectie.

Gebruik een keuzelijst

Keuzelijsten worden gebruikt om waar mogelijk consistentie te behouden bij het opnemen van veelvoorkomende items in de functiesjablonen van uw bedrijf. Door ze te gebruiken in combinatie met uw lijst met competenties is het vaak sneller en eenvoudiger is om functiebeschrijvingen te maken en bij te werken. Dit is een enorm voordeel als het aankomt op het opstellen van een overtuigende functiebeschrijving.

Wat moet een best-practice sjabloon bevatten?

Als u uw eigen sjabloon wilt maken, zijn hier de belangrijkste onderdelen van een goed sjabloon voor functiebeschrijvingen.

Benadruk de juiste functietitel en informatie met trefwoorden

Het is belangrijk om relevante details over de functie op te nemen in uw functiebeschrijving. Denk hierbij aan de titel, functiecode en functiewerkzaamheden.

Bij het schrijven van uw functiebeschrijving moet u er ook rekening mee houden dat veel kandidaten simpelweg zoeken naar de specifieke titels die overeenkomen met hun gewenste rol. Wat betekent dit? Gebruik maken van geschikte trefwoorden voor de titel van uw functie is belangrijk. U moet ze ook gebruiken in de functiebeschrijving, dus probeer dit in te plannen in uw sjabloon.

Ga verder met het functieoverzicht

Een effectieve functieomschrijving moet beginnen met een beknopt overzicht van de functie in één of twee zinnen. Een goed voorbeeld hiervan is deze samenvatting van de functie van Admin & Advice Support Worker, waarin het bedrijf en de functie die ze zoeken netjes worden beschreven:

• Admin & Advice Support Worker - Zacchaeus Project

• Methodistenkerk in Tower Hamlets - Londen E2

• 17.500 pond per jaar

• Parttime, Contract - Tijdelijk op afstand

Het Zacchaeus Project wordt al 21 jaar gerund door Tower Hamlets Methodist Circuit en biedt voornamelijk ondersteuning aan ouderen en hun verzorgers om de gezondheid en het welzijn te verbeteren en sociale uitsluiting in onze lokale gemeenschap tegen te gaan.

We zijn erin geslaagd om voor drie jaar financiering van de National Lottery Community te krijgen om de advies- en begeleidingsverstrekking uit te breiden en te formaliseren. We zijn nu op zoek naar een parttime administratie- en adviesondersteuner om administratieve ondersteuning te bieden aan zowel het Zacchaeus Project als de adviesfunctie.

Het geeft een korte samenvatting van het bedrijf en introduceert vervolgens de functie in de volgende alinea. En het geeft een contextuele achtergrond van de functie. Dit is precies wat de samenvatting van de functie moet bevatten. Om het beste talent aan te trekken, moet u vervolgens kijken naar de evaluatie van de functie, niet alleen in de context van het bedrijf maar ook van het team.

Schets de vereiste kennis, vaardigheden of competenties

Het gebruik van een competentielijst en een sjabloon voor functiebeschrijvingen is nuttig om de kennis of vaardigheden te schetsen die een kandidaat nodig heeft voor een functie. U zult waarschijnlijk ook competenties willen opnemen die van toepassing zijn op de hele organisatie. Hoeveel details moet u opnemen?

Meestal komt u uit op 3 tot 10 competenties in een functiebeschrijving, die een combinatie van technische en gedragsvaardigheden kunnen bevatten.

Dan probeert u misschien ook nog het verschil tussen vaardigheden en competentiesuit te zoeken. Deze kunnen een vergelijkbare betekenis hebben, maar waar vaardigheden meestal verwijzen naar de vaardigheden die een kandidaat heeft, omvatten competenties meestal de kennis die een potentiële werknemer heeft, gecombineerd met zijn vaardigheden.

Beschrijf de werkomstandigheden

U moet altijd een sectie aanwijzen voor de arbeidsomstandigheden op het sjabloon voor de functiebeschrijving, en ze moeten gedetailleerd worden beschreven in de functiebeschrijving.

Als het werken met gevaarlijke materialen deel uitmaakt van de functie, neem dit dan op in de functiebeschrijving. Als de functie hoge fysieke eisen stelt, vermeld dit dan ook. Vermeld ook informatie over de omgeving waarin de succesvolle kandidaten zullen werken.

Vermeld de voordelen van het bedrijf

Uw sollicitanten zijn op zoek naar een verbetering ten opzichte van hun vorige functie, dus het is de moeite waard om een sectie in uw sjabloon te wijden aan de voordelen die de baan en uw bedrijf bieden. Vermeld details zoals:

• Of uw bedrijf gratis lunches aanbiedt

• Het vooruitzicht op bijscholing

• De verzekeringen die uw bedrijf aanbiedt

• De pensioenpakketten die uw bedrijf aanbiedt

Het vermelden van de voordelen van uw bedrijf is ook gunstig voor u, zodat u meer kandidaten kunt aantrekken.

Sjabloon voor functieomschrijving

Als u het wiel liever niet opnieuw uitvindt, vind u hieronder een voorbeeld van een best-practice functiesjabloon dat u in de juiste richting wijst bij het schrijven van uw eigen functiebeschrijvingen.

[Functieomschrijving]

[Formele functietitel].

Rapporteert aan: De [functietitel] rapporteert aan [functietitel of -titels waaraan deze functie rapporteert].

Functieoverzicht: [Een korte, 4 zinnen tellende beschrijving van de functie, hoe succes in de functie eruit ziet en hoe deze past in het bedrijf of de organisatie als geheel].

Verantwoordelijkheden en taken:

• Maak een lijst van de essentiële taken die nodig zijn voor het uitvoeren van de functie in volgorde van belangrijkheid.

• Gebruik volledige zinnen.

• Begin zinnen met werkwoorden.

• Gebruik de tegenwoordige tijd.

• Gebruik geslachtsneutrale taal.

Kwalificaties:

• [Vereist opleidingsniveau].

• [Vereiste ervaring]

• [Voorkeur opleidingsniveau].

• [Gewenste ervaring].

Het proces van het schrijven van een goede functieomschrijving stroomlijnen

De uitdagingen die gepaard gaan met het aannemen van de perfecte kandidaat kunnen vaak overweldigend zijn, vooral als u bedenkt dat een slechte aanwerving een bedrijf tijd en geld kan kosten. Het gebruik van een sjabloon voor een functiebeschrijving is een cruciale stap die het een stuk gemakkelijker maakt en u helpt vooroordelen te vermijden. Gebruik deze gids om u te helpen de juiste werknemer aan te nemen, elke keer weer. En denk er altijd aan om:

• Voer een functieanalyse uit voor de vereiste eigenschappen

• Maak gebruik van een competentiebibliotheek voor uw functiebeschrijvingen

• Gebruik een keuzelijst om te helpen selecteren uit veelvoorkomende items, en

• Gebruik sleutelwoorden om uw functiebeschrijving te optimaliseren

Het schrijven van een overtuigende functiebeschrijving is de sleutel tot het aantrekken van de beste kandidaten, en met een goed sjabloon voor functiebeschrijvingen kan het niet misgaan.