Du bist auf der Suche nach Verwaltungsassistent:innen? Da diese Funktion für die Abläufe in deinem Unternehmen unerlässlich ist und dafür sorgt, dass Tag für Tag alles reibungslos abläuft, ist die Einstellung der richtigen Person entscheidend. Deine Verwaltungsassistent:innen tragen dazu bei, dass die Abläufe in deinem Büro reibungslos funktionieren, und die Person, die du einstellst, benötigt die richtigen Softwarekenntnisse.
Wenn du Kandidat:innen einstellst,die nicht über die erforderlichen Softwarekenntnisse verfügen, kann das unerwartete Probleme mit sich bringen. Es kann nicht nur die Harmonie im Büro stören, sondern auch zu Unruhe unter deinen Teammitgliedern führen.
Wie wichtig sind Softwarekenntnisse für Verwaltungsassistent:innen, und welche Softwarekenntnisse sind erforderlich? Finde es hier heraus!
Warum Softwarekenntnisse für Verwaltungsassistent:innen wichtig sind
Softwarekenntnisse sind für Verwaltungsassistent:innen aus verschiedenen Gründen wichtig. In Anbetracht der Tatsache, dass in praktisch jedem Job ein grundlegendes Verständnis für bestimmte Software erforderlich ist, wird klar, dass diese Kenntnisse auch für die Arbeit als Verwaltungsassistent:in wichtig sind.
Von der Personalverwaltung bis hin zur Umsetzung von Unternehmensstrategien benötigen professionelle Verwaltungsmitarbeiter:innen Software, die verschiedene Aufgaben optimiert. Sie sind auf Software angewiesen – nicht nur, um Aufgaben effizienter zu erledigen, sondern auch, um menschliche Fehler bei der Erledigung von Aufgaben zu reduzieren.
Wenn du dazu noch bedenkst, dass sich Software und Programme ständig ändern, wird dir klar, warum Softwarekenntnisse für Verwaltungsassistent:innen unglaublich wichtig sind. Und wenn wir schon dabei sind: Die Fähigkeit, neue Software zu verstehen und ihre Funktionsweise zu erlernen ist genauso wichtig, wenn nicht sogar noch wichtiger.
Auf welche Softwarekenntnisse solltest du bei Verwaltungsassistent:innen achten?
Mit Blick auf die Bedeutung von Softwarekenntnissen für Verwaltungsassistent:innen stellen wir dir hier ein paar der Softwarekenntnisse vor, auf die du bei der Personalsuche achten solltest. Jede Software ist aus anderen Gründen wichtig und trägt auf unterschiedliche Weise zum reibungslosen Ablauf in deinem Unternehmen bei.
Microsoft Outlook
Wie gut kennen sich deine Kandidat:innen mit Microsoft Outlook aus? Erfolgreiche Kandidat:innen werden mit den Kund:innen und Stakeholders deines Unternehmens kommunizieren und ihnen Tag für Tag Unternehmensinformationen schicken. Aus diesem Grund sind Kenntnisse in Microsoft Outlook unerlässlich.
Die MS-Outlook-Software macht Kommunikation einfach und effizienter. Um sie kompetent einzusetzen und organisiert zu bleiben, sollten deine Kandidat:innen mit den zahlreichen Funktionen vertraut sein.
Microsoft Word
Verfasst dein Unternehmen Dokumente oder Briefe, die an Kund:innen geschickt werden? Die Verwaltungsassistent:innen, die du einstellst müssen Microsoft Word beherrschen, um Unternehmensdokumente zu erstellen, zu bearbeiten und zu formatieren. Kenntnisse in Microsoft Word sind für Verwaltungsassistent:innen sehr wichtig.
Wie Microsoft Outlook bietet auch MS Word zahlreiche Funktionen, mit denen potenzielle Verwaltungsassistent:innen vertraut sein sollten und die das Erstellen und Bearbeiten wichtiger Dokumente erleichtern.
Microsoft Excel
Die Durchführung einfacher Berechnungen kann eine tägliche Aufgabe in deinem Unternehmen sein. Microsoft-Excel-Kenntnisse sind dafür unerlässlich. Können deine Kandidat:innen grundlegende Berechnungen mit Microsoft Excel durchführen und die Tabellenkalkulationen effizient nutzen?
Es gibt einige grundlegende Funktionen von MS Excel sowie einige erweiterte Optionen, die für die täglichen Abläufe in deinem Unternehmen entscheidend sein können. Kandidat:innen sollten über das richtige Maß an MS-Excel-Kenntnissen verfügen, damit dein Unternehmen effektiv arbeiten kann.
Microsoft Windows
Möglicherweise verwendet dein Unternehmen Microsoft Windows für eine ganze Reihe von Aufgaben oder Projekten. Wenn das der Fall ist, können deine Kandidat:innen diese Software zu nutzen?
Verwaltungsassistent:innen mit erstklassigen Microsoft-Windows-Kenntnissen können dafür sorgen, dass die Abläufe in deinem Unternehmen Tag für Tag reibungslos funktionieren. Die beliebte Software trägt auch zum effizienten Betrieb deines Unternehmens bei, und genau hier können hervorragende Softwarekenntnisse die Produktivität steigern.
Microsoft PowerPoint
Microsoft-PowerPoint-Kenntnisse können für die Erstellung von Präsentationen wichtig sein. Deine Kandidat:innen sollten mit den zahlreichen Funktionen der Software vertraut sein, damit sie ihre Ideen den Stakeholdern und Mitarbeiter:innen effizient präsentieren können.
Wie Microsoft Word kann auch MS PowerPoint hilfreich sein, um Dokumente zu erstellen und Informationen mit deinem Unternehmen zu teilen. Sind die Kandidat:innen in der Lage, diese Software zu nutzen, um zu kommunizieren und neue Ideen zu präsentieren?
E-Mail-Kenntnisse (Gmail)
Gmail ist für die Kommunikation mit Kund:innen und anderen Mitarbeiter:innen in deinem Unternehmen unerlässlich. Kandidat:innen sollten die Grundlagen der Gmail-Kommunikation für den Geschäftsbetrieb verstehen.
Können deine Kandidat:innen Gmail für geschäftliche Kommunikationszwecke nutzen, und sind sie mit den zahlreichen Funktionen vertraut? Sie sollten in der Lage sein, die Software problemlos zu nutzen, und genau wissen, wie sie funktioniert.
Wie kannst du die Softwarekenntnisse deiner Verwaltungsassistent:innen bewerten?
Die beste Möglichkeit, um herauszufinden, ob Verwaltungsassistent:innen über die passenden Softwarekenntnisse verfügen, ist ein Kompetenztest. Zuverlässige Plattformen für das Überprüfen von Kenntnissen wie TestGorilla bieten eine große Auswahl an Kompetenztests – von Microsoft Windows bis hin zu E-Mail-Kenntnissen in Outlook oder Gmail.
Im Folgenden findest du einige Kompetenztests, die über die TestGorilla-Plattform verfügbar sind, und Angaben dazu, was konkret überprüft wird. Mit diesen Tests kannst du die Softwarekenntnisse deiner potenziellen Verwaltungsassistent:innen ganz einfach einschätzen und deine endgültige Einstellungsentscheidung treffen.
Kompetenztest zu Microsoft Outlook
Der Kompetenztest zu Microsoft Outlook überprüft die Softwarekenntnisse und E-Mail-Fähigkeiten deiner Kandidat:innen. Neben dem sicheren Umgang mit Microsoft Outlook wird auch getestet, wie gut die Kandidat:innen virtuelle Meetings und Termine bewältigen und ihren Workflow verwalten können.
Kompetenztest zu Microsoft Word
Kandidat:innen, die den Kompetenztest zu Microsoft Word absolvieren, werden auf ihre Fähigkeit geprüft, Dokumente zu erstellen, zu öffnen, zu speichern, zu schützen und zu drucken sowie zu bearbeiten, zu formatieren und Tabellen, Seitenzahlen und Fußnoten zu verwenden. Mit diesem Test kannst du herausfinden, ob deine Verwaltungsassistent:innen über die von dir gesuchten Microsoft-Word-Fähigkeiten verfügen.
Kompetenztest zu Microsoft Excel (fortgeschritten)
Die erweiterten Microsoft-Excel-Kenntnisse deiner Kandidat:innen kannst du mit dem Kompetenztest zu Microsoft Excel (fortgeschritten) überprüfen. Finde heraus, wie kompetent potenzielle Verwaltungsassistent:innen Excel-Formeln nutzen, Tabellenkalkulationen einsetzen, Berichte erstellen und Daten analysieren, um Schlussfolgerungen zu ziehen.
Kompetenztest zu Microsoft Windows
Mit diesem Kompetenztest zu Microsoft Windows kannst du ganz einfach die Microsoft-Windows-Softwarekenntnisse deiner Kandidat:innen testen. Finde heraus, wie gut Kandidat:innen die grundlegenden Funktionen von Windows nutzen können und ob sie mit Dateien im Windows-Datei-Explorer umgehen und ihre Microsoft-Windows-Kenntnisse in einer Arbeitsumgebung anwenden können.
Kompetenztest zu Microsoft PowerPoint
Möglicherweise müssen deine Verwaltungsassistent:innen eine PowerPoint-Präsentation erstellen und dabei bestimmte Microsoft-PowerPoint-Softwarekenntnisse nutzen. Der Kompetenztest zu Microsoft PowerPoint überprüft, ob sie die entscheidenden PowerPoint-Funktionen dazu kennen. Außerdem werden die Fähigkeiten deiner Kandidat:innen beim Erstellen effektiver Präsentationsfolien analysiert.
Kompetenztest zu E-Mail-Software (Gmail)
Mit dem Kompetenztest zu Gmail-Software kannst du herausfinden, wie gut sich Kandidat:innen mit der Software auskennen. Von der E-Mail-Etikette über die Verwendung von Google-Kalendern bis hin zur Verwaltung von Terminen über Gmail – der Test zeigt dir, ob potenzielle Verwaltungsassistent:innen Gmail in der Arbeitsumgebung nutzen können.
Welche Vorteile haben Kompetenztests zur Bewertung der Softwarekenntnisse?
Der Einsatz von Kompetenztests zur Bewertung der Softwarekenntnisse von Verwaltungsassistent:innen hat mehrere Vorteile. Vielleicht bist du bei Kandidat:innen unschlüssig, die möglicherweise nur ein paar Trainingseinheiten brauchen, um sich einzuarbeiten. Mit einem Kompetenztest kannst du einschätzen, wie viel Wissen ihnen fehlt und wie viel Training nötig ist, damit sie die Aufgaben kompetent ausführen können.
Weitere Vorteile von Kompetenztests zur Bewertung der Softwarekenntnisse von Verwaltungsassistent:innen:
- Deutlich weniger Zeitaufwand für die Personalsuche. Mit ein paar dieser Software-Kompetenztests kannst du automatisch die Kandidat:innen herausfiltern, die nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen.
- Gewissheit, dass Kandidat:innen wirklich über die angegebenen Fähigkeiten verfügen. Mithilfe von Software-Kompetenztests kannst du überprüfen, ob deine Kandidat:innen tatsächlich die Fähigkeiten haben, die sie in ihrem Lebenslauf angeben. So kannst du teure Fehlbesetzungen vermeiden. Bedenke, dass 85 % der Kandidat:innen in ihrem Lebenslauf flunkern.
- Möglichkeit, eine Reihe bestimmter Softwarekenntnisse zu überprüfen. Wenn deine Verwaltungsassistent:innen fundierte Kenntnisse zu verschiedenen Softwareprogrammen mitbringen müssen, ist ein Kompetenztest ideal, um zu prüfen, ob sie die jeweilige Software beherrschen. Für bestimmte Softwarekenntnisse gibt es zudem verschiedene Bewertungsstufen, wie zum Beispiel den Excel-Test für Fortgeschrittene. Wähle das für die Stelle erforderliche Kompetenzniveau aus, und finde heraus, ob Kandidat:innen dieses erfüllen.
- Vermeidung unbewusster Vorurteile bei der Einstellungsentscheidung. Du kannst deine Einstellungsentscheidungen auf die Ergebnisse zuverlässiger Daten stützen, die das untermauern, was du über die Kandidat:innen aus dem Vorstellungsgespräch weißt. Begründe deine Entscheidung, welche Personen in die nächste Runde kommen, auf den jeweiligen Softwarekenntnissen statt auf einem „Bauchgefühl“.
Wirf einen Blick auf die verschiedenen Software-Kompetenztests von TestGorilla, und nutze sie, um die besten Kandidat:innen für deine Stelle zu finden.
