Tools zum Screening von Lebensläufen: die Vor- und Nachteile und die besten Praktiken

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Tools zum Screening von Lebensläufen: die Vor- und Nachteile und die besten Praktiken

Der Aufbau einer soliden Mitarbeiter-Pipeline ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum Aufbau eines erfolgreichen Teams. Wenn der Interviewprozess gut durchgeführt wird, ist er schnell und schmerzlos und hoffentlich sogar angenehm für die Kandidat:innen und die Mitarbeiter:innen des Unternehmens. Doch bevor es so weit ist, steckt viel Arbeit in der Suche und Auswahl von Kandidat:innen. Tools zum Screening von Lebensläufen können diesen Prozess vereinfachen.

In größeren Unternehmen bestehen die Einstellungsteams oft aus mehreren Recruiter:innen und Recruiting-Koordinator:innen, die sich die Arbeit teilen können. Größere Teams sind besser in der Lage, Warnsignale zu erkennen und Spitzenkräfte einzustellen. 

Andererseits gibt es auch Teams, die nur einen oder zwei Personalverantwortliche haben, die viele Aufgaben übernehmen. Aber egal, ob dein Unternehmen groß oder klein ist: Bei Schwierigkeiten mit einen riesigen Stapel von Lebensläufen nutzen einige Unternehmen eine Software zum Screening von Lebensläufen.

Was ist eine Software zur Screening von Lebensläufen?

Software für das Screening von Lebensläufen (auch bekannt als Software für das Screening von Kandidat:innen) hilft den Abteilungen für Personalbeschaffung und Mitarbeiterakquise, ihre Effizienz zu steigern. Sie organisiert alle Lebensläufe, die für eine Stelle eingehen, sodass das Team die Kandidat:innen, die es zu einem Interview einladen möchte, nach Prioritäten ordnen kann. Normalerweise ermittelt ein Tool zum Screening von Lebensläufen die besten Bewerber:innen für eine Stelle auf der Grundlage von Suchergebnissen oder Antworten auf bestimmte Fragen.

Normalerweise ist ein Tool zum Screening von Lebensläufen Teil deines Bewerbermanagementsystems (Applicant Tracking System, ATS).

„Mehr als 95 Prozent der Fortune-500-Unternehmen nutzen ein ATS, um den Recruiting-Prozess zu rationalisieren und mit den Tausenden von Bewerbungen, die wöchentlich eingehen, Schritt zu halten. Aber auch viele kleinere Arbeitgeber nutzen das Tool, wie aus den Daten von Jobscan hervorgeht“, berichtet CNBC.

Das bedeutet aber nicht, dass eine Software zum Screening von Lebensläufen für alle Unternehmen die beste Option ist.

Die Vor- und Nachteile

Wie bei jeder Software gibt es viele Vor- und Nachteile, die du berücksichtigen solltest, bevor du dieses Recruiting-Tool einsetzt. Hier ist eine Infografik, die einige der Vor- und Nachteile aufzeigt.

 
					Tools zum Screening von Lebensläufen

Die Vorteile des Einsatzes von Software zum Screening von Lebensläufen

Du sparst Zeit. Zeit ist für Personalverantwortliche kostbar. Berichten zufolge verbringen sie durchschnittlich sechs Sekunden mit dem Überfliegen eines Lebenslaufs, bevor sie ihn ablehnen oder sich entscheiden, ihn näher zu betrachten. Da auf eine offene Stelle durchschnittlich 250 Bewerber:innen kommen, sehen Personalverantwortliche oft Tausende von Lebensläufen durch, je nachdem, wie viele offene Stellen das Unternehmen hat. 

Das kann sich schnell auf mehrere Tage allein für das Screening von Lebensläufen summieren. Und das ist erst der Anfang des Einstellungsprozesses. Personalvermittler:innen und Einstellungsteams wenden letztlich durchschnittlich 42 Tage pro Stellenausschreibung auf, wenn nicht länger. In Anbetracht von Untersuchungen, die zeigen, dass 88 % der Bewerber:innen für die Stelle nicht qualifiziert sind, kann es für Personalverantwortliche anstrengend und kontraproduktiv sein, jedem Lebenslauf besondere Aufmerksamkeit zu schenken. 

Hire Right erklärt: „Aufgaben wie das Screening von Lebensläufen, die Online-Stellenausschreibung und die Planung von Interviews können dir einen Großteil der manuellen Arbeit abnehmen, die mit der Suche nach den idealen Kandidat:innen verbunden ist, sodass du mehr Zeit für andere wichtige Einstellungsaufgaben hast.“

Es kann dabei helfen, eine große Anzahl von Kandidat:innen zu verwalten. Wie wir bereits erwähnt haben, erregt eine durchschnittliche Stellenausschreibung die Aufmerksamkeit von etwa 250 Bewerber:innen. Das führt oft zu einem erhöhten Risiko menschlicher Fehler und Nachlässigkeit. Personalverantwortliche können beim Screening von Lebensläufen aufgrund der großen Menge und der Einstellungsfrist Schlüsselqualifikationen übersehen. Das kann dazu führen, dass großartige Kandidaten übersehen werden. 

Wie bereits erwähnt, sind viele Programme zum Screening von Lebensläufen Teil einer ATS-Software, die als zentrale Anlaufstelle für alle Ressourcen, Informationen und Materialien im Zusammenhang mit dem Recruiting-Team und der Mitarbeiter-Pipeline dient. 

Das System kann dabei helfen, herauszufinden, ob Kandidat:innen geeignet sind. Es speichert dann den Lebenslauf und die Kontaktinformationen. Das Recruiting-Team spart dann Zeit beim manuellen Scannen von Lebensläufen, beim Erfassen von Notizen und Kontaktinformationen und beim Verfolgen der Aufgaben im Zusammenhang mit dem Recruiting-Prozess.

Die Nachteile des Einsatzes von Tools zum Screening von Lebensläufen 

Falsch positive und falsch negative Ergebnisse. Wie alles, was mit Technologie zu tun hat, sind auch Tools zum Screening von Lebensläufen intelligent, aber nicht perfekt. 

Das System kann zwar diejenigen aussortieren, die nicht passen, aber manche Bewerber:innen können den Algorithmus manipulieren, sodass Bewerbungen von schlecht passende Kandidat:innen auf dem Schreibtisch von vielbeschäftigten Personalverantwortlichen landen. 

Schließlich wurden die meisten Top-Ergebnisse für „Lebenslauf-Scanner“ geschrieben, um zu erklären, wie man das System austricksen kann. 

 
					Tools zum Screening von Lebensläufen

Und Zeit mit Kandidat:innen zu verschwenden, die nicht passen, ist nicht das einzige Problem, auf das du stoßen kannst. Das System kann bestimmte Schriftarten, Farben oder unkonventionelle Formatierungen nicht immer lesen und so kann es passieren, dass jemand, der perfekt für die Stelle ist, einfach aussortiert wird.

Nicht 100 % anpassbar oder flexibel. Obwohl die meisten ATS-Lösungen ständig aktualisiert werden, fehlt ihnen die Möglichkeit zur vollständigen Anpassung. Lever ermöglicht es Recruiter:innen zum Beispiel, den Status ihrer Talente mit Markierungen wie „kontaktiert“, „geantwortet“, „Telefoninterview“ und „Gespräch vor Ort“ zu erfassen Wenn dein Unternehmen jedoch einen anderen Interviewprozess mit zusätzlichen Schritten hat, kann es schwierig sein, die Software an deinen individuellen Ansatz anzupassen.

Wie du den Nutzen deiner Software zum Screening von Lebensläufen maximierst

Recherchiere. Du wirst schnell feststellen, dass es zahllose Möglichkeiten gibt, wenn es um das Screening von Lebensläufen geht. Einige der vertrauenswürdigsten und am weitesten verbreiteten Unternehmen sind Lever, Greenhouse, SmartRecruiters und LinkedIn Recruiting. Informiere dich über ihre Funktionen und entscheide, ob eines von ihnen zu den aktuellen und zukünftigen Bedürfnissen deines Unternehmens passt. 

Jedes dieser Unternehmen hat sein Tool zum Screening von Lebensläufen in ein größeres ATS integriert. Du musst also sicherstellen, dass du das meiste von dem, was sie anbieten, auch wirklich brauchst, sonst zahlst du vielleicht zu viel für zusätzliche Funktionen, die du nicht brauchst.

Frag nach einer Testversion. Viele Unternehmen für Screening von Lebensläufen und ATS-freuen sich über neue Kund:innen und sind bereit, mit verschiedenen Budgets, Zeitplänen und Unternehmensanforderungen zu arbeiten. Es kann nie schaden, um eine Testversion von 90 Tagen zu einem anteiligen Preis zu bitten. Viele von ihnen bieten sogar eine kostenlose Testversion an.

Arbeite eng mit dem Lieferanten zusammen. Da komplexe Tools für neue Benutzer:innen überwältigend sein können, erstellen die meisten Unternehmen gemeinsam mit den Kund:innen einen Implementierungsplan und bieten fundierte Schulungen an. Denke an dein Team und an die Lernkurve, die mit der Einführung eines neuen Tools unweigerlich einhergeht. 

Anbieter können oft Leitfäden und Best Practices zur Verfügung stellen, um die Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Erkundige dich nach dem Onboarding-Prozess und nach der Verfügbarkeit eines Customer Success Teams.

Befrage dein HR-Team. Um das Beste aus jeder Software herauszuholen, muss dein Team sie annehmen. Diese Tools brauchen Zeit, um erlernt zu werden, also solltest du sicherstellen, dass deine Mitarbeiter:innen begeistert davon sind (oder zumindest bereit dazu), ein neues System einzuführen. 

Befrage deine HR- und Mitarbeiterakquise-Teams nach Feedback. Sei offen für neue Ideen und für eine Richtung, die für das Team am besten ist. 

Überprüfe die Metriken. Überprüfe die Fortschritte, die du mit dem von dir ausgewählten Tool zum Screening von Lebensläufen machst. Verringert es zum Beispiel die Zeit bis zur Einstellung oder bremst es dein Team aus?

Wie du herausfindest, was das Beste für dein Unternehmen ist

Bist du immer noch unsicher, ob ein Tool zum Screening von Lebensläufen das Beste für dein Unternehmen ist? Überlege dir, wie du vorgehst und welche Lücken du im Bewerbungsprozess und bei den Kandidat:innen feststellst. Du solltest in der Lage sein, das Problem zu identifizieren, das du lösen willst. 

Geht es um Zeit, Geld, Ressourcen oder die Qualität der Kandidat:innen? (Vielleicht auch alles zusammen!) Indem du die wichtigsten Probleme identifizierst, die du lösen willst, kannst du die Funktionen, die du in einem ATS brauchst, nach Prioritäten ordnen und stellst dabei vielleicht fest, dass ein Tool zum Screening von Lebensläufen nicht das Richtige für deinen Prozess ist. 

Alternativen zur Software zum Screening von Kandidat:innen

Wenn du Hunderte von Lebensläufen schnell auf eine überschaubare Anzahl von wirklich qualifizierten Bewerber:innen reduzieren willst, solltest du in Erwägung ziehen, die Software zum Screening von Lebensläufen durch Online-Kompetenzbewertungen zu ergänzen (oder zu ersetzen).

Es kann sein, dass viele Bewerber:innen im Einstellungsprozess nur deshalb nicht berücksichtigt werden, weil sie sich zu spät bewerben (vielleicht bist du so überlastet, dass du dir nur noch Lebensläufe ansehen kannst, die nach einer bestimmten Zeitspanne eingereicht werden). Nachdem du ein Tool zum Überprüfen von Lebensläufen eingeführt hast, stellst du vielleicht fest, dass dir immer noch gute Kandidat:innen entgehen, weil sie zu Gunsten von Kandidat:innen ausgespuckt werden, die wissen, wie sie deine Software zum Überprüfen von Lebensläufen zufriedenstellen können.

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Dann verbringst du deine Zeit mit den besten Kandidat:innen, anstatt Lebensläufe und Anschreiben zu studieren.

Finde das Tool, das für dich funktioniert

Egal, ob es sich um ein Tool zum Screening von Lebensläufen, eine Online-Plattform zur Bewertung von Fähigkeiten oder etwas ganz anderes handelt – die Suche nach den besten Tools für deinen Einstellungsprozess ist ein wichtiger Schritt für jedes Unternehmen. 

Es ist wichtig zu wissen, welche Systeme und Instrumente deinem Team zu mehr Erfolg verhelfen werden. Bereite dich und dein Team auf den Erfolg vor, indem du gründlich recherchierst und die Kosten untersuchst, die mit deinem aktuellen und zukünftigen Einstellungsprozess verbunden sind. Auf diese Weise kannst du sicher sein, dass du die richtige Entscheidung für dein Unternehmen triffst.

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