Rekruterings-KPI's: 13 van de belangrijkste KPI's voor het meten van succes

Verschillende rollen vereisen verschillende vaardigheden. Maar een vaardigheid maakt het verschil, ongeacht uw functie: de drive om uzelf te verbeteren.

Zelfactualisatie vereist dat u uw acties analyseert, u uw sterke en zwakke punten identificeert en een strategie ontwikkelt om het beste uit beide te halen.

Maar hoe doet u dat op de werkplek? Hoe meet u succes in recruitment?

Hiring managers en mensen in een recruitmentfunctie moeten hun werkproces net zo goed kwantificeren en evalueren als ieder ander. Hier komen Key Performance Indicators (KPI's) om de hoek kijken.

KPI's zijn een reeks kwantificeerbare metingen die worden gebruikt om de voortgang naar een beoogd resultaat aan te geven. Ze stellen u in staat om de activiteit van een individu, een afdeling of zelfs een hele organisatie te volgen. Hoe dichter de indicatoren bij de geplande waarden liggen, hoe beter.

Het gebruik van een set KPI's zal u helpen om de obstakels tussen je bedrijf en de doelstellingen nauwkeuriger te identificeren en om ze doelmatig aan te pakken. Het is cruciaal voor elke bedrijfseigenaar om de voordelen van het gebruik van KPI-systemen te begrijpen.

Wat zijn KPI's in werving en selectie?

Recruitment KPI's zijn specifieke meetgegevens die zijn ontworpen om de doelmatigheid van het wervingsproces en de mensen in een wervingsfunctie te berekenen en te evalueren. Ze vertegenwoordigen de doelstellingen van uw bedrijf en leveren de gegevens die u helpen te begrijpen waar u momenteel staat, wat u moet verbeteren en welke stappen u moet volgen om uw doelen te bereiken.

KPI's worden meestal gepresenteerd als percentages, ratio's of losse cijfers zodat ze gemakkelijk te interpreteren zijn. Ze bieden waardevolle inzichten in de belangrijkste wervingsactiviteiten, zoals het personeelsverloop en de tevredenheid van kandidaten.

Elke wervingsrol kan nauwkeuriger worden gemeten met bepaalde KPI's. Zo kunnen wervingsmanagers bijvoorbeeld gebruik maken van time-to-hire-indicatoren om hun prestaties op het werk te evalueren, terwijl recruiters wellicht meer baat hebben bij het evalueren van de kwaliteit van de aanwervingen.

Door de evaluatieresultaten van alle onderdelen van het wervings- en selectieproces te combineren, krijgt u een duidelijker beeld van wat u kunt verbeteren en hoe. KPI's zijn niet zomaar getallen, maar indicatoren die cruciale inzichten verschaffen in de sterke en zwakke punten van uw wervingsstrategie.

KPI's kunnen u bijvoorbeeld laten zien welke bronnen u consistent voorzien van kandidaten van hoge kwaliteit, zodat u uw werving kunt strategiseren en prioriteren.

KPI's vs Metrics

KPI's en metrics worden vaak door elkaar gebruikt. Ze zijn echter heel verschillend. Hoewel beide kwantificeerbare metingen zijn, dienen ze verschillende doelen.

Alle KPI's zijn ook metrics, maar niet alle metrics zijn KPI's. Maakt dat het duidelijker? Nee? Laten we dan meer in detail treden.

Wat KPI's anders maakt, is dat ze altijd gekoppeld zijn aan een specifiek doel. Terwijl metrics een bepaald proces of een bepaalde actie meten, tonen KPI's de vooruitgang van uw bedrijf naar een bepaald doel. Daarom kunnen ze worden gebruikt voor strategische besluitvorming.

Hier is een voorbeeld: Uw wervingsdoelstelling is om het aantal nieuwe aanwervingen van hoge kwaliteit tegen het einde van het jaar met 30% te verhogen. Als u het aantal sollicitanten voor een nieuwe vacature ziet, krijgt u geen relevante informatie over hoe u uw wervingsproces kunt verbeteren om uw doel te bereiken. Het is een wervingsmeting, maar geen KPI.

Het aantal gekwalificeerde kandidaten dat door de eerste screening komt, kan u echter wel nuttige gegevens verschaffen. Voeg de KPI voor doelmatigheid van de wervingsbron toe en u heeft al genoeg om te gebruiken als een solide basis voor uw verbeterstrategie.

Een ander belangrijk verschil tussen KPI's en metrics is het niveau van perspectief. KPI's vertegenwoordigen bedrijfsdoelstellingen die verbonden zijn met verschillende afdelingen. Metrics zijn indicatoren van een lager niveau en hun perspectief is gericht op een specifiek bedrijfsgebied.

Waarom zijn recruitment KPI's belangrijk?

KPI's zijn onmisbare hulpmiddelen voor het volgen van prestaties, ontworpen om het wervingsproces zo waardevol mogelijk te maken voor uw organisatie. Het vaststellen van wervingsdoelen is slechts de eerste stap - u moet evalueren wat werkt en wat niet, en daar zijn KPI's voor ontworpen.

Gegevens zijn cruciaal voor het vinden van talent. De zakelijke sociale mediagigant LinkedIn meldt dat talentacquisitieteams met een goed ontwikkelde analyse twee keer meer kans hebben om hun aanwervingsinspanningen te verbeteren en drie keer meer kans hebben om lagere kosten te zien. Een datagestuurde aanpak kan u helpen uw fouten en vooroordelen te identificeren en een wervingsproces te ontwikkelen dat er niet door wordt gehinderd.

Maar datagedreven verbetering gaat niet alleen over het verzamelen van zoveel mogelijk statistieken. Het gaat ook over het in kaart brengen van de inspanningen van uw team om specifieke doelen te bereiken en het maken van de juiste meetgegevens om eventuele problemen te beoordelen en aan te pakken. Dit is wat KPI's zijn en waarom ze belangrijk zijn.

Er zijn nog andere redenen waarom wervings-KPI's nuttig zijn:

• Ze zijn digitaal, waardoor het mogelijk is om grote hoeveelheden gegevens te verzamelen en te verwerken

• Ze geven prestaties op een duidelijke manier weer

• Ze geven inzicht in de ervaringen van kandidaten

• Ze kunnen gebruikt worden om realistische benchmarks vast te stellen

Top dertien belangrijkste recruitment KPI's

We hebben een lijst samengesteld van de top dertien belangrijkste KPI's in recruitment, die hieronder stuk voor stuk worden besproken. Deze KPI's kunnen worden onderverdeeld in vier gebieden van het wervingsproces: sollicitatie, indienstneming, kosten en afwijzing.

Sollicitatie KPI's

Sollicitatie-indicatoren meten wat er gebeurt tijdens de eerste fasen van het wervingsproces. De sollicitatiefase wordt vaak gezien als passief omdat werkgevers meestal wachten tot sollicitanten reageren op vacatures. U kunt in deze fase echter veel doen om ervoor te zorgen dat u de juiste kandidaat aantrekt en uiteindelijk aanneemt.

1. Doelmatigheid van inhuurbronnen

Om ervoor te zorgen dat u investeert in de beste bronnen van talent en uw inhuurkosten minimaliseert, moet u uw doelmatige KPI voor inhuurbronnen bijhouden. Dit is vooral nuttig als u een groot bedrijf heeft dat veel mensen aanwerft of op regelmatige basis.

Het evalueren van uw wervingsbronnen vereist een paar eenvoudige stappen:

1. Maak een nieuwe spreadsheet

2. Voer in de eerste kolom de namen en functies in van een statistisch significant aantal van uw laatste aanwervingen

3. Voer in de tweede kolom het type bron van elke kandidaat in (vacaturebank, carrieresite, personeelsverwijzing, sociale media, gesponsorde advertenties, enz.)

4. Voer in de derde kolom de naam van het specifieke platform in voor meer specifieke inzichten

Als u de gegevens eenmaal heeft georganiseerd, is het tijd om naar patronen te zoeken. Waar komen de meeste werknemers vandaan? En waar komen de beste werknemers vandaan?

Als u trends in de doelmatigheid van aannamebronnen heeft bevestigd, kunt u uw inspanningen op die platforms richten. U kunt de gegevens ook gebruiken om te analyseren waarom sommige ondoelmatige bronnen niet werken zoals gepland.

Zet u het merk van uw bedrijf gemakkelijker neer op sociale media dan in vacatures? Wat kunt u doen om dat te veranderen?

2. Time to hire

Time to hire (niet verwarren met time to fill, dat is een andere KPI) is nauw verbonden met de klantervaring en meet het sollicitatieproces vanuit het perspectief van de kandidaat. Het gaat om de gemiddelde tijd tussen het moment waarop een sollicitatie wordt ontvangen en het moment waarop het aanbod wordt geaccepteerd.

Hoe lang duurt het om een kandidaat te selecteren, te interviewen en aan te nemen? Met welke tegenslagen werd u geconfronteerd toen het langer duurde dan gemiddeld?

Uit onderzoek van LinkedIn uit 2021 blijkt dat sommige sectoren tot 49 dagen nodig hebben om een nieuwe werknemer aan te werven. Lang doen over het invullen van vacatures kan uw bedrijf een fortuin kosten. Het kan ook de kwaliteit van je kandidaten verminderen omdat toptalent kan afhaken bij een langdurig proces.

Zoek naar manieren om de tijd die uw organisatie nodig heeft om mensen aan te nemen te verkorten. Duurt uw screeningproces bijvoorbeeld te lang? Dit is vooral het geval wanneer er een toevloed aan kandidaten is en het moeilijk is om ze te filteren door alleen maar naar hun cv's te kijken.

Door gebruik te maken van vaardigheidsassessments in plaats van cv's te screenen, kunt u kandidaten objectief en snel beoordelen voordat u ze uitnodigt voor een gesprek. Kijk op TestGorilla's testbibliotheek om te beginnen met het maken van de beste assessments voor de functies waarvoor u solliciteert.

3. Onvoltooide sollicitaties

Denk aan uw ervaringen met solliciteren. Misschien bent u begonnen met solliciteren en besloot u halverwege het proces te stoppen. Had u het druk of was u afgeleid? Of misschien besloot u dat u niet goed genoeg was voor de baan en had het geen zin om de sollicitatie af te maken.

Kandidaten laten onvolledige sollicitaties om vele redenen achterwege. De KPI onafgeronde sollicitaties kan u laten zien of het aantal sollicitanten dat halverwege afhaakt alarmerend hoog is.

Van daaruit kunt u analyseren wat de oorzaak van het probleem zou kunnen zijn. Veelvoorkomende problemen bij bedrijven met een hoog percentage onvoltooide sollicitaties zijn onder andere te ingewikkelde of verwarrende sollicitaties. Heeft u ervoor gezorgd dat u de kandidaten duidelijke instructies geeft?

Houd er rekening mee dat een hoog percentage onvoltooide sollicitaties niet noodzakelijk betekent dat u een serieus probleem heeft: Als u veel gekwalificeerde kandidaten per vacature hebt, is het niet erg als een groot aantal halverwege stopt met solliciteren.

De formule voor het berekenen van het percentage onvoltooide sollicitaties is heel eenvoudig: deel het aantal ingediende sollicitaties door het totale aantal gestarte sollicitaties.

KPI's voor aanwerving

Nu we de belangrijkste KPI's voor het sollicitatieproces hebben bekeken, gaan we verder met aanwerving. Deze wervingsfase is complexer en daarom zijn er meer KPI's die u in de gaten moet houden.

4. OAR (Offer Acceptance Rate)

De OAR (Offer Acceptance Rate) berekent hoeveel sollicitanten de aanbiedingen accepteren die uw bedrijf maakt. Deze KPI wordt meestal weergegeven als een percentage.

Volgens het 2017 Talent Acquisition Benchmarking Report van SHRM hebben drie op de vier bedrijven een OAR van minstens 86%. Als uw acceptatiegraad lager is dan 80%, is het cruciaal om uw wervingsproces opnieuw te evalueren.

Een goede OAR toont aan dat uw bedrijf:

• Nauwkeurige functiebeschrijvingen plaatst

• Kandidaten effectief screent

• Concurrerende aanbiedingen doet en op een lijn zit met de industriestandaarden

• Een sterk bedrijfsmerk heeft

In ons artikel over dit onderwerp kunt u meer te weten komen over hoe u uw acceptatiegraad van aanbiedingen kunt berekenen en verbeteren.

5. Gekwalificeerde kandidaten per vacature

Hoe meer sollicitaties u ontvangt voor een vacature, hoe groter de kans dat u de juiste persoon aanneemt. Maar als sollicitanten niet gekwalificeerd zijn voor een functie, betekent het ontvangen van meer sollicitaties dat er meer tijd en moeite verloren gaat. Daarom is een hoog aantal niet altijd het gewenste doel. Kwaliteit gaat boven kwantiteit, toch?

Kwalitatief goede werknemers staan gelijk aan een kwalitatief goed wervingsproces. Als te veel van uw kandidaten niet voldoen aan de normen van uw bedrijf, is het tijd om jezelf af te vragen wat er niet duidelijk is aan de vacature.

Bevatten de vacatures die u plaatst geen nauwkeurige beschrijving van de verantwoordelijkheden en een lijst van de kwalificaties die u nodig heeft? Werft u kandidaten op de juiste plaats voor uw doelgroep? Zijn uw verwachtingen voor de functie realistisch?

Als u deze vragen beantwoordt, kunt u sneller meer gekwalificeerde professionals aannemen. U kunt deze KPI combineren met de doelmatigheid-indicator voor het inhuren van bronnen om een betere strategie op te stellen voor het optimaliseren van uw wervingsproces.

6. Interviews per aanwerving

Deze KPI laat zien hoeveel interviews u moet voeren voordat u een nieuwe aanwerving doet. Een groot deel van het wervingsproces wordt besteed aan het interviewen van kandidaten om te bepalen of hun ervaring, vaardigheden, kwalificaties en persoonlijkheid passen bij de functievereisten van uw bedrijf. En het voeren van sollicitatiegesprekken is kostbaar...

In 2022 is de gemiddelde verhouding sollicitatiegesprekken per indienstneming 47,5%. Dit betekent dat u van elke 100 geinterviewde kandidaten er ongeveer 52 geen aanbod zult doen.

Om de kosten en tijd van de screeningsfase van het wervingsproces te verminderen, kunt u:

• video-interviews proberen. Aanwerving op afstand is al een tijdje een rekruteringstrend en dat zal zo blijven. U kunt nog steeds een meer persoonlijke aanpak voor elke kandidaat implementeren, maar u bespaart tijd en kosten voor uw bedrijf.

• Vaardigheidstests gebruiken. Pre-employment tests zijn eenvoudig uit te voeren en geven u een onbevooroordeeld inzicht in de vaardigheden van elke sollicitant. Door ze in uw aanwervingsproces op te nemen, bespaart u tijd bij het filteren van cv's en het voeren van sollicitatiegesprekken die in de eerste screeningfase vermeden hadden kunnen worden.

7. Kandidaattevredenheid

Kandidaattevredenheid meet hoe sollicitanten zich voelen tijdens het sollicitatieproces. Hoe hoger de tevredenheid, hoe groter de kans dat hooggekwalificeerde professionals doorgaan tot het einde van het proces.

En dat is niet het enige voordeel van hoge candidate experience satisfaction. Tevreden kandidaten zullen het bedrijf eerder aanbevelen bij anderen, zelfs als ze de baan niet krijgen. Met andere woorden, een goede candidate experience heeft een directe invloed op de reputatie van uw bedrijf.

Om de nodige gegevens voor deze KPI te verkrijgen, kunt u na afloop van het screeningsproces een enquete naar uw kandidaten sturen, waarin u hen vraagt hun ervaring een cijfer van 1 tot 10 te geven. U kunt het gemiddelde berekenen en de ontwikkeling ervan in de loop van de tijd volgen.

Als u consistent een lage tevredenheid over de ervaring van kandidaten krijgt, moet u overwegen of er misschien iets is dat de sollicitanten verkeerde verwachtingen geeft over de baan en moet u de functiebeschrijvingen aanpassen.

8. Nadelige gevolgen

Nadelige gevolgen meten of er sprake is van vooroordelen tegen bepaalde demografische groepen in uw bedrijf. De viervijfde regel stelt dat als het selectiepercentage van een bepaalde groep lager is dan 80% van het percentage van de groep die het meest wordt geselecteerd, er sprake is van vooringenomenheid.

Gegevens tonen aan dat diverse teams slimmer en productiever zijn. Meet dus zeker uw negatieve impact om uit te zoeken of u uw aanwervingsproces inclusiever moet maken.

9. Invultijd

Invultijd verwijst naar de tijd die u nodig heeft om een vacature vanaf nul in te vullen. De startlijn is het moment waarop u besluit dat uw bedrijf een nieuwe medewerker nodig heeft. Misschien was er een ontslag of was een team overbelast met werk.

Dan gaan we verder met het verzamelen van gegevens om de vereisten voor geschikte kandidaten te bepalen, het opstellen van functiebeschrijvingen en het plaatsen van advertenties, de sollicitatieprocedure en uiteindelijk het aannemen van personeel.

Als u de doorlooptijd bijhoudt, kunt u tekenen van een probleem met het wervingsproces herkennen en maatregelen nemen om de duur en de kwaliteit ervan te beheersen.

Kosten KPI's

Het is tijd om het over geld te hebben. De twee belangrijkste kenmerken van een doelmatig wervingsproces zijn:

• Het doel bereiken (het vereiste aantal kwaliteitsvolle aanwervingen vinden)

• Binnen het budget passen (onvoorziene uitgaven kunnen andere afdelingen en de algemene toestand van het bedrijf beinvloeden)

Enkele van de cruciale KPI's om bij te houden zijn degenen die te maken hebben met het meten van uw kosten.

10. Kosten per aanwerving

Deze indicator toont de gemiddelde kosten voor het invullen van een vacature. Een nieuwe medewerker aanwerven, opleiden en inwerken is altijd een investering voor uw bedrijf. Dus hoeveel investeert u en is het een goede investering?

Bij het berekenen van deze KPI moet u rekening houden met wervingskosten zoals:

• Jobadvertenties

• Verwijzingskosten

• Betaling voor de tijd die het wervingsteam aan het proces heeft besteed

• Administratieve belastingen in verband met de training en onboarding

Wanneer u de uiteindelijke kosten van het wervingsproces hebt, deelt u deze door het aantal posities dat u heeft ingevuld. Dit zijn de gemiddelde kosten per aanwerving.

U kunt ook de kosten voor het inhuren van een zeer ervaren of bekwame professional bijhouden, om te zien of de kwaliteit direct gerelateerd is aan de investering die u doet. Uw bedrijf moet deze kosten bijhouden zodat u het budget kunt inschatten en binnen de norm kunt houden.

11. Vacaturekosten Kosten van vacatures

Een bedrijf met personeelstekorten zal verlies lijden omdat de taken niet kunnen worden uitgevoerd. Als een functie vacant blijft, heeft dit een prijs voor je bedrijf.

Het is een complexe KPI omdat het moeilijk is om nauwkeurig te bepalen hoeveel negatieve impact het zal hebben op de productiviteit, het moreel en de betrokkenheid van uw team. Het is zelfs nog moeilijker om een monetaire waarde te verbinden aan deze verliezen.

Het berekenen van de kosten van een vacature motiveert uw wervingsteam om een doelmatige wervingsstrategie te ontwikkelen en laat de mensen met een leidinggevende functie zien hoe belangrijk een effectief wervingsteam is.

Afwijzing KPI's

12. Verlooppercentage in het eerste jaar. Verloopsnelheid eerste jaar

Dit is een van de belangrijkste KPI's om bij te houden. Personeelswissels hebben een blijvend effect op het succes van uw bedrijf en de kosten van een slechte aanwerving zijn hoog.

Om uw bedrijf onnodige kosten te besparen en uw aanwervingsproces te optimaliseren, meet u deze KPI door het totale aantal werknemers dat binnen het eerste jaar vertrekt te delen door het totale aantal werknemers dat vertrekt vanaf het begin van de meetperiode (deze moet langer zijn dan een jaar).

13. Afwijzingspercentage

Als u een sollicitant na het beoordelen van zijn sollicitatie uitsorteert, vallen ze in het afwijzingspercentage van uw bedrijf. Meestal is dit omdat ze niet voldoen aan de minimumvereisten voor de functie.

Als het afwijzingspercentage hoog is, bereikt u niet de juiste kandidaten en moet u misschien uw personeelsadvertenties en vacatures opnieuw evalueren. Gebruikt u de juiste bronnen voor talent? Hoe richt u zich op de gewenste groep?

Hoe u uw KPI's kunt verbeteren

We hebben het belang van het bijhouden van uw KPI's vastgesteld. Door ze te verbeteren, verbetert u uw wervingsproces. Maar hoe doet u dat?

We hebben een paar tips om uw KPI's te verbeteren.

Automatiseer uw KPI's

Technologie staat aan uw kant - het automatiseren van processen helpt u om ze consistent en zonder al te veel moeite bij te houden. Door een KPI-dashboard in interactieve grafieken te maken, kunt u gemakkelijk toegankelijke visuele gegevens leveren voor iedereen die een aannemen rol heeft.

Door de berekening te automatiseren kunt u het wervingsproces op elk moment evalueren en eventuele problemen in een vroeg stadium opmerken.

Gebruik vaardigheidsassessments

Vaardigheidsassessments helpen u om sneller en onbevooroordeeld personeel aan te werven op basis van de aantoonbare vaardigheden van uw kandidaten. U kunt ze gebruiken om niet-gekwalificeerde sollicitanten eruit te filteren, waardoor u minder tijd en kosten kwijt bent aan het wervingsproces. Je kunt pre-employment testing nu uitproberen om dat allemaal zelf te ervaren.

Betrek het hele team erbij

Het is niet iets wat u alleen kunt doen? Door uw team erbij te betrekken kunt u problemen sneller oplossen. Door er meer professionals bij te betrekken, vergroot u de kans dat u een nieuwe oplossing vindt of dat u de oplossing die u al heeft, verbetert. Brainstormen en het uitvoeren van taken wordt veel gemakkelijker.

Recruitment KPI's geven u een onschatbaar inzicht in uw wervingsproces

Het meten van uw wervingsprestaties is essentieel. Zo ziet u wat er moet worden verbeterd en welke stappen u moet nemen om die verbeteringen door te voeren. KPI's helpen u om inzicht te krijgen in uw sterke en zwakke punten en om uw wervingsproces te stroomlijnen.

En als u dit combineert met het gebruik van een robuust pre-employment testplatform zoals TestGorilla, is de kans veel groter dat u de juiste aannamebeslissingen neemt.

Meld u vandaag nog aan voor een gratis demo om zelf te zien hoe ons platform u kan helpen uw aannameproces te vereenvoudigen en te versterken.