10 avantages à embaucher un assistant virtuel de haut niveau

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Un assistant virtuel (AV) est comme un assistant personnel (AP), mais au lieu d'être physiquement présent dans un bureau, il travaille à distance. Cela signifie qu'il peut être basé n'importe où dans le monde et aider les entreprises dans leurs tâches administratives.

Les assistants virtuels sont devenus populaires (surtout depuis le début de la pandémie de Covid) parce qu'ils sont flexibles et qu'ils coûtent généralement moins cher que l'assistant personnel. Ils sont souvent indépendants ou travaillent pour une agence. Cela signifie qu'ils ont généralement plusieurs clients et qu'ils travaillent soit à un tarif horaire, soit à un tarif fixe.

En engageant un assistant virtuel expérimenté, les entreprises peuvent économiser jusqu'à 78 % de leurs coûts d'exploitation, ce qui représente une somme considérable. La principale raison en est que les assistants virtuels ne facturent que le temps productif, ce qui les aide à tirer le meilleur parti de leurs ressources.

Le marché des assistants virtuels devrait croître encore davantage avec l'augmentation du travail à distance. Les start-ups et petites entreprises emploient plus d'assistants virtuels que des entreprises plus importantes.

L'ensemble des compétences nécessaires pour devenir un assistant virtuel performant est assez large. Les assistants virtuels doivent être capables d'utiliser une série de logiciels professionnels tels que Microsoft Office ou Google Docs. Ils doivent également faire preuve d'un bon sens de l'organisation pour organiser des calendriers et des réunions, et doivent être capables de créer des rapports réguliers.

De nombreuses entreprises utilisent Microsoft Office en conjonction avec Outlook, ce qui signifie qu'un assistant virtuel doit également être capable d'utiliser les fonctions de base et avancées d'Outlook. C'est l'une des raisons pour lesquelles les assistants virtuels devraient passer un test Microsoft Outlook afin de s'assurer que leurs compétences sont à jour.

L'embauche d'un assistant virtuel présente de nombreux avantages, et nous allons nous concentrer sur les 10 principaux. Nous allons également voir pourquoi vous devriez faire passer un test Microsoft Outlook à un assistant virtuel potentiel si vous en envisagez l'embauche.

Nous allons tout d'abord vous donner un aperçu rapide de ce que fait un assistant virtuel et des tâches pour lesquelles il peut vous aider, puis nous verrons comment une évaluation des compétences comprenant le test Microsoft Outlook de TestGorilla peut vous aider à embaucher plus rapidement et avec moins de stress.

Que fait un assistant virtuel (AV) ?

Chaque organisation, quelle que soit sa taille, a des tâches opérationnelles et administratives quotidiennes à accomplir pour que tout se passe bien. Lorsqu'une entreprise commence à se développer, il devient difficile de maîtriser ces tâches, et c'est à ce moment-là que des erreurs commencent à être commises.

Au lieu d'avoir plusieurs employés qui jonglent avec de multiples tâches administratives, il est donc préférable d'engager une seule personne pour les accomplir toutes.

Malheureusement, l'embauche d'une personne à temps plein n'est pas une option pour de nombreuses petites entreprises qui n'ont pas les moyens financiers nécessaires. La solution consiste à employer un assistant virtuel à temps partiel pour alléger la charge.

Les assistants virtuels jouent le même rôle qu'un assistant de direction, sauf qu'ils travaillent à distance au lieu d'être physiquement présents dans votre bureau.

Bien que les missions diffèrent en fonction de la personne qui les emploie, les AV traitent généralement les appels téléphoniques et les e-mails, organisent les déplacements et les rendez-vous, et s'occupent d'autres tâches en fonction des besoins. La liste ci-dessous comprend les tâches générales courantes qu'un assistant virtuel peut entreprendre :

  • Activités de soutien administratif et de bureau

  • Tâches de réceptionniste

  • Réponses et filtrage des e-mails

  • Traitement de texte, utilisation de feuilles de calcul et création de présentations

  • Organisation de dossiers dans le cloud.

  • Recherche sur Internet

  • Saisie de données

Certains assistants virtuels se spécialisent dans des domaines spécifiques, tels que la comptabilité, les médias sociaux ou la création de contenu, tandis que d'autres proposent des services administratifs plus généraux. Si vous êtes à la recherche d'un assistant virtuel, il est important de déterminer le type d'AV dont vous avez besoin avant de commencer.

Les 10 principaux avantages à embaucher un assistant virtuel

Si vous n'êtes pas certain que l'embauche d'un assistant virtuel conviendrait à votre organisation, nous avons rassemblé ici les 10 principaux avantages à embaucher d'un AV.

1. Rentabilité

Les assistants virtuels à temps plein coûtent cher et vous devez leur fournir un bureau physique pour qu'ils puissent faire leur travail. Si votre entreprise est entièrement à distance, cela pose encore plus problème.

Les assistants virtuels disposent déjà d'un bureau, chez eux ou dans un espace de co-working, . Vous n'avez donc pas à vous soucier de fournir du matériel de bureau.

2. Gain de temps

Le temps c’est de l’argent, et on en manque constamment. En faisant appel à un assistant virtuel, vous vous libérez des tâches administratives courantes, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de vous concentrer sur le développement de votre entreprise.

3. Embauche dans le monde entier

Si vous embauchez un assistant administratif pour un bureau physique, vous ne pouvez employer que des personnes qui habitent à proximité de votre bureau.

Ces personnes ne sont peut-être pas les mieux adaptées au poste, mais vous finirez peut-être par les embaucher quand même parce que vous avez désespérément besoin d'aide.

Si vous choisissez plutôt d'engager un assistant virtuel, vous aurez l'embarras du choix sur. Comme ils travaillent à distance, ils ne sont pas limités par la proximité géographique de votre bureau, et vous pouvez donc finir par trouver le candidat idéal à l'autre bout du monde.

4. Rémunération à la tâche

Les assistants virtuels vous facturent soit le nombre d'heures qu'ils travaillent, soit l'étendue du travail demandé. Vous les payez pour leur temps productif, et non pour le temps passé en pause, etc.

Il existe également des sociétés d'assistants virtuels qui proposent des services professionnels d'AV dans des forfaits mensuels adaptés aux besoins de leurs clients.

Ce rapport coût-efficacité est l'une des principales raisons pour lesquelles les petites entreprises et les start-ups choisissent de faire appel à des AV.

5. Développement de votre présence en ligne

Toutes les entreprises devraient avoir une présence en ligne, qu'il s'agisse d'un site web, Twitter, Facebook, Instagram ou LinkedIn.

Ces plateformes doivent être régulièrement mises à jour, ce qui prend du temps. Si vous avez plusieurs comptes de médias sociaux, ce temps est démultiplié.

Vous vous demandez peut-être si cela vaut vraiment la peine de poster régulièrement, mais saviez-vous que 50 % des utilisateurs d'Instagram déclarent avoir cliqué sur le site web d'une marque après avoir vu l'une de leurs Insta Stories ? Vous ne pouvez vraiment pas vous permettre d'ignorer les canaux numériques, mais il est indéniable que les tenir à jour est une tâche difficile.

C'est là qu'un assistant virtuel entre en jeu. Il peut créer et organiser des posts à publier sur vos médias sociaux à des heures programmées, ce qui vous évite de vous soucier de cette tâche.

6. Rapports réguliers

Lorsque vous travaillez avec un assistant virtuel, vous constatez qu'il vous fournit généralement un rapport hebdomadaire sur les tâches qu'il a accomplies au cours de la semaine.

Ces rapports vous permettent de savoir combien de temps chaque tâche a pris, ce qui vous aide à hiérarchiser budgets et missions.

Si vous faites appel à une société d'assistants virtuels, certaines disposent de portails en ligne auxquels vous pouvez accéder à tout moment. Cela vous permet de voir sur quoi votre assistant travaille actuellement.

7. Travail de haute qualité

Les assistants virtuels étant des entrepreneurs indépendants, ils savent que leur réputation et leur succès dépendent de leur productivité et de la valeur ajoutée qu'ils apportent à leurs clients.

Les assistants virtuels professionnels s'efforcent d'atteindre un haut niveau de performance et ne souffrent pas des distractions d'un assistant salarié typique, comme les conversations avec les collègues ou la recherche d'un nouvel emploi.

Saviez-vous que sur une journée de travail de huit heures dans un bureau, , seules trois heures de travail productif sont effectuées? C'est une raison supplémentaire d'engager des travailleurs à distance lorsque c'est possible.

8. Opérations rationalisées

Parce que les assistants virtuels sont des experts en technologie et qu'ils ont une grande expérience de différents logiciels, ils peuvent vous aider à améliorer les processus et les services de votre bureau afin d’en améliorer la qualité. Ils utilisent des astuces qui permettent de gagner du temps et l'automatisation pour accélérer les choses et, de manière générale, les faire mieux fonctionner.

Un exemple est la mise en place de règles de messagerie dans Microsoft Outlook pour organiser les e-mails de manière automatique (). De nombreux assistants virtuels ont l'expérience de Microsoft Outlook et savent donc comment mettre en place les meilleurs raccourcis.

9. Service clientèle 24/7

Les heures d'ouverture traditionnelles de 9 heures à 17 heures ne suffisent plus dans ce monde connecté. Avoir un site web ou une boutique de e-commerce signifie être disponible pour des clients situés dans des fuseaux horaires différents, partout dans le monde.

Lorsque ceux-ci vous contactent, ils attendent une réponse rapide. Ce n'est pas possible avec une seule personne qui s'occupe du service clientèle. Elle doit dormir, manger et avoir une vie en dehors du travail.

En externalisant le service clientèle à un assistant virtuel dans un autre fuseau horaire, éveillé pendant que votre partie du monde est endormie, vous pouvez gérer le service clientèle 24/7.

Vous pouvez également trouver des sociétés d'assistants virtuels qui mettront en place une équipe d'assistants virtuels travaillant 24 heures sur 24 pour vous, ce qui signifie que vous aurez la certitude que les besoins de vos clients sont satisfaits quelle que soit l'heure de la journée.

10. Augmentation ou réduction d'échelle

Les assistants virtuels étant hautement qualifiés, ils peuvent généralement prendre en charge la charge de travail avec une supervision minimale de votre part. Ceci est crucial lorsque votre entreprise traverse une période de forte activité et que vous devez concentrer vos efforts ailleurs.

Un autre avantage est leur flexibilité lorsqu'il s'agit d'augmenter ou de diminuer leurs heures. De nombreuses marques connaissent des périodes de forte activité, mais aussi des périodes plus calmes, et le fait d'avoir un assistant virtuel signifie que vous pouvez moduler son travail en fonction des besoins de l'entreprise.

Bien entendu, cela dépend des autres clients de l'assistant et de la quantité de travail que l'assistant virtuel souhaite assumer. Si vous avez l'intention d'augmenter ou de réduire régulièrement le nombre d'heures de travail d'un assistant virtuel, vous pouvez envisager de faire appel à une société ou à une agence d'assistants virtuels plutôt qu'à un travailleur indépendant.

Qu'est-ce que le test Microsoft Outlook et pourquoi devriez-vous l'utiliser ?

Si votre entreprise utilise Microsoft Office suite et Outlook, il peut être utile de faire passer un test Microsoft Outlook aux candidats à un poste d'assistant virtuel.

Le test Compétence en matière de courrier électronique (Microsoft Outlook) de TestGorilla vous permettra de voir quels candidats maîtrisent les communications internes et externes à l'aide d'Outlook.

Le test Microsoft Outlook évalue la compréhension par les candidats des fonctionnalités de base de la messagerie électronique. Il évalue également leur capacité à utiliser Outlook pour collaborer avec d'autres personnes et gérer leur flux de travail.

Les candidats qui passent le test Microsoft Outlook sont également évalués pour savoir s'ils peuvent rédiger des e-mails professionnels appropriés en respectant l'étiquette propre aux e-mails. Cette compétence est souvent négligée dans de nombreuses fonctions, mais elle est importante pour une communication harmonieuse et respectueuse avec les collègues et les clients.

Les candidats qui obtiennent d'excellents résultats à ce test Microsoft Outlook sont également capables d'utiliser les principales caractéristiques et fonctions d'Outlook pour rationaliser le traitement des e-mails et maintenir les meilleures pratiques.

Si vous décidez d'utiliser des tests basés sur les compétences au lieu de perdre votre temps précieux à examiner des centaines de CV, vous travaillerez plus intelligemment au lieu de travailler plus dur.

Vous donnez également aux meilleurs talents une chance de briller et d'exceller sur un pied d'égalité, parce que les tests basés sur les compétences encouragent la diversité et réduisent les préjugés à l'embauche.

Chez TestGorilla, nous pensons que le recrutement basé sur les compétences est l'avenir du recrutement . C'est un moyen plus intelligent, plus juste , et plus rapide de trouver des candidats ayant les compétences que vous recherchez. Tout cela en utilisant simplement le test Microsoft Outlook.

Comment construire une évaluation autour du test Microsoft Outlook avec TestGorilla

Alors que le test Microsoft Outlook vous indiquera quels candidats excellent dans l'utilisation du logiciel, il ne vous dira rien d'autre à leur sujet s'il est utilisé comme un test indépendant.

Nous recommandons de construire une évaluation autour du test Microsoft Outlook afin de mieux comprendre les forces et les faiblesses du candidat, tant sur le plan technique que sur celui des compétences humaines. Si vous souhaitez en savoir plus sur la différence entre les tests et les évaluations, notre guide pratique vous éclairera.

Vous pouvez construire une évaluation en utilisant jusqu'à cinq tests pertinents, que vos candidats passeront en une seule fois. En fonction des tests que vous choisissez dans la bibliothèque de tests TestGorilla , cette vision plus large des candidats vous donne un meilleur aperçu de leur façon de penser et de travailler, ainsi que de leurs traits de personnalité.

Pour obtenir les meilleurs résultats, les évaluations doivent être effectuées au tout début du processus d'embauche. Vous n'avez ainsi plus besoin d'examiner les CV et vous pouvez organiser des entretiens avec les candidats qui obtiennent de bons résultats, sachant qu'ils possèdent les compétences techniques et générales requises.

Si vous ne savez pas quels tests combiner avec un test Microsoft Outlook, nous vous proposons quelques suggestions ci-dessous :

Le test Attention aux détails (textuel) est un complément utile au test Microsoft Outlook. Il teste la vigilance des candidats en leur demandant d'examiner les informations écrites présentées et d'identifier les erreurs, les omissions ou les incohérences dans le texte.

La plupart des postes requièrent un bon niveau de raisonnement et de langage, c'est pourquoi le test Raisonnement verbal peut être utilisé pour évaluer les compétences analytiques des candidats par le biais du langage.

Si votre langue principale ou celle de vos clients est l'anglais, il est essentiel que vous embauchiez un assistant virtuel dont la langue maternelle est l'anglais. Évaluez cette compétence avec les tests Anglais de TestGorilla, couplés au test Microsoft Outlook si votre langue de travail est l'anglais et que vous recrutez un assistant virtuel à distance, ou si vous avez besoin qu'il communique avec des clients en anglais.

Les assistants virtuels doivent également avoir des compétences sur Microsoft Windows. Découvrez plus en détail les compétences intermédiaires Microsoft Windows les plus demandées dans notre article de blog, et jetez un coup d'œil à notre test Microsoft Windows pour voir s'il peut être un complément utile au test Microsoft Outlook.

Et ensuite ?

Les assistants virtuels ont de nombreuses compétences et sont capables d’utiliser plusieurs outils pour vous aider à rationaliser et à automatiser vos tâches de bureau. Nous avons examiné les différentes façons dont les assistants virtuels peuvent bénéficier à votre organisation, mais il est essentiel que vous embauchiez le bon pour le travail.

Si vous utilisez Outlook, il est vital que votre assistant obtienne de bons résultats à une évaluation, comme le test de compétences Outlook de TestGorilla, car Outlook possède de nombreuses fonctions avancées qui permettent de gagner du temps et qui bénéficieront à votre entreprise.

Chez TestGorilla, nous sommes très enthousiastes à l'idée que le recrutement basé sur les compétences soit l'avenir de l’embauche, et nous voulons vous aider à trouver des candidats de rêve pour vos postes à pourvoir. Trouvez votre prochain assistant virtuel avec l'aide de notre test Microsoft Outlook combiné à d'autres compétences techniques et humaines dans une évaluation personnalisable.

Pour essayer les outils d'évaluation de candidats de TestGorilla, commencez votre essai gratuit aujourd'hui et libérez vous et vos candidats de l'injustice et de l'inexactitude du CV.

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