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6 compétences logicielles essentielles pour les assistant·e·s administratif·ve·s

Vous recrutez un·e assistant·e administratif·ve ? Ce rôle est essentiel aux opérations de votre organisation, car cette personne se chargera du bon déroulement des activités au quotidien. Trouver la perle rare est donc crucial. Votre assistant·e administratif·ve est là pour vous rendre la vie plus facile au bureau, en toute fluidité, et la personne que vous embaucherez doit posséder les bonnes compétences logicielles.

Recruter un·e candidat·e qui n’a pas les compétences logicielles requises pourrait être source de difficultés. Non seulement l’harmonie des fonctions de votre bureau serait perturbée, mais cette situation pourrait également provoquer une certaine confusion chez les membres de votre équipe. 

Quelle est l’importance des compétences logicielles chez un·e assistant·e administratif·ve et quelles compétences logicielles sont requises ? Continuez à lire pour le découvrir !

Pourquoi les compétences logicielles des assistant·e·s administratif·ve·s sont importantes

Les compétences logicielles des assistant·e·s administratif·ve·s sont essentielles pour plusieurs raisons. Étant donné que la maîtrise de base d’un logiciel spécifique est nécessaire pour pratiquement chaque poste, y compris les rôles d’assistant·e administratif·ve, elles sont sans conteste essentielles.

De la gestion du personnel à la mise en œuvre des stratégies de l’entreprise, les administrateur·rice·s professionnel·le·s ont besoin de logiciels pour rationaliser de nombreuses tâches. Ils ou elles s’appuieront sur des logiciels, non seulement pour rendre les tâches plus efficaces, mais aussi pour réduire le nombre d’erreurs humaines lors de l’exécution des travaux.

Ajoutez à cela le fait que les logiciels et les programmes évoluent constamment, et vous commencerez à comprendre pourquoi les compétences logicielles sont extrêmement importantes pour les assistant·e·s administratif·ve·s. Et pendant que nous y sommes, la capacité à s’adapter à de nouveaux logiciels et à apprendre à les utiliser est tout aussi importante, voire plus.

Quelles compétences logicielles devriez-vous rechercher chez vos candidat·e·s à un poste d’assistant·e administratif·ve ?

Compte tenu de l’importance des compétences logicielles des assistant·e·s administratif·ve·s, nous vous recommandons de rechercher quelques-unes des compétences logicielles ci-dessous lors de votre recrutement. Chacune est importante pour des raisons différentes et contribuera au bon fonctionnement de votre organisation de différentes manières.

Microsoft Outlook

Dans quelle mesure est-ce que vos candidat·e·s comprennent comment utiliser Microsoft Outlook ? Votre candidat·e récemment embauché·e communiquera avec les client·e·s et les parties prenantes de votre organisation, en leur envoyant quotidiennement des informations sur l’entreprise. Pour cette raison, bien connaître le logiciel Microsoft Outlook est essentiel. 

Le logiciel MS Outlook rend également la communication simple et plus rationalisée. Pour l’utiliser de façon compétente et pour rester organisé·e·s, vos candidat·e·s doivent être familier·ère·s avec ses très nombreuses fonctionnalités.

Microsoft Word

Votre entreprise rédige-t-elle des documents ou des lettres à envoyer aux client·e·s ? L’assistant·e administratif·ve que vous embaucherez aura besoin de compétences Microsoft Word pour rédiger, éditer et mettre en forme les documents de l’entreprise. Maîtriser le logiciel Microsoft Word est crucial pour les assistant·e·s administratif·ve·s. 

Comme avec Microsoft Outlook, les assistant·e·s administratif·ve·s qui passeront vos entretiens devront être à l’aise avec plusieurs fonctionnalités de MS Word qui facilitent la création et l’édition de documents critiques. 

Microsoft Excel

Performing simple calculations might be a daily task for your organization. Microsoft Excel software skills are vital for this. Can your candidates understand how to run basic calculations on Microsoft Excel and use its spreadsheets efficiently?

Certaines fonctionnalités de base et options avancées de MS Excel peuvent être cruciales pour les opérations quotidiennes de votre organisation. Vos candidat·e·s doivent posséder le bon niveau d’expertise avec MS Excel pour assurer le bon fonctionnement de votre organisation.

Microsoft Windows

Votre organisation utilise certainement Microsoft Windows pour toute une gamme de tâches ou de projets. Si tel est le cas, est-ce que l’assistant·e administratif·ve qui passe l’entretien avec vous est à l’aise avec l’utilisation de ce logiciel ? 

Des assistant·e·s administratif·ve·s qui maîtrisent à la perfection Microsoft Windows peuvent garantir au quotidien le bon fonctionnement des opérations de votre organisation. Ce logiciel populaire contribue également au fonctionnement efficace de votre entreprise. C’est là où des compétences exceptionnelles peuvent stimuler la productivité. 

Microsoft PowerPoint

Savoir utiliser le logiciel Microsoft PowerPoint peut être essentiel à l’heure de préparer des présentations. Vos candidat·e·s doivent être familier·ère·s avec ses différentes fonctionnalités pour présenter efficacement des idées aux parties prenantes et aux membres du personnel.

Comme avec Microsoft Word, le logiciel MS PowerPoint vous aide à créer des documents pour partager des informations avec votre organisation. Est-ce que vos candidat·e·s sont capables d’utiliser ce logiciel pour communiquer et présenter de nouvelles idées ? 

Compétences en matière de messagerie électronique (Gmail)

Gmail est essentiel pour maintenir la communication avec les client·e·s et autres membres du personnel de votre organisation. Vos candidat·e·s doivent comprendre les bases de l’utilisation de Gmail pour vos communications dans le contexte de vos opérations commerciales.

Est-ce que vos candidat·e·s savent utiliser Gmail pour gérer les communications professionnelles et connaissent ses différentes fonctionnalités ? Ils ou elles doivent pouvoir l’utiliser en toute confiance et comprendre exactement comment Gmail fonctionne.

Comment évaluer les compétences logicielles de vos assistant·e·s administratif·ve·s ?

Pour évaluer si l’assistant·e administratif·ve qui passe l’entretien avec vous possède les compétences logicielles requises, la meilleure façon consiste à lui faire passer un test de compétences. Des plateformes de test de compétences fiables telles que TestGorilla vous fourniront une vaste sélection de tests de compétences, de Microsoft Windows à Outlook ou Gmail.

Ci-dessous, vous trouverez quelques-uns des tests de compétences disponibles sur la plateforme de TestGorilla, et découvrirez ce qu’ils évaluent spécifiquement. Ces tests simplifieront l’évaluation des compétences logicielles des assistant·e·s administratif·ve·s qui passent vos entretiens et simplifieront votre décision finale d’embauche.

Test de compétences logicielles sur Microsoft Outlook

The Microsoft Outlook software skills test will assess your candidates’ knowledge of the software and their email aptitudes. As well as using Microsoft Outlook confidently, your candidates will be tested on how well they can handle virtual meetings and appointments and manage their workflow. 

Test de compétences logicielles sur Microsoft Word

Candidates who are given the Microsoft Word software skills test will be assessed on their ability to create, open, save, protect, and print a document, as well as edit, format, use tables, page numbers, and footnotes. Use the test to discover whether your administrative assistant candidates have the Microsoft Word aptitudes you are searching for.

Test de compétences logicielles sur Microsoft Excel (avancé)

You can test your candidates’ advanced Microsoft Excel skills with the MS Excel (advanced) software skills test. Discover how competently your administrative assistant candidates can use Excel formulas, how well they can use spreadsheets, their ability to create reports, and how they analyze data to make conclusions.

Test de compétences logicielles sur Microsoft Windows

Testing your candidates’ Microsoft Windows software skills is simple with this Microsoft Windows software skills test. Find out how well your candidates can use the basic functions of Windows, whether they can handle files in Windows File Explorer, and apply their knowledge of Microsoft Windows in a work environment.

Test de compétences logicielles sur Microsoft PowerPoint

Your administrative assistants might need to put together a PowerPoint presentation using certain Microsoft PowerPoint software skills. The Microsoft PowerPoint software skills test will assess whether they can use the crucial PowerPoint features to achieve this. It will also analyze your candidates’ skills in creating effective presentation slides. 

Test de compétences logicielles en matière de messagerie électronique (Gmail)

Use the Gmail software skills test to find out how well your candidates can use the software. From email etiquette to using Google calendars, and managing events via Gmail, the test will inform you whether your administrative assistant candidates can use Gmail within the work environment. 

Quels sont les avantages de l’utilisation des tests de compétences logicielles ?

Les tests de compétences logicielles des assistant·e·s administratif·ve·s présentent plusieurs avantages. Par exemple, si vous avez des doutes sur le niveau d’un·e candidat·e, un test de compétences vous permettra de déterminer les connaissances qui lui manquent et la formation nécessaire pour le ou la mettre à niveau et ainsi l’aider à mener à bien son travail.

Les autres avantages des tests de compétences logicielles des assistant·e·s administratif·ve·s sont les suivants :

  • Ils réduisent le temps nécessaire au recrutement de manière significative. En utilisant certains de ces tests de compétences logicielles, vous pouvez filtrer automatiquement les candidat·e·s qui ne possèdent pas les aptitudes nécessaires.

  • Ils vous permettent de vérifier que vos candidat·e·s possèdent bien les compétences qu’ils prétendent avoir. L’utilisation de tests de compétences logicielles sur vos candidat·e·s peut vous aider à valider si ces dernier·ère·s possèdent les compétences qu’ils ou elles déclarent avoir sur leur CV. Cela peut vous aider à éviter un mauvais recrutement coûteux. Et gardez à l’esprit qu’une écrasante majorité des candidat·e·s (85 %) mentent sur leur CV.

  • Ils vous donnent la capacité de tester une gamme de compétences logicielles spécifiques. Si votre poste d’assistant·e administratif·ve nécessite une connaissance approfondie d’une gamme de logiciels, les tests de compétences sont idéaux pour vérifier la compréhension de chaque type de logiciel. Il existe également différents niveaux d’évaluation pour certaines compétences logicielles, comme le test sur Excel de niveau avancé. Sélectionnez le niveau d’expertise requis pour le poste et déterminez si vos candidat·e·s répondent aux critères.

  • Ils évitent les biais cognitifs au moment de prendre votre décision. Vous pourrez fonder vos décisions d’embauche sur les résultats de data fiables qui étayent ce que vous avez appris de vos candidat·e·s lors des entretiens. Choisissez de faire passer les candidat·e·s à l’étape suivante en fonction de leurs compétences logicielles spécifiques plutôt que de votre « intuition » personnelle.

Jetez un coup d’œil à la sélection de tests de compétences logicielles de TestGorilla et commencez à les utiliser afin de trouver les meilleur·e·s candidat·e·s pour votre poste.

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