HR-Budget: Beispiele, Vorteile und wie man es richtig plant

Ein starkes HR-Team ist der Schlüssel für jedes Unternehmen, das kontinuierlich wachsen will. Die Personalabteilung ist in einem Unternehmen für eine Vielzahl wichtiger Elemente zuständig, wie z. B. Personalbeschaffung, Gehaltsabrechnung, Mitarbeiterengagement und Mitarbeiterbeziehungen.

Und all diese Funktionen können ohne ein klar definiertes Personalbudget nicht ordnungsgemäß ausgeführt werden.

Pro-Tipp: Wenn du sicherstellen möchten, dass dein nächster Personalleiter über gute Budgetierungskenntnisse verfügt, kannst du bei der Einstellung unseren Kostenplanungstest verwenden.

Ein HR-Budget hilft dem HR-Team, seine Bedürfnisse und Ausgaben zu analysieren und das kommende Jahr zu planen. Und dieser Artikel hilft dir, dein HR-Budget richtig zu definieren.

Das Warum, Wie und Was eines HR-Budgets

Jedes Personalbudget besteht aus einer Reihe von Elementen, die das Personalteam richtig einsetzen muss; wir gehen auf jedes einzelne davon ein. Doch zunächst wollen wir einen Blick darauf werfen, was ein HR-Budget eigentlich ist.

Was ist ein HR-Budget?

Ein HR-Budget ist eine Sammlung von Mitteln, die das HR-Team in einem Jahr zur Deckung aller geplanten Aktivitäten verwendet.

Jedes Unternehmen muss verstehen, dass die Personalabteilung viele grundlegende Tätigkeiten ausführt, die das Funktionieren des gesamten Unternehmens unterstützen. Wenn die Personalabteilung dazu nicht in der Lage ist (aufgrund eines begrenzten Budgets oder mangelnder Finanzplanung), kann dies für das gesamte Unternehmen zu einem großen Problem werden.

Mit einem gut definierten HR-Budget haben die wichtigsten Interessengruppen in deinem Unternehmen ausreichend Einblick in:

• die Jahrespläne des HR-Teams

• alle damit verbundenen Kosten

Ein HR-Budget ist daher für das Funktionieren des HR-Teams und der Organisation unerlässlich.

Die 3 Vorteile eines HR-Budgets

Ein HR-Budget hat viele Vorteile, und die folgenden drei sind diejenigen, die sich am meisten auszahlen. Ein gut definiertes HR-Budget ermöglicht dir Folgendes:

• Du kannst deine Einstellungen im Voraus planen: Wenn du ein HR-Budget erstellst, stellst du Mittel für die Personalbeschaffung bereit. Auf diese Weise kannst du planen, wie viele Mitarbeiter du im nächsten Jahr einstellen musst und wie viel das kosten wird. Wenn du kein HR-Budget festlegst, können deine Einstellungskosten leicht in die Höhe schnellen, weil du zu viele Mitarbeiter einstellst oder nicht im Voraus planst. Oder du machst den Fehler, nicht genügend Mittel für die Personalbeschaffung bereitzustellen, und hast dann mit einem Talentmangel zu kämpfen, der deinen Betrieb und dein Unternehmenswachstum einschränkt.

• Ziehe die richtigen Leute an und senke deine Fluktuationsrate: Wenn du über ein ausreichendes Personalbudget verfügst, kannst du bei deinen Einstellungsbemühungen gezielt die richtigen Mitarbeiter ansprechen. Dies wiederum hilft dir, die Fluktuationsrate in deinem Unternehmen zu senken und deine Unternehmenskultur zu stärken.

• Erhalte die notwendigen Finanzmittel: Wie in jedem Geschäftsbereich kannst du auch in der Personalabteilung mit einem Budget die Mittel beantragen (und erhalten), die du zur erfolgreichen Umsetzung deiner Ziele benötigst.

6 wesentliche Elemente, die jedes HR-Budget haben muss

Ein HR-Budget kann aus vielen Elementen bestehen, aber die folgenden sechs sind für jedes Unternehmen und jede HR-Abteilung von grundlegender Bedeutung:

• Gehälter und Sozialleistungen: Dein Personalbudget muss die Vergütung (Gehälter) für alle Mitarbeiter und die Kosten für Sozialleistungen wie Krankenversicherung und Rentenbeiträge enthalten.

• Einstellungskosten: Du musst alle Einstellungskosten festlegen, die der Personalabteilung im folgenden Jahr entstehen werden.

• Ausbildung: Die Ausbildungskosten decken das Lernen und die Entwicklung jedes einzelnen Mitarbeiters im Unternehmen ab.

• Mitarbeiterengagement: Ein spezielles Budget für das Mitarbeiterengagement ermöglicht es dir, stärkere Beziehungen innerhalb der Teams zu fördern und die Mitarbeiter mit der Vision und dem Zweck des Unternehmens zu verbinden.

• DEI: Zusätzlich zu den Einstellungskosten ist das HR-Team auch dafür verantwortlich, dass das Unternehmen in Vielfalt und Integration investiert.

• Wohlbefinden und Sicherheit: Nicht zuletzt deckt ein HR-Budget auch die Kosten für das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die allgemeine Sicherheit am Arbeitsplatz ab.

Die 2 Arten von Personalbudgets

Bei der Planung eines Personalbudgets gibt es zwei Möglichkeiten, wie du vorgehen kannst:

Inkrementelles Budget

Bei einem inkrementellen Budget musst du das vergangene Jahr und dein bisheriges Personalbudget betrachten und schrittweise Änderungen an bestimmten Posten vornehmen.

Ermittle die Posten, die du auch in das diesjährige Personalbudget aufnehmen musst. Entscheide, ob für jeden Posten mehr, weniger oder derselbe Betrag wie im Vorjahr benötigt wird, wenn du ihn in dein Personalbudget aufnimmst. In der Regel handhaben große Unternehmen ihre Personalbudgets auf diese Weise.

Budget auf Nullbasis

Ein Nullbudget ist wie ein Neuanfang, bei dem sich das Team hinsetzt und jeden einzelnen Posten aufschreibt, der in das Budget aufgenommen werden soll. Dabei werden keine Posten aus dem letzten Jahr übernommen, sondern jeder einzelne Bedarf für das kommende Jahr analysiert und nur diese Posten in das Personalbudget aufgenommen. Dieser Ansatz ist eher für Start-ups und kleine Unternehmen geeignet.

4 Schritte, die dir bei der Erstellung deines Personalbudgets helfen

Die folgenden vier Schritte können dir bei der Erstellung eines Personalbudgets helfen, einen schlanken Prozess zu schaffen:

• Lege Ziele fest: Als Erstes musst du deine Personalziele für das kommende Jahr festlegen.

• Analysiere den Bedarf deiner Belegschaft: Das zweite Element, das du berücksichtigen musst, ist der Bedarf deines Personals. Du musst sicherstellen, dass deine Mitarbeiter mit den Entwicklungsmöglichkeiten in deinem Unternehmen zufrieden sind und dass du die Fluktuationsrate niedrig halten kannst.

• Bereite ein Budget mit realen Daten vor: Der dritte Schritt besteht darin, die Bedürfnisse deiner Belegschaft und deine Ziele parallel zu analysieren und ein Budget zu erstellen. Achte darauf, dass du so viele Daten wie möglich verwendest: Dies wird dir helfen, dein Budget genehmigen zu lassen.

• Lass es genehmigen: Der letzte Schritt besteht darin, das Budget genehmigen zu lassen. Es wird wahrscheinlich einige Korrekturen erfahren, aber wenn du deine Anträge mit Daten untermauern kannst, sollte das kein Problem sein.

HR-Budget: ein Muss für jedes HR-Team

Um strategische HR-Funktionen wie die Personalbeschaffung auszuführen, brauchst du ein gut geplantes HR-Budget. Und wenn du Schwierigkeiten hast, dein Budget für die Personalbeschaffung zu definieren, dann lies unseren Artikel über die 6 wesentlichen Dinge, die du für ein effektives Budget für die Personalbeschaffung benötigst, und stelle sicher, dass du diese Elemente in dein HR-Budget aufnimmst.