Le guide définitif pour recruter un expert en Excel

Embaucher un employé possédant des compétences avancées en Excel peut s’avérer difficile. Non seulement vous devez identifier les compétences Excel avancées que leur poste exigera, mais vous devez également trouver un moyen de tester ces compétences chez vos candidats. Les choses se compliquent encore si vous n’êtes pas un expert d’Excel. Heureusement, il existe des moyens de trouver ces candidats, même si vous n’êtes pas un maître d’Excel, comme l’utilisation d’un test de compétence Excel.

Déterminer si un candidat possède des compétences avancées en Excel, alors que vous n’êtes pas vous-même un expert, peut s’avérer délicat, mais ce n’est pas impossible. Il existe des moyens de vérifier l’expertise des candidats sur les compétences requises.

Dans cet article, nous parlerons des compétences en Excel considérées comme avancées, de la combinaison de compétences nécessaires pour certains postes et de la manière d’évaluer si un candidat possède ou non les compétences nécessaires. Plongeons dès maintenant dans ce sujet !

Qu’entend-on par compétences avancées en Excel ?

On dit d’une personne qu’elle a des connaissances avancées en Excel lorsqu’elle possède la capacité d’utiliser efficacement des feuilles de calcul, des graphiques, des tableaux, des calculs et l’automatisation pour traiter de grandes quantités de data pertinentes dans le cadre des tâches de l’entreprise.

La façon dont Excel est utilisé dépend des besoins et des tâches spécifiques aux services ou aux postes.

Examinons les trois niveaux de compétences Excel, puis nous développerons les compétences spécifiques qu’un utilisateur avancé d’Excel doit posséder. Nous aborderons ensuite les tests de compétence Excel et les autres moyens d’évaluer les compétences Excel.

Les compétences de base en Excel incluent la connaissance des raccourcis clavier courants sur Excel, l’utilisation des références de cellule, des styles et des plages avec des data. Différentes options d’affichage telles que le zoom avant ou arrière et l’affichage des formules, ainsi que la mise en forme de base des feuilles de calcul, appartiennent également aux compétences de base d’Excel.

Les compétences intermédiaires en Excel incluent l’utilisation des formules et des fonctions plus avancées telles que SUM, AVERAGEet SUMPRODUCTpour une utilisation efficace des feuilles de calcul. Les utilisateurs intermédiaires doivent également avoir une connaissance pratique des graphiques.

Avoir des compétences avancées en Excel consiste à maîtriser les formules, la programmation VBA (Visual Basic for Applications) et d’autres fonctionnalités Excel pour la gestion de tâches complexes. Les experts peuvent utiliser Excel à des fins plus avancées telles que l’analyse de data et la simulation.

6 compétences avancées en Excel à rechercher

On peut faire beaucoup de choses avec Excel, mais les six compétences suivantes sont celles qui séparent les vrais spécialistes des autres. Vous familiariser avec ces compétences vous aidera à déterminer celles que vos perles rares devraient posséder. Ensuite, vous pouvez choisir les bonnes questions d’entretien et les bons tests de compétences en Excel pour vous assurer que vos candidats ont ce qu’il faut pour occuper le poste vacant.

1. VLOOKUP

VLOOKUP (recherche verticale) est une fonction permettant de rechercher une valeur dans un tableur et de récupérer des data à partir d’une colonne spécifique. En gros, cette fonction récupère les data dans un tableau verticalement à l’aide d’une valeur de recherche.

Source : Exceljet

VLOOKUP est une compétence très utile, car elle permet de fusionner plusieurs ensembles d’informations en un seul, comme un outil de fusion.

En pratique, VLOOKUP est utile pour :

• Trouver le flux de taux d’intérêt correspondant dans un modèle financier avec un échéancier de la dette

• Rechercher les quantités vendues pour un article spécifique

• Calculer des primes de vente

2. INDEX MATCH

La combinaison INDEX MATCH est composée de deux fonctions Excel : INDEX et MATCH. La première renvoie la valeur d’une cellule à un emplacement donné dans une liste ou un tableau. La deuxième renvoie la position d’une cellule dans une ligne ou une colonne.

Dans cet exemple, Index MATCH identifie et associe la population du Japon à F2.Source : Ablebits

Lorsqu’elles sont combinées, ces fonctions permettent à une formule de devenir dynamique, comme dans le cas d’une recherche bidirectionnelle. Ses utilisations sont similaires à VLOOKUP, bien qu’INDEX MATCH soit plus flexible.

Voici quelques exemples d’utilisation :

• Renvoi des chiffres de vente d’un mois spécifique pour un agent spécifique

• Création d’un résumé financier

• Création d’un bon de commande avec une liste de prix

3. Mise en forme conditionnelle avancée

La mise en forme conditionnelle est un excellent moyen de concevoir une feuille de calcul, car elle permet à l’utilisateur d’ajouter rapidement une couche d’analyse visuelle à un ensemble de data. Elle peut également être utilisée pour créer des outils avancés tels que des cartes thermiques et des bulles Harvey.

Une carte thermique est une représentation de data avec des valeurs représentées sous forme de couleurs, généralement un spectre de couleurs chaudes à froides, pour montrer quelles valeurs sont plus grandes ou plus petites que les autres.

Dans cet exemple de carte thermique, on voit que les températures à Central Park sont plus chaudes entre mai et septembre.Source : Excel-Easy

Les bulles Harvey sont des représentations graphiques d’informations qualitatives pour indiquer dans quelle mesure un élément répond à un critère spécifique.

L’icône à côté des scores indique si le score appartient au groupe 0-34, 35-64 ou 65 et plus.Source : Contextures Blog

La mise en forme conditionnelle avancée peut faire bien plus, par exemple :

• Signaler les problèmes de saisie de data

• Afficher les doublons

• Mettre en surbrillance les lignes qui contiennent le plus de ventes

4. Tableaux croisés dynamiques et rapports

Un tableau croisé dynamique est une fonctionnalité puissante d’Excel utilisée pour créer des rapports sur de grands ensembles de data. Dans un sens, un tableau croisé dynamique est comme un tableau de rapport ordinaire avec une différence vitale : vous pouvez examiner les mêmes data sous différents angles.

Il s’agit d’un tableau croisé dynamique à deux dimensions dans lequel vous pouvez examiner plus en détail les colonnes ou les lignes spécifiques.Source : Excel-Easy

Un utilisateur peut regrouper des data en catégories, filtrer des data pour inclure/exclure des catégories et même créer des graphiques avec des tableaux croisés dynamiques.

Dans la vraie vie, les tableaux croisés dynamiques peuvent être utilisés pour créer :

• Des bases de data d’employés

• Des bases de data de produits

• Des enregistrements des ventes projetées

5. Macros et VBA

Une macro est un petit programme informatique qui effectuera une action ou un ensemble d’actions une fois activé. Les macros sont écrites à l’aide du langage VBA (Visual Basic for Applications) stocké dans des modules. L’utilisation d’une macro nécessite une compréhension approfondie de VBA.

Une fois que l’utilisateur clique sur « Afficher les ventes importantes » écrit avec VBA, Excel calcule les ventes les plus importantes.Source : Spreadsheeto

Les macros VBA aident à automatiser les tâches. Cependant, en raison de leur complexité, tou les utilisateurs d’Excel ne possèdent pas cette compétence.

Les utilisateurs avancés d’Excel utilisent la macro VBA pour :

• Nettoyer et mettre en forme rapidement les data

• Lister des data sur toutes les feuilles

• Automatiser les propriétés et les actions dans les tableaux croisés dynamiques

• Créer et modifier des formulaires utilisateur

• Créer des systèmes pour élaborer, mettre à jour ou modifier des fichiers Excel

6. Simulations de data

Une simulation consiste généralement à réaliser un modèle mathématique qui représentera les caractéristiques d’un système. Bien qu’il existe aujourd’hui des logiciels spécialisés pour les simulations, une personne ayant des compétences avancées peut utiliser les outils d’Excel pour la simulation.

Exemple de simulation de data où les bénéfices futurs sont projetés sur la base de data passées.Source : SpreadsheetWEB

Pour effectuer une simulation dans Excel, un utilisateur doit savoir utiliser des fonctionnalités telles que :

• Les fonctions de génération de nombres aléatoires

• Les fonctions statistiques

• Les tableaux de data

• Les outils d’analyse de scénarios

En termes d’application, voici quelques cas d’utilisation des simulations de data :

• Simuler les activités des publicités en ligne pour déterminer les ventes moyennes possibles pour une période donnée

• Trouver des modèles de vente basés sur des data récentes

• Modéliser la valeur à vie des clients en fonction de leur trajectoire d’achat de produits

Comment évaluer les candidats sur leurs compétences en Excel ?

Vous pouvez recevoir des candidatures de nombreux candidats qui se considèrent comme des experts en Excel. Après tout, les compétences en Excel sont courantes, étant donné que 16 % de la population mondiale utilise Excel.

Pour veiller à recruter un candidat possédant les compétences avancées en Excel qui vous sont nécessaires, vous devrez le ou la tester. Passons en revue les différentes façons d’évaluer les compétences de vos candidats.

Test du savoir-faire avec les feuilles de calcul grâce à des questions de sélection

Les questions de sélection vous aident à gérer le volume de candidatures entrantes en vous indiquant quels candidats possèdent les compétences requises.

Cela vous permet de filtrer les candidats dès le départ. Cependant, vous pouvez également choisir de filtrer pendant le processus de candidature ou même après le processus de sélection. Néanmoins, effectuer une pré-sélection des candidats vous fera certainement gagner du temps à long terme.

Il existe trois types de questions de sélection :

1. Texte ou à réponse ouverte

2. Oui/Non

3. Choix multiple

Par exemple, vous pouvez demander aux candidats :

• Combien d’années d’expérience avez-vous avec Excel ?

• Selon vous, quel a été le projet le plus difficile que vous ayez réalisé avec Excel ? Expliquez comment vous l’avez abordé et les résultats obtenus.

• Avez-vous de l’expérience avec les macros VBA ? Si oui, dites-nous quand et comment vous les avez utilisées pour améliorer le traitement des data.

• Dans quelles circonstances est-il préférable d’utiliser VLOOKUP plutôt qu’INDEX MATCH ?

Les questions fermées (de type oui/non) sont utiles pour obtenir un aperçu rapide des compétences des candidats et les comparer en fonction de paramètres clairs. Les questions fermées sont beaucoup plus spécifiques que les questions ouvertes et permettent de se centrer sur des connaissances spécifiques.

Exemples de questions :

• Les macros VBA sont utilisées pour automatiser le traitement des data. Vrai ou faux ?

• VLOOKUP et INDEX MATCH sont identiques. Oui ou non ?

• Vous pouvez créer des cartes thermiques avec une mise en forme conditionnelle avancée. Oui ou non ?

Les questions à choix multiple constituent le meilleur type de question, et aussi le plus largement utilisé. Avec les bonnes questions et une minuterie, vous pourrez tester les compétences d’un candidat en Excel.

Voici un exemple tiré du test Excel de TestGorilla : 

TestGorilla dispose d’une vaste bibliothèque de tests. Explorez la bibliothèque de tests, recherchez des tests spécifiques et obtenez des recommandations de tests. Vous pouvez également créer vos propres questions personnalisées. 

Réalisation de tests sur Excel pour évaluer les compétences

Un test de compétence Excel peut vous montrer dans quelle mesure un candidat applique des compétences Excel avancées.

Idéalement, ce test devrait être effectué soit après la sélection initiale juste avant l’entretien, soit après une série d’entretiens.

En optant pour des examens gratuits trouvés en ligne, vos candidats risquent également de trouver les réponses en ligne. Pour éviter cela, il est préférable de faire appel à un expert qui pourra concevoir un examen sur mesure. Si cela n’est pas possible, TestGorilla propose un test de compétence générale sur Excel, un test de compétence avancée sur Excel et un test permettant d’évaluer les compétences d’un candidat en matière de modélisation financière avec Excel.

Voici un exemple d’examen gratuit pratique sur Excel pour niveau avancé fourni par eExcel LTD :

Test de compétences générales en Excel

Le test général Excel de TestGorilla évalue la capacité d’un candidat à lire et à interpréter des feuilles de calcul Excel, à effectuer des calculs de base et à manipuler des tableaux. Vous pouvez ainsi embaucher des candidats qui comprennent comment utiliser Excel dans le cadre de la suite Microsoft Office. 

Ce test est adapté si vous cherchez à recruter des adjoints de direction, assistants de direction ou autres fonctions nécessitant une bonne compréhension des fonctionnalités de base de Microsoft Excel.

Vous pouvez consulter quelques exemples de questions dans notre bibliothèque de tests. Si ces questions vous conviennent, inscrivez-vous pour obtenir un essai gratuit.

Test de compétences avancées en Excel

Le test de compétences avancées en Excel évalue la maîtrise pour un candidat d’un large éventail de fonctionnalités et de formules Excel. Il vous aidera à identifier les candidats qui sont compétents dans l’utilisation d’Excel pour organiser les data et en tirer des enseignements.

Ce test est un bon moyen de prendre de meilleures décisions lors de l’embauche de professionnels de la finance, de spécialistes du marketing, de vendeurs, de cadres, de scientifiques des données et d’autres fonctions qui nécessitent une maîtrise avancée de Microsoft Excel. 

Si cela correspond à ce que vous cherchez, jetez un œil à quelques exemples de questions dans notre bibliothèque de tests. Si ces questions vous conviennent, inscrivez-vous pour obtenir un essai gratuit.

Test de compétences en modélisation financière avec Excel

Le test de compétences en modélisation financière avec Excel évalue les compétences essentielles d’un candidat en matière de finance et d’évaluation, et sa capacité à créer et à maintenir des modèles financiers à l’aide d’Excel. Il est conçu pour vous aider à recruter des professionnels de la finance qui doivent travailler fréquemment avec Excel.

Envisagez ce test pour les professionnels de la finance (contrôleurs, analystes, consultants) qui doivent avoir de solides compétences en modélisation financière dans Excel.

Pour en savoir plus sur ce à quoi ressemble ce test, examinez quelques exemples de questions dans notre bibliothèque de tests. Si ces questions vous conviennent, inscrivez-vous pour obtenir un essai gratuit.

Comparaison entre l’utilisation des questions de sélection et les tests de compétences avec Excel

Les questions de sélection et les examens pratiques offrent différents avantages et inconvénients.

Regardons chacun d’entre eux dans le tableau suivant :

Avec la bonne combinaison de méthodes d’évaluation, vous serez en mesure de déterminer correctement si les candidats possèdent vraiment les compétences requises.

Quels postes nécessitent des compétences en Excel ?

Excel est utilisé dans de nombreuses situations, de la génération de tableaux croisés dynamiques pour les livres comptables au suivi des data de vente d’une entreprise.

En fonction du poste, nous vous recommandons de rechercher des compétences avancées en Excel spécifiques auprès des candidats. Voici la liste de certains des postes qui nécessitent des compétences en Excel et les compétences que vous devez rechercher :

1. Analyste financier

Les analystes financier étudient les data financières pour découvrir des opportunités d’investissement, réduire les coûts d’exploitation et rédiger des rapports sur les détails des informations. En collaboration avec un manager des ventes, un analyste financier suggère également des moyens d’augmenter la croissance financière de l’entreprise.

Les compétences avancées en Excel à rechercher lorsque vous recrutez un analyste financier sont :

• VLOOKUP

• INDEX MATCH

• Simulations de data

Exemple de texte de description de poste :

« Pour ce poste, vous devez être familiarisé avec les fonctions comptables d’Excel afin de pouvoir exécuter des techniques en comptabilité. Vous devez également avoir de l’expérience avec les outils de prévision et de tendance des ventes dans Excel. Savoir utiliser les simulations de data et le Solveur est un plus. »

2. Analyste commercial et de marché

Un analyste commercial aide à combler le fossé entre l’informatique et l’entreprise grâce à l’analyse de data, en permettant d’extraire l’intelligence économique à partir de data brutes. Un analyste de marché intervient par la suite en aidant l’entreprise à prendre des décisions éclairées sur le marché en fonction des data.

Les compétences avancées en Excel à rechercher chez un analyste commercial et de marché sont :

• Tableaux croisés dynamiques

• Mise en forme conditionnelle

• VBA

• Outils de prévision et de tendance dans Excel

Exemple de texte de description de poste :

« Pour ce poste, vous devez avoir une solide compréhension d’Excel, avec une maîtrise experte des tableaux croisés dynamiques, de la mise en forme conditionnelle, du VBA, ainsi que des outils de prévision et de tendance. »

3. Analyste de data

Les analystes de data assistent une entreprise dans sa prise de décision en inspectant, transformant et modélisant les data pour découvrir des informations utiles et arriver à une conclusion. En outre, ces analystes identifient également les tendances et font des prédictions sur l’avenir.

Les compétences avancées en Excel à rechercher lorsque vous recrutez un analyste de data sont :

• Tableaux croisés dynamiques

• Fonctions VLOOKUP, INDEX et MATCH

• Outils de prévision et de tendance dans Excel

Exemple de texte de description de poste :

« Pour ce poste, vous devez être un expert des outils d’analyse d’Excel. Vous devez également maîtriser les fonctions d’analyse et les fonctions de recherche telles que VLOOKUP, INDEX et MATCH. Ce serait également formidable si vous saviez comment créer des graphiques avancés et utiliser des outils de prévision et de tendance. »

4. Estimateur de coûts

Un estimateur de coûts est responsable de la collecte et de l’analyse des data pour estimer le temps et les ressources nécessaires à la fabrication d’un produit. Naturellement, un estimateur de coûts doit être doué pour lire, analyser et conserver des enregistrements des coûts estimés et réels.

Les compétences avancées en Excel à rechercher lorsque vous recrutez un estimateur de coûts sont :

• Tableaux croisés dynamiques

• Fonctions VLOOKUP, INDEX et MATCH

• Mise en forme conditionnelle

Exemple de texte de description de poste :

« Pour ce poste, vous devez savoir comment créer et modifier des tableaux croisés dynamiques et créer des rapports sur les data qui en découlent. Vous devez également être familier avec les fonctions VLOOKUP, INDEX et MATCH dans Excel. Il sera également préférable que vous maîtrisiez la mise en forme conditionnelle dans Excel. »

5. Commis à l’information

Un commis à l’information effectue des tâches de bureau telles que la tenue d’enregistrements, la collecte de data et l’aide aux clients avec la gestion des data et des informations.

Les compétences avancées en Excel à rechercher lorsque vous recrutez un commis à l’information sont :

• Fonctions VLOOKUP, INDEX et MATCH

• Mise en forme conditionnelle

• Tableaux croisés dynamiques

Exemple de texte de description de poste :

« Pour ce poste, vous devez avoir une solide compréhension des fonctions VLOOKUP, INDEX et MATCH d’Excel. Vous devez également savoir comment utiliser la mise en forme conditionnelle et les graphiques avancés dans Excel. »

6. Comptable ou commissaire aux comptes

Les comptables et les commissaires aux comptes analysent les états et les documents financiers pour s’assurer qu’ils sont exacts et à jour. Ils ou elles classent également des data financières importantes et soumettent des déclarations de revenus.

Les compétences avancées en Excel à rechercher lorsque vous recrutez un comptable ou commissaire aux comptes sont les suivantes :

• Fonctions comptables

• Fonctions VLOOKUP, INDEX et MATCH

Exemple de texte de description de poste :

« Pour ce poste, vous devez avoir une solide compréhension des fonctions comptables d’Excel. Vous devez également savoir comment utiliser les fonctions VLOOKUP, INDEX et MATCH dans Excel. »

Trouvez le ou la bon expert en Excel

Comme nous l’avons vu, différents rôles professionnels nécessitent différentes compétences avancées en Excel. La bonne nouvelle est que vous n’avez pas besoin d’être vous-même un expert en Excel pour évaluer les candidats sur leur expertise.

Grâce à une combinaison de tests de sélection et d’examens pratiques sur mesure, vous pouvez évaluer si un candidat possède les compétences avancées requises pour le poste à pourvoir. Ces résultats objectifs vous aideront à évaluer chaque candidat individuellement et à classer tous les candidats en fonction de leur expertise afin de prendre la bonne décision d’embauche pour votre poste.